高校学生档案信息化管理研究

文/河南科技学院 马秋妍

高校学生档案是学生在学习生活管理活动中逐渐形成建立起来的，它详细地记载了学生在校期间学习生活的方方面面，内容涉及学生个人求学经历、德育成绩、学习和工作表现、家庭成员情况、政治面貌等。随着时代的发展，信息化时代的到来，对高校学生档案信息化管理提出了更高的管理要求。

一、高校学生档案信息化管理的内容和特点

（一）高校学生档案信息化管理的内容。学生档案的管理，就目前来看，宜实行传统档案与电子档案相结合的管理模式，借助HAMS系统、OA办公系统平台、网络数据收集与共享平台，通过客户端建立完整的学生档案管理体系，并对学生姓名、性别、所在班级等重要信息进行搜集、整理、录入，规范化管理，从而便于师生员工等人员进行检索。学生档案的整理工作相对来说比较琐碎，大体可以分为：（1）个人情况。包括姓名、性别、籍贯、家庭成员等。（2）政治面貌信息。是否是班干部、党员等。（3）学习信息。在校期间学习情况、受到的惩罚和奖励等。（4）生活信息。住宿情况、是否存在心理健康问题等方面。

（二）高校学生档案信息化建设与管理的特点。高校学生档案信息化建设与管理有以下几方面特点：1.注重档案管理的细节性。档案的收集、整理、录入过程要细致入微，马虎不得。从学生入校时产生的纸质档案到入校后授课教师、同班同学等的管理评价再到学生自己的考试情况、真实感受等，大到奖励惩罚、学习成绩，小到住宿环境，每一个过程所产生的文件材料、谈话内容都要进行分类、搜集、整理，尽最大可能做到事无巨细。因为这些小的细节都将为学生以后工作和就业提供重要依据。2.注重档案信息化时效性。“由于档案信息化建设工作是一个长期且复杂的过程，除了要将先进的信息技术作为基础，也要保证档案信息的时代性以及实时性。所以在档案信息化建设的过程中相关管理部门要对硬件设备以及软件系统进行及时更新，并要定期进行系统升级和维护，要确保档案信息化建设的时效性。”3.注重档案信息化的创新性。大数据时代的到来，改变了以往手动填写、纸质存档的局面，可利用计算机技术、云技术、网络技术、档案管理软件技术采取录音、录像、照片、电子文档等形式记录、分管、完善，与时俱进，开拓创新。

二、高校学生档案管理中存在的问题

（一）高校学生档案管理信息化制度较落后。在学生档案管理过程中，一些档案管理部门对档案信息化管理了解微乎其微，再加上思想观念较为老旧，管理手段较被动，传统的档案管理模式还是占据较为重要的地位，极大地影响了档案管理工作的创新。档案管理人员的工作模式、法制观念、对信息化的认识水平都参差不齐，在责任和态度方面极易出现问题。由于对档案信息化管理的不重视，进而对学生档案信息化管理场所的安排、布局、管理都很不规范，如档案管理场所较简陋，废弃的材料较多无人整理，管理过程比较混乱。

（二）高校学生档案信息化管理水平有待提高。大数据时代的到来，电脑网络的普及，极大地方便了人们工作生活的同时，也给档案管理提出了新的要求。目前来看，在档案管理工作中，影响档案信息化水平的因素应当随传统的管理模式根植人心，比如，我们都较为重视改变纸质档案的保存管理水平，却忽略了对档案信息化的研究、完善和发展。一些学校在对学生档案的管理过程中，还是采用手动操作、手动记录、手动归档的模式，易导致档案归档速度较慢，内容丢失，会对学生的管理产生很大的负面影响。在学生档案管理中，也可能存在由于基础设施建设不完善，相关技术人员、管理人员的技术管理水平欠规范，造成信息化档案管理水平下降。比如，在对档案采取管理信息化管理过程中，信息化管理平台的建设相对较欠缺，可能存在硬件配备落后，软件更新不及时的现象，再加上档案管理人员管理模式较陈旧，造成对学生的档案信息化管理、分析、归档诸阶段出现漏洞。

三、学生档案信息化管理创新策略分析

（一）紧跟时代步伐，规范档案信息化制度。在学生档案的信息化管理中，要想最大化地利用信息化高效、便利的管理学生档案，首先要做的就是从实际出发，重新规范相关的管理制度，俗话说：“无规矩不成方圆”。对各种工作态度、行为、模式进行系统化规范，一定程度上能够改变落后的工作模式，减少工作失误，而且在遇到问题、解决问题过程中能有据可循有据可依。如《电子档案管理办法》《档案保密性管理办法》等。学生档案信息化管理制度不可能是一成不变的，不同时期、不同环境、不同地点会呈现出不同特点，那么，就要紧跟时代发展步伐适时做出战略性调整。因此，必须要把档案信息化管理作为一项长期的工作来看，适时进行完善和调整。

（二）与时俱进，注重科技的力量，加大学生档案管理的技术投入力度。在学生档案信息化管理中，需要充分利用新时代的科学技术进行管理创新。大数据时代，对于学生档案信息化管理的创新来讲，首先，其载体可采用磁盘储存的模式，对相关的档案资料进行输机储存，便于保存和管理。其次，云端的普及和发展趋势也给档案管理提供了新的管理媒介。通过云端进行档案的储存一定程度上可防止档案的丢失，减少磁盘的占用量。最后，通过资源网络化管理和资源共享等技术模式管理档案，对档案信息进行搜集、整理、开发、管理、安全、应用，实现档案信息化、电子化、共享化，全面化。学生档案管理依然是工作重点，要“积极采用现代化的信息技术管理手段，为档案管理提供一个良好的发展平台，全面将工作重心进行调整”。

（三）提升档案管理员的专业素养和知识水平。高校应组织相关管理人员定期进行专业素养和知识培训。在专业素养方面，由于高校学生档案涉及很多个人信息和资料，因此，档案管理工作是一项极其严肃并具有保密性的工作。作为档案管理员，遵守保密政策，学习档案管理知识，了解档案管理法律法规，提高个人思想觉悟水平。在知识水平方面，要紧跟时代发展步伐，学习先进的管理软件、管理技术，并在档案管理工作中熟练运用现代化、信息化管理技术管理档案、设备，掌握软硬件的更新、维护和保养程序，才能更好地管理档案，跟上时代的发展步伐。同时，要加强与相关单位专业人员的交流，取长补短，在交流中互鉴，在繁荣中发展。

（四）维护网络安全，注重建立档案保密系统机制。档案信息是党和国家的宝贵财富，是事业单位的无形资产，做好档案管理工作，进一步维护档案资料的保密性、完整性、真实性，有着重要的意义和价值。如何保证档案信息化管理的安全，提高高校的档案管理质量，是目前需要解决的问题之一。首先，应提高网络安全意识，防止管理人员在管理档案的工作中出现失误造成数据丢失。其次，应建立健全黑客或病毒的防御系统，保障档案的信息安全。再次，应将档案进行机密等级划分，机密信息应进行多次备份并加密处理。最后，应当制定详细的保密制度，责任到人，监督档案管理人员在管理工作中保持严谨的工作态度。

四、结语

综上所述，档案信息化管理在高校的发展中占据重要位置，为了保证其发挥应有的作用，必须要重视档案信息化建设，积极制定相关的创新措施，改变相关的管理模式，才能加快档案信息化的发展步伐。