新形势下医院会计档案管理信息化建设探讨

文/吕梁市人民医院 康保英 赵丽丽

医院会计档案不仅是记录经济业务的凭证，而且也是搭建医患关系的平台，它可以为行政主管部门及医院管理层分析、处理医患纠纷案件提供准确的参考依据。在互联网、大数据平台广泛应用的今天，医院应借此契机，在会计档案管理方面引入信息化手段，在提高内部管理水平与效率的同时，为公平解决医疗纠纷、教学调研提供宝贵的影像与文字资料。

一、新形势下医院会计档案信息化管理的重要意义

会计档案可以综合反映医院在诊疗过程中的经济活动，并可为各级部门及外界信息使用者提供监督、论证的准确依据。医院通过对日常经济业务形成的诊费收据、药品销售清单及患者诊疗报告等原始凭证进行分类、整理后形成会计档案，不但可为患者日后查询费用、处理质疑案件提供依据，还可以为院方提高医疗与管理水平提供历史案例。因此，准确、完整的会计档案对医院行使公益职能、处理医患矛盾、开展科研论证提供了宝贵的数据财富，强化医院会计档案的管理有助于提升医院整体的管理水平。

（一）可以提高会计核算效率及简化就诊流程。由于我国医疗资源的分布现状，一些如北京协和、上海仁济医院等国际知名医院更是出现人满为患，一号难求的现象，加之，个别医院由于管理不善，使一些“黄牛”从中赚取利益。这种在诊治前已经形成的紧张医患关系极易使医院面临被投诉或产生医患矛盾。因此，在医院内部实现挂号、诊治、拿药、入院与出院、诊费结算及会计档案管理为一体的医院信息化管理系统管理，可在规范患者诊治全流程的基础上，大大节约患者就诊时间成本，并提高了医院的行政管理水平。例如，患者可通过手机APP实现对专家号、药费余额、床位空闲等信息的查询，为患者与医生之间搭起了一座桥梁。

（二）彻底改变了医院传统会计档案保管的模式。会计档案的信息化管理扩宽了档案的查询范围与领域。传统纸制档案的管理只注重档案的安全、完整，而档案的查询、借鉴作用却被忽视，而服务性是档案工作得以存在和赖以发展的前提条件，树立为公众服务的崭新理念，改变保管、保密为主的观点，改变会计档案的借阅管理，通过修订会计档案借阅制度，可以使患者随时随地了解药品、器械、住院费用标准，增加了医院收费的透明度。

（三）强化了医院反馈、监督机制。医院可通过在大厅设置查询终端，为广大患者查询专家坐诊时间、药品目录与医疗收费、入院办理与收费标准等信息提供方便，并通过网上论坛、座谈会、投诉箱、投诉电话，处理和解决患者有关收费的疑问和投诉。还可以院外聘请价格监督员，特别是可为每位患者建立唯一的电子会计档案，在方便患者查询的基础上，为行政主管部门监管检查提供平台。

（四）加强了医院与患者之间的沟通、理解。目前，多数医院存在的医患关系紧张问题主要是由于医院在诊疗过程中与患者在信息上的不对称所致，主要表现在检查费用、药品价格的不透明，使患者对医院产生了信任上的危机。会计档案作为联结患者与院方的桥梁，它通过使用大数据、互联网建立的信息化平台，使患者在手机APP或医院大厅显示屏中清楚了解专家出诊、药品目录、医院床位、患者费用等信息，促使患者将提出的问题与医院进行交流，使行政主管部门、广大社会各界对医院进行监督，不断提升医院医疗诊治的水平及药品价格及诊治费用的透明度，加强与患者之间的信息流通。

（五）为卫生监管部门处理医疗纠纷提供依据。医院的会计档案是体现医院管理水平的重要内容，它不但可以真实反映医院的经济活动，也是判断医患矛盾过错方的主要依据。实现医院会计档案信息化管理可以安全、完整地保存医院处理相关事项的资料，通过对医院会计档案资料进行扫描处理，将具有保存价值的凭证、协议、证书、报表、报告等资料存储于计算机中，医院所举证完整的、真实的会计档案信息可以作为法律依据。完整、真实的会计档案可以为解决医患矛盾提供可靠、公平的法律依据。

