世界500强企业做好公文管理工作路径探析

[摘 要]公文管理工作属于企业在进行管理时开展公务活动和依法行政的关键途径，公文管理有助于实时发布国家的一系列法令政策、沟通经验、解决问题、互通信息、提高工作效率等。公文管理工作务必认真贯彻实施我国的法规和其他要求，保障国家秘密的安全性。只有如此，才可以体现公文管理在疏通业务关系、强化管理、提高企业发展活力和生机中的价值和地位。为此，文章主要分析了在世界500强企业做好公文管理工作的具体措施。

[关键词]公文管理;世界500强企业;网络信息技术

[中图分类号]F271

公文管理指的是收发公文的单位工作者以相应的方式处理公文，确保其跟收发文单位的标准和相关要求相符合。该过程具备动态性特点，涵盖有效衔接的一系列过程，如拟定公文、办理公文、保管公文、归档等。想要搞好公文管理工作，实现公文办理效率和质量的提升，务必优化工作流程、人员配置、思想认知等，这样才能够从本质上增强公文管理能力。

1 公文管理的自动化流程

基于网络信息技术与计算机技术的不断进步，企事业单位日益注重自动化办公的应用，从而出现了电子公文。一般来讲，根据要求的环节，电子公文结合公文网络制发，且由办公室文书部门一致在网络上进行发送，公文涵盖的流程有：一是制发公文。办理发文指的是本机关的名义对公文进行制发的过程，其涵盖拟稿、审核、签发、登记、分发等。随到随发紧急公文;不可结合网络发送密级公文，并且获得本单位保密部门的批准之后才可以定量进行印制，从而保证安全。二是办理收文。根据办理收文的环节签发、登记、承办本单位接收的信件或文件。三是查询公文。查询公文为两个环节，即查询发文和查询收文，能够划分每一个环节的查询为模糊查询和确切查询。四是公文的归档。在办理完公文之后，结合我国档案法及其有关要求，实时对公文进行整理和归档，禁止个人保存需要归档的公文。

2 公文管理的意义

2.1 公文管理是企业开展管理工作的一种关键方式

企业为了执行自身的职责，不但决策关乎自身职责的工作，而且应执行有效的管理，因为公文管理的特点，所以公文管理变成企业执行职责的一种关键方式。公文管理的特点是：一是及时性。结合公文管理来往的方式，可以实现下达和上传的目的。二是指导性。公文管理是执行党政方针、路线、上级精神的关键途径，属于基层单位务必遵循的，因此具备指导性的特点。三是广泛性。结合公文管理的来往，可以宣传企业的方案、党的政策和方针，以及向所属单位提出要求和部署工作。四是连续性。企业管理的强化得益于对教训和经验的持续累积，公文管理属于企业吸取教训和吸收经验、持续完善和优化管理的方式之一。

2.2 公文管理是企业协调左右上下关系和内外关系的有效纽带

作为社会的细胞组成部分，企业的所有活动并非孤立存在的，而是存在左右上下的互相作用和联系。如此互相的联系需要公文管理工作的支持。例如企业生产中碰到难题需要其他企业的帮助;向上级请示工作和反馈;上级结合公文管理来往，部署工作和下发指令;企业向政府部门请求处理一些难题和汇报工作等，这一系列的工作都需要公文管理工作体现纽带或桥梁的价值。从这个意义上而言，公文管理工作跟企业的发展存在密切的关系。

2.3 公文管理质量跟企业档案管理工作质量联系密切

公文管理是企业公文管理档案的来源。企业档案真实记录了企业的管理政务、生产经营、一系列活动等，是企业稳定与健康发展不可缺少的信息财富。档案的基础在于公文管理，公文管理跟案卷质量的联系是直接的，是影响档案管理质量的一个关键组成部分。企业公文管理档案的完善，不但是公文管理工作质量的体现，而且为企业一系列工作的开展带来了便捷。公文管理工作的科学化是企业进行科学管理的基础所在。一系列的资料、信息、文件都往往要求瞬间即至。鉴于此，企业公文管理工作跟企业档案管理工作不可分割、互相联系，也跟企业的发展存在密切的联系。

3 公文管理工作者需要具备的一些素质

3.1 具备较高的思想政治素质和思想道德修养

公文管理工作具备非常强的业务性、思想性、政治性，务必具备正确以及坚定的政治方向。树立一心一意服务于人民的工作作风和思想作风;热衷自身工作、尽职尽责、服务好领导，充当领导的助手和参谋，实现工作效率的积极提升，精细严谨，提供高质量的服务;应遵纪守法、保守企业秘密;应无私奉献和自律廉洁。

3.2 具备较高的文化素质

公文管理工作者跟文章、文字经常打交道，这牵涉到非常繁杂的领域和多样化的内容。如一系列样式的法律、协定、合同等，这需要公文管理工作者务必具备较高的文化素质，如此一来，才可以更好地体现自身的价值。

3.3 具备较高的业务素质

在具备良好的职业道德和思想政治素质、文化素质之外，还应具备较高的业务素质，这样才可以算是一名称职的公文管理工作者。其中，业务素质涵盖的方面是：掌握信访和公文管理知识、信息管理知识、公文写作知识、基础理论知识、档案管理知识等;熟悉公文管理工作的流程和操作等。

