高校大型活动策划与组织路径

文/北京舞蹈学院党院办公室 吕明辉

高校是集中开展学习教育活动的重要场所，在日常工作中为配合好教育教学工作的扎实有序开展，围绕教育教学工作所开展的各类大型活动也成为高校必不可少的工作内容。借助策划和组织各类大型活动，激发全校教职员工的干事创业热情，形成合力，发挥社会主义大学的优越性，为学校各项事业的发展提供保障。

一、高校大型活动概述

高校大型活动主要是指那些以学校的名义或学校内部各单位的名义在校内外举办或参与的，以师生为主要参与者且参加人数较多的活动。依据大型活动的主题和内容，可将其分为：服务于国家和首都的重大政治活动类，如服务于国家和首都的重要国事活动等；工作调研检查类，如上级单位对学校工作进行实地调研或入校检查等活动；教育教学工作会议类，如学校组织开展的党员代表大会、教职工代表大会、学生代表大会等；学术交流研讨类，如学校举办或承办的学术研讨交流活动；校内文体活动类，如学校组织开展的迎新晚会、校园歌手大赛、各类文体赛事等；其他类别的大型活动。依据活动的开展时间可分为：长期活动（一个月以上）、中期活动（约为2-3周）、短期活动（约一周）。依据活动开展的地点可分为：校内大型活动、校外大型活动。活动因分类标准不同而有所差异。高校所开展的各类大型活动，因参与的师生人数多，涉及的工作内容广，成为高校日常工作中的重要方面，而在高校开展的活动的场所，也是学校需着重加强意识形态阵地管理的重要内容，开展好各类大型活动事关学校各项事业的有序发展，事关学校安全稳定，事关学校师生的根本利益，因此，高校策划与组织各类大型活动要遵循工作原则，不断优化工作机制，确保大型活动的有序开展。

（一）健全组织领导机制。有效的组织领导是确保高校大型活动有序开展的重要前提，是推动大型活动及时与恰当开展的重要决策力量。高校大型活动的策划与组织要健全组织领导机制，要建立工作领导小组或专项工作指挥部，必要时可由校领导作为工作领导小组的组长，以确保活动的高效开展。根据领导小组的工作部署，集中好人力、物力、财力，全力以赴完成大型活动的组织实施。

（二）发挥协调联动机制。高校策划与组织的各类大型活动要始终做好服务于学校的中心工作，要把握好正确的活动主题和价值导向，更要在领导小组的部署安排下发挥出协作部门的重要作用。任何活动的有效策划和组织都不是单一部门能独立完成的，这需要多个部门的协作，需要不同岗位的联动，更需要参与活动的人员在充分发挥协调联动机制的同时，始终做好人身安全和活动秩序安全工作，确保活动的开展和实施，更要确保参与活动的师生的人身安全。

（三）优化服务保障机制。在策划与组织各类大型活动中，服务保障往往是最先要着手进行的工作，包括活动所需物品的准备、场地的布置、服务岗位的确定等等，活动中的服务保障工作是对领导小组工作部署和安排的落实，也是在活动结束后的收尾和恢复。此外，服务保障工作更为重要的是伴随活动进行所开展的，如对活动中意外情况的紧急协调解决，对活动准备工作欠缺的补充等等，因此，要着力做好服务保障机制的优化，做好环节间的衔接，做好信息的沟通等。

高校大型活动的策划与组织因院校的不同而有着不同的开展特点，在做好大型活动策划与组织工作机制的优化工作的同时，更要依据不同主题和内容选取恰当的、适宜的组织路径，以真正做好大型活动的组织和实施。

二、高校大型活动策划与组织的路径选择

高校办公室（党委办公室、行政办公室）作为日常开展教育教学及教育管理工作的中枢机构，通常是各类大型活动的组织与协调部门，并承担各类活动的前期筹划、过程服务和后续的管理等工作，因此，为确保各类活动的有序开展，恰当组织路径的确定是重要前提。以时间为维度，高校大型活动的策划与组织根据时间顺序可分为：活动前期的策划、活动实施的保障和活动后期的管理等方面。

