信息化技术在行政档案管理中的作用价值

文/山东省日照市人民医院 张鑫

随着信息化时代的发展，传统的档案管理模式已经不能符合时下档案管理的需求，行政档案管理也在向信息化管理靠近，信息化技术在现阶段档案管理中起着积极的影响，一定程度上提高了档案管理工作效率，方便了对档案的整理和查阅，有效提升了新时代行政档案管理工作的水平。

一、在行政档案管理中应用信息化技术的意义

（一）满足社会发展的客观要求。对于新时期的档案管理工作，档案管理的信息化标志着一个单位对于信息化技术的应用水平，一定程度上反映了国家信息化建设的质量。在信息化时代，对行政档案的管理也顺应时代的发展提出了新的要求，在行政档案管理中应用信息化技术，就是为了满足国家社会发展进程中提出的客观要求，对于行政档案的管理，其核心内容就是信息化技术的应用，通过对信息网络技术的应用，逐步形成行政档案管理的综合性管理的机制。从而有效提升档案管理的透明度，促使行政档案管理向信息化技术迈进，催使单位走向安全稳定发展的实际道路。

（二）提升档案管理的现实需求。新时期的行政档案管理要符合时下档案管理的需求，由于单位的档案需要进行长期的储存，因此，对于档案的储存环境和安全性的要求都比较高，必须要得到有效保障，避免出现受潮以及自然灾害的影响，尽可能避免出现灾害的发生概率，对于传统的行政档案，由于储存时间长，文档损失也相对比较严重，再加之受传统管理模式的影响，以及档案需要经常进行查阅，档案自然会受到一定的影响，导致出现各类腐蚀现象，加重了行政档案的管理难度。而对于信息化技术普及的今天，让档案管理插上信息化的翅膀至关重要，可形成相应的电子档案，方便查阅和进行相应的检查，还可能通过信息化技术加强信息资源开发，转变对行政档案的管理理念，从而提升档案管理的综合能力水平。

二、信息化背景下行政档案管理存在的主要问题

（一）行政档案管理工作得不到有效重视。对于档案管理工作而言，领导重视的程度不高，在以往的管理中，对于档案的管理工作缺乏认识和理解，在实际运用中的作用也不明显，相关的领导层也是对该工作下达给相关的档案管理部门后，过问次数也相对较少，在单位的长期发展中，形成一个不良的循环，导致档案管理人员缺少工作的积极性，直接影响着档案的管理水平。

（二）档案管理的设施相对落后。对于信息化时代，档案的管理没有专门的档案存放的场所，个别单位将行政档案存放于办公室等场所，对正常的办公产生了相应的影响，也给档案的管理带来了诸多不便。对于档案的管理非专业化，从而导致档案出现损坏、丢失等现象，影响着档案管理的质量和效益。此外，还缺乏行政档案管理方面的人才，现实情况下，部分档案管理人员对档案的管理不具备专业档案管理知识，对相关档案的管理系统不熟悉等，直接影响着档案的管理，也由于当前国家及单位对一些档案管理的综合人才培养方式存在一定的不足，影响着档案管理工作的合理开展。

（三）缺乏相应的档案管理制度。部分单位的行政档案管理工作，其实就是一种形式上的存在，没有发挥档案管理的实际价值。在管理的过程中，缺少相应制度规范，缺乏相应的科学管理策略，对档案管理的工作没有管理的目标，方向不明，对于一些陈旧的档案不能进行有效的整理，不能及时进行补充或更新，降低了档案的使用效率。还有部分档案管理人员对档案管理不够重视，没有形成相应制度约束，导致档案管理整体水平有待提升。

（四）服务理念有待提升。信息化时代的档案管理工作，应顺应时代发展的客观需求，应加强信息化建设步伐，从而加强档案的管理，由于档案管理的服务对象在扩展，影响力在提升，对于传统的档案管理理念必须要依据信息化技术发展要求，进行必要的技术革新，改进档案管理的工作方式方法，让现代化信息技术得到合理的运用，从而有效提升档案的综合管理服务水平。

三、信息化技术用于行政档案管理的作用价值

（一）提升了档案管理的质量水平。在档案管理工作中，信息化技术的运用起着至关重要的作用，它可以让档案的管理工作更加顺畅，呈现给人一种清新整洁的画面感，在管理中可以加大电子档案的应用，让档案以数据的方式存在，节约了档案管理的实际占用空间，保证了档案的完整性内容的清晰性，有效提升了档案管理的质量效益。

（二）节约人力资源，提升工作效率。行政档案管理工作都是纸质的档案，需要进行人工的收集和相应的整理，便于被查阅或检查，不仅浪费了人力物力，还浪费了大量的时间成本，导致相关的档案管理人员工作的积极性不高，工作效率低下。而在信息化技术发展下，对于行政档案管理的信息化技术运用，让档案的管理通过移动存储进行有效实现，提升了档案的存储效率与存储量，避免了人力资源的浪费，一定程度上提升了档案管理的工作效率，还节约了档案管理成本，避免档案丢失损坏等现象。

（三）发挥了时间和空间的应用优势。在行政档案管理中，信息化技术的应用优势十分明显，一定程度上摆脱了时间和空间的束缚，特别是对于行政档案的查询工作的开展，就可能充分利用互联网的优势，在不定时间、不定地点、任何的环境下都可以实现档案的调取查询、更新输入等，为现代企业或单位和行政档案管理工作提供了便利，促进了档案管理的创新发展，提升了档案的管理质量。

（四）实现了档案管理的复制共享。信息化背景下的档案管理工作与传统的档案管理有着本质的区别，传统的纸质行政档案在复印过程中，对于一些内容复杂、时间跨度大的档案资料，可以说是一项非常巨大的工程，而对于信息化档案技术的应用中，它突破了传统的理念，不再受纸质档案的束缚，可以通过调阅电子档案的形式，保证档案的完整性，从而保证不被丢失或损坏。而对于一些行政档案的复制过程中，也存在一定的负面效应，相关信息档案的资料容易受一些计算机病毒的侵害，导致出现严重的问题。因此，还应加强这方面人员的相关培训，定期对档案的数据情况进行检查，对档案管理人员进行专业的培养，设置相应的管理权限，避免档案信息资料的泄露，从而保证档案的完整性不受损失，有效提升档案信息化管理技术水平。

（五）提升了档案管理人员的专业素质水平。信息化技术在行政档案管理工作应用中，对单位或企业行政档案管理工作人员的综合能力都提出了较高的要求，在信息系统的了解和学习中，都必须要进行专业的知识学习，才能有效完成相应操作系统知识的掌握，从而更好地进行档案管理工作的开展，为了让其掌握相关的知识，并必须定期或不定期组织相关人员进行技术培训，有效提升档案管理人员的综合能力素质，让其在管理工作中向专业化的标准迈进，从而提升档案的管理水平，也可以提升团队人员的整体能力素质，从而加强档案的管理，促使其档案的安全合理性得到保障，促进档案管理工作步入发展的正规道路上，为促进社会的经济发展贡献力量。

四、结束语

信息化时代，档案的信息化管理给行政档案管理工作带来了便利，有效提升了档案管理的信息化和科学化的水平。相关的档案管理人员在实际工作的开展中，可以借信息化技术发展的优势，深入了解档案管理中存在的现实问题，并采取针对性措施，促进档案管理模式的创新发展，从而实现档案管理的信息化建设，提升行政档案的实际管理水平。