（六）增加了医院各科室之间的联系。医院会计档案管理在实现互联网、大数据信息化目标后，可以使医院管理层、各诊室坐在电脑前完整、及时地查询某个患者的病情及案例信息，减少了传统查询纸制档案的工作量。会计档案信息化管理还能够使医院成本效益关系更加清晰平衡，密切医院管理部门和临床各科室之间的协作，调动医务人员的工作积极性，医院还可根据会计档案公平地对每位医生进行执业考核，并及时对医疗中出现的管理漏洞进行反映，不断提升医院的诊疗与服务水平。

（七）规范了医院的收费流程与标准。医疗从进药、提供检测、专家会诊、办理入院与出院及收取药品与服务费用等一系列过程，会形成众多的原始凭据，医院在实现会计档案信息化后，可以方便院方管理层对医疗整个过程进行监督。各个环节实现全方位、全过程的监控，可以最大限度地减少和纠正差错，堵塞收费漏洞，对于人为操作容易出现的问题，通过信息化系统中对药品价格、检测费用及诊疗费用的限定，可以避免工作人员人为加价行为的发生，降低了医患纠纷的概率。

二、新形势下实现医院会计档案管理信息化建设的途径

（一）医院领导应提高会计档案信息化管理重视程度。首先，院方管理层应高度理解实现会计档案信息化管理的意义，并在人、财、物等方面给予信息管理必要的支持。其次，聘请专业的软件开发公司为本医院量身定制信息化管理平台，保证会计档案管理落实到位。若想真正实现医院会计档案信息化管理目标，首先，应转变医院管理层保有的会计档案管理旧思想，使其了解信息化手段对于提高会计档案管理效率与安全性方面的优势，在医院内部形成正确的会计档案信息化管理观念。医院管理层应在内部建立会计档案信息化管理制度与考核监督制度，以确保会计档案信息化管理顺利开展。医院的会计档案信息化管理考核机制，可以促使医院各诊室、全体工作人员提高对档案信息化管理的重视程度，积极参与到档案信息化管理工作之中。此外，医院管理层应不断提升对会计档案信息化管理的重视程度，以确保医院健康、有序地发展，为我国医疗事业贡献力量。

（二）建立健全医院会计档案信息管理制度。医院应根据自身档案管理需要在内部建立会计档案信息化管理制度，同时，制度应完全遵照《会计法》《会计档案管理办法》等相关规定，确保制定完善，保证其准确性、系统性。不断优化会计信息系统，对原有的系统进行升级与更新，在提高其利用价值，为医院发展、医患沟通提供服务的同时，应时刻关注会计信息化档案的网络安全、硬件安全，避免会计档案出现丢失、篡改。

（三）强化对会计档案信息管理监督。由于医院会计档案涉及业务科室多、凭据繁杂及专业性强等特点，给归档人员增加了许多工作量，并极易出现档案错误。因此，医院应建立会计档案监管体系，实现对会计档案生成、复核、流转、查询、归档全过程的监管。医院会计档案监管体系不仅包括医院内部审计机构的监管，还包括计生委、财政与档案部门的外部行政监管，保障会计档案信息的准确性、及时性、完整性，降低差错率，提高透明度。只有通过完善管理和监督制度才能用好会计档案信息，实现高效的监管不仅是保证医院健康有序发展的基石，也是有效解决医患纠纷的重要保障。

（四）提高医院财务、档案保管人员的业务素质。先进的会计档案信息化系统及完备的管理制度均离不开有职业素养及专业技术的人才。因此，医院应加大对档案管理人员业务培训及职业道德教育的力度，并通过定期考核的方式，调动医院档案管理人员热爱本职工作的积极性。同时，应提高医院财务人员的法律意识，促使其在日常经济业务过程中能坚持原则，避免财经违纪行为的发生。

（五）提高医院会计信息化档案的安全性。医院应指派信息中心工作人员负责会计档案信息化安全，通过安装、更新网络防火墙，避免医院电子数据被网络恶意攻击。定期对医院电子数据进行备份，防止本医院服务器、电脑硬件损坏而涉及会计档案的安全。同时，信息中心与档案管理、财务部门应联合对会计档案进行索引分类，以方便日常监管查询。

三、结语

医院会计档案既涉及财经法律法规，又涉及医疗诊治流程及相关规定，实现会计档案信息管理目标是体现以人为本，科学、合理解决医患关系的重要手段。因此，医院应在人才建设、环境提供、网络安全等方面为会计档案信息化管理提供支持。