关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

焦娜

摘 要：在如今的档案管理工作中，档案信息化将成为今后的发展趋势，并且信息化的档案在管理层面上更具优势，不但能够保证档案资料的长久保存，同时能够对档案资源进行更好地融合与共享。不难看出，档案信息化建设与档案管理工作极为关键，而纵观当前现状，其中还存在一定的问题，导致档案管理水平提升受到制约。

关键词：档案 信息化建设 管理 对策

一、前言

档案信息化建设的重点在于对档案资料保存方式进行转变，从过去的实体资料保存转变为数字化、信息化保存模式，进而实现长期保存的目的，并且能够让档案资源产生更好的融合与共享效果，为档案资料的查阅、开发、利用提供便利，进而提高档案管理水平。现如今，大部分的档案管理部门都已着手推进档案信息化建设工作，然而尚处在摸索阶段，所以在建设过程中会因为诸多因素的影响而导致存在一定问题，档案管理能力也有所降低。所以，文章将主要结合笔者工作实践，对档案信息化建设与档案管理提出几点思考，旨在推进档案信息化建设与提高档案管理质量，促进档案管理工作的有效开展。

二、档案信息化建设的概念与意义

（一）概念

从广义层面来讲，档案信息化是指将经济、政治、社会等各个领域的信息进行融合，实现信息的共享。而立足狭义层面来讲，档案信息化即是指对档案资料的信息化处理。随着信息化技术的发展，现有的档案资料在丰富性、全面性方面更加显著，所以通过信息化建设去实现档案保管方式的转变，以数字化载体去替代过去的纸质化实体，从而达到长期保存的目的，并且在档案资源共享信息化平台中实现更为便捷的查阅操作。

（二）意义

其一，档案信息化建设能够降低档案管理工作难度。如上述所言，档案信息化将纸质化档案资料转为电子档案进行数据化保管，大大降低了保存管理工作的难度，同时也减小了环境对档案管理工作带来的影响，确保档案完整性。其二，档案信息化建设提高查阅便捷性。大量累积的档案资料如果采取传统的档案管理方式，在后续的查询与借阅中便会经历漫长且复杂的程序，而信息化建设能够为档案查阅提供极大便利，从而提高档案资料的开发利用效率。其三，促使档案管理途径发生本质改变。档案信息化建设意味着档案资料会以电子数据的方式保存与呈现，所以对这一载体的信息进行存储与管理则主要依托网络平台去完成，意味着档案管理途径发生本质改变。

三、档案信息化建设的主要内容

如上所述所言，档案信息化建设有着重要的现实意义，而推进档案信息化建设的过程中需要重视主要内容的推进。具体来讲主要有以下几个方面：①应用系统建设。保证所建设的软件系统能够与互联网、政务网互联互通，同时加大对档案资源管理软件的开发，推出兼容性、适用性更好的系统，从而满足不同领域的档案管理工作需求。②基礎设施建设。其中档案信息网络属于基础设施建设核心，承担着档案资源传输与共享的职能，所以在信息化建设中要做好对档案管理网络这一基础设施建设工作。③档案信息资源建设。一方面，需要构建综合型的档案目录数据库;另一方面，还应建设档案全文及多媒体数据库。同时，对档案信息资源进行规范化的管理，实现传统纸质化资料的数字化转变，提高档案信息资源利用率。④人才队伍建设。人才是档案管理工作的实际执行者，所以在档案信息化建设中要正视人才的作用，做好人才队伍建设工作且提供技术、理论等方面的培训，确保在信息化建设推进中保持工作先进性。⑤安全保障建设。由于部分档案信息涉及机密，一旦泄露可能会带来难以预估的后果，所以安全保障体系建设也是档案信息化建设中不可缺失的环节，具体来讲包含安全管理机制、档案信息安全保障框架等方面的建设。

四、影响档案信息化建设与档案管理的几点因素

（一）对档案信息化建设缺乏正确认识

档案管理工作中通过信息化是对传统管理模式的转变，同时也需要档案管理服务理念有所改变，然而部分档案管理人员对此并未有正确认识，尤其是不了解信息技术给档案管理带来的影响以及档案信息化建设的优势，从而对档案管理工作改革形成阻碍，导致档案管理水平及工作效率有所降低。所以，对档案信息化建设缺乏正确认识是目前制约档案管理效率提升的关键因素之一。

（二）对信息资源的利用存在片面看法

在影响档案信息化建设与档案管理工作效率的众多因素当中，对信息资源利用存在片面看法属于其中关键一点。在过去档案管理传统工作理念中，档案管理工作的主要目标便是保证档案资料顺利入馆且长期保存下来，方便今后的查询与翻阅。但现代化、信息化的档案管理工作重心实际上转移到了如何实现档案信息的共享方面，也即是从存放向开放利用的改变，终极目标在于服务大众，更好地利用档案信息和提高其利用效率，确保档案信息价值的最大化发挥。然而，部分档案管理人员的思想观念较为传统且片面，仅仅将目光聚焦于档案保存，而对开发利用视而不见，进而导致档案管理效率难以提升。

（三）档案管理信息化水平各有差异

各地区的经济发展水平存在差异，所以档案部门在信息化建设以及管理人员综合素质方面也会有明显的不同，进而在发展中体现出了档案信息化水平的差距逐步拉大，对档案管理工作效率形成严重影响。有的档案部门很早便已启用计算机对档案管理工作予以辅助，有着较高的档案管理信息化水平。也有的档案部门目前依旧是单机操作，资源共享依旧无法实现，许多网络技术对档案管理效率的提高效果难以发挥出来，也就形成了差异化的档案信息化管理现状。

