办公室文件资料信息化管理研究

葛军

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-101-02

摘 要 计算机信息技术的发展，为各行各业的发展带来了新的动力，并为其工作为效率及工作质量的提升提供了新的途径，同时也从根本上改变了各个行业的工作模式。在计算机信息技术的支持下，企事业单位的办公室在处理各类文件时，逐渐从传统的纸质存储，手工检索、录入资料信息的管理模式，转变为利用计算机信息技术自动编目，检索，处理各类信息的现代化管理模式。在这样的背景下，企事业单位的办公室文件资料信息化管理程度不断提高，管理水平也有了飞跃性的提升。本论文，主要结合当前我国信息技术发展现状，及企事业单位办公室文件资料管理的实际需求，对办公室文件资料信息化管理的策略进行了探讨，希望为企事业单位文件资料信息化管理水平的提升，以及办公室文件资料管理工作的进一步发展提供参考。

关键词 文件资料 信息化 管理

在企事业单位管理中，办公室文件资料管理是一项非常重要的内容。企事业单位在生产、运行过程中，需要生成各种各样的资料，对生产、管理活动进行记录、分析和处理。这些资料对于企事单位的发展，以及日常工作的开展有着非常重要的意义，可以为其当前的运营活动提供指导，也可以为其未来发展提供参考和借鉴。因此，企事业单位要加强对办公室文件资料管理活动的重视，并借助于快速发展的计算机信息技术，对传统的文件资料管理模式，及管理方法进行改革，通过建立系统化、科学化的档案管理制度，以及规范化、标准化的文件资料管理体系，提高办公室文件资料管理水平，为企事业单位的发展提供更准确、全面的信息，数据支持，充分满足我国企事业单位现代化发展的需求。

一、文件资料信息化管理的内涵及特点

（一）文件资料信息化管理内涵

所谓的信息化管理，指的是运用先进的科学技术，如计算机技术等，构建起一个多功能的信息管理平台，以此满足不同企业，不同部门及个人的需求，通过建立多样化、个性化的信息管理体系，提高办公室文件资料管理水平，推动企事业单位办公室工作及整体工作的高效开展。结合当前我国信息化管理发展状况，及信息化管理在企事业单位办公室的应用情况，我们可以将办公室文件资料信息化管理模式分为两类：一类是利用电子文档，对资料信息进行标准化处理。一直以来，纸质文件资料都是我国企事业单位保存各类数据信息的主要方式。但是在使用纸质资料时，通常需要相关人员用手工的方式录入到计算机，进行处理和保存。尤其是一些大型企業，每天各部门需要处理的数据信息量非常庞大，如果单靠员工手工录入，会给他们带来沉重的工作负担，同时在录入过程中，还很容易出错，导致数据信息的真实性，可靠性下降，进而影响企业的相关决策。而利用计算机信息技术的扫描技术可以很好地解决这个问题，纸质资料经过扫描，会清晰，准确地在计算机中显示，很好地避免了手工录入出错的问题。然后再将其转换成统一的格式，保存在计算机系统中即可，简单，快速，可靠。

随着计算机信息技术的发展，以及办公室文件资料信息管理体系的构建，对工作人员的要求也在不断提升。尤其在自动编目工作中，工作人员需要结合编目技术，以及本单位的文件资料编目要求，积极对已有编目管理模式进行改革和创新，有效解决编目工作中存在的问题，提高编目技术水平及工作效率，促进编目体系的不断完善，为后续文件资料的储存及使用提供便利，同时还要全面了解编目系统中可能存在的隐患，并进行及时的防范，充分发挥计算机的自动编目功能，提高办公室文件资料信息化管理工作的成效。

在对办公室文件资料进行查找时，利用检索工具进行检索是一项很有效的手段，同时这种工具也是目前查寻文件资料的主要手段，能够有效提高文件资料的使用效率，更好地发挥文件资料的价值，提高办公室文件资料管理水平。检索工具也是文件资料处理人员建立目录中心，为相关人员查找资料提供指导的前提条件，同时也是为本部门与其他部门进行信息交互的重要方法。目前，企事业单位办公室在电子文件资料检索方面，可以使用的工具有很多，例如操作系统自带的搜索功能等。但是这类检索工具也存在一定的弊端，那就是只能根据关键词搜索到部分相关内容，不具备全文检索功能。在具体使用时，要受到很多条件的限制，阻碍了企事业单位办公室文件资料信息化管理水平的提升。因此，企事业单位可以将数据库与检索工具有机结合起来，提高检索效率，和检索能力。如，可以以电子表格的形式，对各种文件资料进行分类管理，并以此为基础构建数据库，为企业员工的信息资料检索提供便利。但是这种检索方法比较简单，不适用复杂，海量的信息检索，只能满足小型企业的信息处理，检索需要。对于一些大中型企业来说，可以通过升级计算机软硬件标准的方式，构建起完善的大型数据库系统，以此提高自身的文件资料管理能力，对文件资料进行更加科学，合理地保管和使用，提高信息资料的利用效率，更好地为各部门工作提供支持。