4 做好公文管理工作的具体措施

4.1 完善公文管理工作制度，清楚各工作岗位和部门的责任

公文管理的关键在于根据规章制度进行操作。企业需要根据实际生产经营，以地方政府和国家的制度作为参考，实时制定和优化公文管理制度，确保其变成企业办理公文的根据。对于公文管理制度的完善，一是应创建公文管理工作责任制。清楚各单位、各机关部门、各领导、各工作者在处理公文中需要担负的责任。作为运转公文的总进出口的办公室，应安排专门的工作者收发处理电子或纸质文件，办公室一致审核企业收文和发文，做好流转和把关工作。机关部门能够在要求的发文事项范围之内，往所属机构印发部门的函件或文件。各部门与办公室需要设置专门的公文管理工作者。二是健全处理公文的策略。详细规定企业机关处理公文的流程和内容，规范公文操作环节、行文要求、格式规范等，清楚操作方式、精简操作环节，提高制度的可操作性、指导性、规范性，确保公文管理的全过程都有标准或根据。三是实现登记记录和運行台账的细化。对于文件的收发应逐页清点，在交接签字之后执行编号登记，确保收发文标题、日期、密级、页数、份数、发文机关的具体化，跟踪运转的文件，创建台账，实现运转部门、接收时间、接收人员、回收时间的具体化，对运转公文的方向和时间精准记录，实时把握运转公文的情况，以方便查询和避免泄露或丢失文件。

4.2 注重审核，实现公文运行质量的提升

企业办公室的一项重要职责是审核公文，办公室公文管理工作者务必严格审核，且实时沟通完善拟稿，这样才可以实现公文运行质量的提升。审核公文应注意以下几点：一是审核行文规则。重点对行文是不是遵循不直送原则、一文一事原则、主送机关不升级原则、不越级报文原则、效用原则、分开报告与请示原则、协商一致发文原则、发文不升级原则等相符合。二是审核政策内容。对文件的审核应确保其不抵触固有政策、国家的法规和法律。三是审核流程。重点对其是不是通过各级领导的审核进行检查，以及会签单位是不是统一建议和一一会签。四是审核文字。重点对文字是不是正确体现行文目的进行检查，以及是不是存在错漏、扼要简明、字词标准、结构严谨、表达精准、标点无误、条理分明。五是审核体例格式。重点对其是不是跟公文的体例格式的相应标准相符合进行检查，以及公文格式的一系列组成部分是不是语气恰当、准确。六是审核收文入口。对于下级机关上报的公文，对其是不是需要通过本机关办理进行审核，以及是不是具备规范的格式和文种、行为规则。

4.3 注重时效，实现公文运行效率的提升

保障处理公文工作时效的前提条件是及时性。在处理公文的过程中，应确保不露、不压、不误、不拖，这是处理公文的基本标准。为了实现公文运行效率的提升，一是应实现公文运行流程的简化。尽量地简化一系列流程，确保文件的便捷和简单，科学管理，简化操作手续，以使文件管理效率大大提升。二是注重督办和催办。结合文件的重要性和时效性要求，在办公秘书办理之后，能够积极联系承办部门督办或催办公文，定期核查办理的公文，对督查的执行进行跟踪，避免漏办或压误公文，保障承办部门在规定的时间段执行承办工作。能够以电话询问或发催办单的方式进行催办，针对重要、紧急的文件，能够安排专人跟踪，真正实现催办有回音和有结果。办理完公文之后，需要实时将执行结果、执行时间、执行单位标注好，且整理办理情况，向分管领导反馈。需要结合实际情况实时反馈重要的公文。三是实现电子公文处理平台的开发。实施无纸办公，结合管理的信息化提升公文运行效率和质量。

4.4 注重建设公文管理工作队伍，实现公文管理工作者综合素质的提升

公文管理工作具备被动性强、规范化标准高、牵涉范围大、政治性强的特性，这需要文秘工作者具备强烈的时间观念和责任意识、严谨的工作态度、较高的思想政治觉悟、较高的文字水平等，应注重选聘、培训、考核文秘工作者，实现其综合素质的提升，以使其担负公文管理的工作责任，增强管理能力。一是应注重任用文秘工作者。招聘责任心强、综合素质高、思想政治觉悟高的正式员工，让其擔负管理公文的工作。二是注重业务培训和交流。结合培训班组织、座谈会召开等形式，强化业务、制度、政策知识的教育，以使文秘工作者的综合素质提升。三是注重考核。办公室需要创建和健全考核评价指标、激励制度，定期检查本单位文秘工作者管理公文的整个过程（发文质量、保管公文、处理公文、公文的归档）的情况，表扬优秀单位，批评考核不达标的单位，从而使大家都严肃对待公文管理工作，并且有效统一考核结果与文明工作者的提职、评优等。

5 结 论

综上所述，在企业管理工作中，公文管理工作具备举足轻重的地位，无论是企业领导思想的表述，还是国家政策法令的发布，都需要公文来体现。因此，提升公文管理工作者的综合素质，实现公文管理质量和效率的提升，有助于企业的可持续发展。为此，各级领导需要注重公文管理工作者综合素质的提升。并且，所有的公文管理工作者，都应不断学习、积极主动地工作，力争让自身变成一名优秀的公文管理专业人才。

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[作者简介]王宪平（1982—），女，汉族，山东邹城人，本科，中级经济师，正科级，研究方向：上市公司经济发展业务。