五、加强档案信息化建设与档案管理的相关对策

（一）健全档案信息化工作体系

档案信息化建设与档案管理工作都需要健全的工作体系提供支持，所以首要工作便需要对档案信息化工作体系进行健全。具体来讲，笔者认为要从以下两点入手：一是明确管理体制，完善运行机制。基于《电子文件管理暂行办法》去构建部门联动的管理机制，从而做好对各类电子文件的全方位管理。此外，按照我国《档案法》的相关命定，档案局拥有一定的行政管理职能，所以在档案信息化建设工作中需要加大协调力度，尽快形成协同联动的工作体系。同时，在电子政务建设过程中要提高对档案信息化建设工作的重视度，确保此举与电子政府能够同步开展;二是完善法规制度，规范工作行为。需要对档案信息化建设工作进行明确的任务划分，将任务完成总量、时限及责任单位予以明晰，并且还要构建完善的绩效评估体系，目的在于通过评价的方式去促进信息化建设，提高档案管理水平。基于此，笔者认为还需在现有的法律法规基础上进一步完善规章制度，做好监督与执法工作，确保档案信息化建设工作能步入正轨。

（二）助推档案数字化与资源共享

档案资源的建设是信息化建设的重点，各个环节的业务工作都需始终围绕这一核心开展。所以，在如今的新形势下要重视做好档案数字化和资源共享工作。一是逐步推进档案数字化建设。结合实际情况进行工作计劃的编制，加强检查，保证档案数字化进程顺利。同时，档案数字化需要以满足用户需求为根本，通过加大人力、财力方面的投入力度形成所有部门协同合作的良好局面。当然，档案数字化不代表纸质资料完全作废，还应实行纸质与电子文件的同步归档方案，并且对部分文本及图形文件进行关联性的保存，更好地进行档案全文检索;二是推进档案信息资源共享。结合国家出台的标准要求去建设档案信息管理系统，与现有的办公系统进行融合，从而保证档案信息能够在网络系统中全程生成、整理与归档，这种纯网络化的操作能够保证工作效率的提升，并且通过制定档案信息资源共享目录，进一步提高档案信息的开发利用实效，促进信息化建设。

（三）完善技术支持与资金保障体系

档案信息化建设与档案管理工作需要技术的支持，并且各种基础设施的建设要投入大量资金才得以完成。所以，唯有健全技术支持，保证资金充足，才能够让档案管理信息化系统运转正常，保证档案资料的安全可靠。具体来讲，要做好以下几点：一是完善基础设施建设。在财政预算中加入档案信息化建设的资金投入规划，同时在基建与运维预算划拨中要制定年度计划。当然，档案信息化建设可以选择合作开发及服务外包的方式，从而形成对各级档案部门技术攻关的激励;二是加强软硬件建设。档案信息化建设除了要求配置必要的设备设施之外，还需要对现有设备及时更新，确保档案信息化管理工作能够拥有更好的环境。而档案信息化管理所用的软件需要保证全国范围内技术标准实现统一，同时为了确保档案资料数据的可读性，对产品读写标准要有所明确，保证后代产品也能实现上一代兼容;三是加强安全建设。对各类杀毒软件予以升级，选用身份识别及网络监控等新技术去做好对访问权限的限制，对机房与技术条件作出更高更明确的规定，确保所有档案信息资料的安全性;四是推进网络互联进程。借助目前省际专用网络和地方政府资源网，达到各级档案管理部门互联效果，打造档案资源网络共享平台。

（四）提高档案管理人员综合素质

档案管理工作效率很大程度上会受到档案管理人员综合素质的影响，所以保证档案管理人员拥有较高素质则显得极为重要。具体来讲，需要从如下几点做起：一是优选专业能力过硬的档案管理人员。对于档案管理人员来讲，其工作并非简单地进行档案存放，尤其是在档案信息化建设中，还需在网络平台对档案资料进行储存、发送、接收以及对相关格式进行转化等工作，因此需要具备一定的计算机理论知识与操作能力的档案管理人员;二是加强对在岗人员的培训。技术的高速发展也需要档案管理人员不断进行知识更新，所以需要通过定期开展培训教育去保证管理人员业务素质的提高;三是提高人员服务意识。需要转变档案管理人员思想观念，使其认识到自身工作的重要性，并且通过系统的服务知识培训去不断提供管理人员服务意识，并且辅以奖惩制度去激励管理人员做好服务工作;四是完善竞争机制。对岗位进行合理设置，确保人尽其才，以绩效考核去刺激档案管理人员工作积极性。

六、结语

综上所述，档案信息化建设是如今档案管理工作改革及发展的必然趋势，所以档案管理部门一定要提高对档案信息化建设的重视度，尤其要对档案工作方式及业务处理步骤进行改革，做好对档案信息资源的开发利用工作，创新档案信息服务手段，促进档案管理向信息化、数字化、高效化方向发展。由于档案信息化建设与档案管理涉及众多方面，所以需要科学规划、有序推进、严格监督，才能够以更高的信息化建设效果去体现档案资源价值，为推动社会发展提供支持。

参考文献

[1]陈红兵.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].兰台内外，2019，（17）：5—6.

[2]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019，40（19）：60.

[3]何云璐.档案信息化建设与档案管理的探讨[J].现代经济信息，2019，（11）：164.

[4]李嘉慧.基于档案信息化建设与档案管理分析[J].中外企业家，2019，（15）：133.