（二）资料信息化管理特点

计算机信息技术的发展，为企事业单位办公室文件资料管理的发展提供了很多支持，与现代办公相适应的新型自动化办公系统不断被研发出来，并在办公室文件资料管理工作中进行了广泛的应用，促使企事业单位办公室文件资料管理模式发生了巨大的变革，极大提高了企事业单位办公室文件资料管理的效率及质量，提升了办公室整体工作的成效，并为企事业单位各项工作的发展提供了新的动力。在现代化办公室文件资料管理工作中，信息化管理已经成为了主要的管理手段，借助于先进的技术手段及现代化的办公设备，办公室人员可以利用计算机系统快速处理各类文件的整理，归档、检索工作，大大减少了工作量及人力的投入，有效节约了纸质用品成，本及人力成本，为办公室工作提供了极大的便利。同时，借助于信息化管理系统，相关人员还可以通过科学、合理的筛选，去除虚假、无用信息，在最大程度上确保信息的真实性，准确性，有效性、规范性，为办公室及其他相关部门各项工作的开展提供有力指导。与传统的办公室文件资料管理系统相比，文件资料信息化管理体系更加高效，且具有一定的开放性，能够对各部门生成的文件资料信息进行有效整合，最大限度发挥这些信息的价值，提高各类资料信息在相关部门之间的运转效率，为各部门管理活动的实施提供更有力的支持。

二、企事业单位办公室文件资料信息化管理的路径

（一）加强设备、技术的投入

办公室文件资料信息化管理，是在现代化设备及先进信息技术的基础上建立起来的，其水平高低与现代化技术设备的完善程度，以及先进信息技术的应用程度密切相关，同时与办公人员的技术水平也有很大关联。企事业单位办公室在日常工作中，要想建立起完善的文件资料信息化管理体系，提高办公室文件资料管理水平，首先需要制定合理的资金投入计划，每年分配一定的资金用于购买新型的计算机信息技术设备，如现代化的打印复印设备，网络连接设备等，为办公室文件资料信息管理水平的提升创造有利条件。同时，还要结合自身的办公室文件资料管理需求，购买相应的软件系统，如先进的文件处理系统等，通过硬件与软件的有机结合，促进办公室文件资料管理效率的提升，促进办公室各项工作的高效开展。此外，企事业单位还要重视相关人员技术水平及文件资料管理能力的发展，通过构建完善的培训计划，提升整体办公室人员及相关人员的文件资料管理水平，提高其各种软件系统的应用能力，及文件资料的处理速度，以此确保办公室资料信息化管理成效。

（二）建立完善的办公室信息化管理制度

在进行办公室文件资料信息化管理时，其核心内容是对各类资料进行收集和管理。企事业单位可以通过构建完善、适用的办公室信息化管理制度，将每一项信息化管理工作规范化、标准化，并通过建立相应的监督机制，促使每一项制度落实到位。在办公室信息化管理监督方面，相关人员需要对所收集的办公室文件资料进行认真的分析，确保每份资料信息的准确性，有效性，同时还要对所有信息进行全面、细致的处理，并按照信息的类别、表现形式，如纸质资料、图片信息、视频信息等，对其进行归类，整合，为相應项目的开展提供全方位，多视角的资料支持。同时，还要通过严格，科学的编目，对不同格式的文件资料进行存储和备份，为各类文件资料的查阅和调用提供方便。

（三）提高办公室文件资料信息化管理人员的综合能力

办公室文件资料信息化管理的实质，是对各部门工作中产生的数据信息进行管理。在管理这些数据信息时，相关管理人员必须要具备一定的专业知识，对各类信息进行收集，并通过分析不同信息的来源，用途及作用，对其进行分类，整理，储存。只有这样，才能为各类办公室文件资料的正确使用奠定基础，充分发挥各类信息资料的价值，提高办公室各项工作的成效，促进办公室文件资料管理工作的有效开展。同时，办公室在实施资料信息化管理时，需要借助于先进的软硬件系统来实现，在这个过程中，相关人员需要对软硬件系统进行合理的操作和使用，这些也需要一定的专业能力。因此，企事业单位在办公室文件资料管理中，需要根据不同的工作岗位及工作内容，配备不同的专业人员，并通过培训，不断提高他们的专业水平，为办公室文件信息化管理工作的有序开展提供保障。

办公室文件资料信息化管理工作很琐碎，但是又很重要，关系到办公室及相关部门各项工作的实施效果。因此，办公室文件资料信息化管理人员在处理每一项工作时，都要具备足够的耐心及强烈的责任感，认真对待每一个文件，每一项信息，并对不同形式，不同内容，不同格式的资料进行恰当处理，为资料信息的准确，有效使用提供保障。同时，还要对这些资料进行妥善保管，防止其泄露，丢失，做好文件加密，黑客拦截等保密工作，确保办公室文件资料的安全性。

三、结语

办公室文件资料是企事业单位的重要资产，关系到相关部门各项工作的实施与开展。在信息技术不断发展的背景下，企事业单位要通过配备先进的硬件设备、信息处理系统，采取有效的文件资料管理手段，构建起完善、适用的文件资料管理体系及监督机制，提高办公室文件资料管理成效。同时，还要加强相关人员专业能力及综合素质的提升，提高他们的软硬件应用水平，及信息资料处理能力，推动办公室文件资料管理工作的不断发展。

参考文献：

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