（一）活动前期的策划。高校以立德树人为根本任务，其所组织开展的各类大型活动，也应服务于这一中心任务，积极引导活动的开展与育人相结合。在策划期间，要充分利用好活动决策日与开展日的时间差，认真谋划，提前申请、报备，待审批后实施。具体内容有：1.确定活动主题。活动的开展是在主题的指导下进行的，主题的确定可以是专门的、综合的，可以依据活动的内容，可以根据上级单位的指示，也可以根据工作计划安排和法定程序。主题的确定要清晰明了，要突出核心内容，要符合规定，要契合学校发展需要。2.策划活动方案。活动方案是活动开展的重要指南，其主要内容是：时间、地点、主办单位、活动简介、参加人员、拟请领导、拟请媒体、活动议程、经费预算、组织结构等。如要根据客观情况确定活动的举办时间和规模，要根据学校的特色和宣传需要设计活动的内容和亮点。方案的策划要新颖、精准、全面，以时间倒推的方式依次设定步骤和关键点。3.方案的实施。主要是对活动场地的选取与布置，根据活动的规模和主题对活动现场进行相应的布置，特别是对桌签、议程、文具、茶水、电子设备等提前摆放、检查，确保无误。并要根据实际情况的需要，对方案的策划进行调整。4.文稿的准备。提前对活动中需要的报告、文件、议程等文件资料进行审阅、修订、打印、摆放，对活动中领导的讲话材料要提前进行草拟，并在争取领导意见的基础上，及时修订，做好全部文件资料的备份。5.通知参加活动的人员。以确定参加活动的人员名单为依据，将活动的主题、时间、地点及简要内容拟好通知，在活动开始前几天进行通知，汇总回执（是否参加，随行人数，是否住宿，是否开车，有无饮食要求等），在活动开始前一天再次通知确认，统计实际参加人员数，以此对活动场地进行相应的调整。6.活动前的预演和预案。在活动开展前要进行多次预演，按照活动当天的要求进行，在过程中查摆问题，及时进行调整、更改。充分考虑活动开展中的各项可能出现的问题和周围的环境，制定切实可行的预案准备，并且确保预案所涉及的人员要充分了解，确保活动的有序开展。

（二）活动实施的保障。活动的实施是对活动前期策划与组织的真正检验。各岗位要紧绷保障弦不放松，坚守岗位、熟悉流程、清楚预案、联络畅通。1.做好活动现场的服务工作。组织团队要保持高度认真的心态及时做好活动过程中的服务。现场工作人员要多观察、多留意，一旦发现问题，要做好会场突发问题的处理，要做好会场用品的备份，以便于及时替换或增补。要安排专人做好活动的文字记录、录音记录和现场的摄影摄像等。2.做好活动外围的保障工作。活动外围的保障工作较灵活，要在做好活动现场所需各类服务保障工作的同时，更要注意不同环节间的衔接，活动现场内外要充分做好信息的及时沟通，各工作环节间要做到衔接顺畅、流程精准。3.做好各分散岗位的服务保障工作。围绕着活动的开展，往往会涉及校内多个不同的地点，需要设置多个不同的岗位，各岗位的工作人员要根据活动的任务分工，及时、高效地做好所负责区域的岗位服务保障工作，要做好各岗位的沟通，以确保活动有序开展。4.做好宣传、保卫、后勤等全面的服务保障工作。在活动开展中，需要多个部门间的沟通与协调，需要更大范围的服务保障，特别是对活动期间宣传、校园环境的整洁与安全管理等。

（三）活动后期的管理。古语云：“善始者实繁，克终者盖寡。”高校所举办的各类大型活动从开始到结束都会经历多个不同的活动程序，活动结束后的总结工作也是非常必要和必需的。1.做好活动策划与组织的总结。大型活动的组织是在前期的策划指导和过程实施的保障下进行的，期间难免会发生一些与方案不一致的地方，因此要做好活动后期的总结，必要时可召开专题总结会，梳理不足、总结经验，为今后再次策划与组织大型活动提供借鉴参考。2.各岗位工作人员的总结和建议。依据活动分工和任务分解，不同岗位的人员最为熟悉所负责的工作内容和其中的关键点，对活动中突出的情况最为直接地了解，做好活动后续的总结和建议是最为直接的经验提升方式。3.活动新闻稿件和会议记录的整理。做好会议记录的整理工作，可以为新闻报道提供充足的素材。大型活动新闻稿件及图片资料的整理和对外发布，是对全校乃至全社会进行的宣传和介绍，因此要重视新闻报道的时效性，力求快速、全面、细致地展示本次活动的内容。4.做好活动场所的恢复与清理。活动场所在活动结束后，务必在最短的时间内恢复到最初的状态，如桌椅的摆放、会场横幅的张贴等，以便于其他活动或会议召开的使用。会场办公文具、桌签、会议资料等要及时做好整理回收，无须留存的要及时销毁，一应物品应按照活动开展前的状态整理好。5.活动全部文档资料的存档。大型活动后的工作总结和文档资料的整理归档都是必不可少的重要内容，活动全部资料是以纸质文件的形式再现活动的全貌，其留存和整理是日后进行查阅的根据，是活动的重要内容。

三、总结

高校的大型活动是一项系统性的工作，在策划与组织中，详细周到的活动方案、活动流程的预演、各环节的衔接及预案的准备等都是必不可少的重要方面。活动的策划要严谨认真，活动的实施要细致入微，从策划到保障到总结，必须涵盖活动中的全部细节内容，必须要健全组织领导机制，统一部署、分步实施，必须要发挥协调联动机制，环节顺畅、节奏有序，必须要优化服务保障机制，信息畅通、恰当衔接，以此确保大型活动开展前期的策划、实施的保障及后期的关联等工作，而这也正是高校大型活动策划与组织所选取的实施路径。