信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新

赵欣

摘要：当今我国经济快速发展，科学技术突飞猛进，大量的新技术、新设备广泛应用到社会生产、生活、工作中，其中就包括信息技术在人们生产、生活领域的广泛应用。信息技术的出现对于办公室文书档案管理工作来讲是一次改革和创新发展的机遇，同时办公室文书档案管理工作大量应用信息化技术，可以有效的提升文书档案的安全性、有效性，使其更好的服务于企事业单位的发展。今天本文就是基于此背景下展开对信息时代下办公室文书档案管理工作创新发展的研究。

关键词：信息化时代;办公室;文书档案管理;工作;改革;创新

前言：

办公室文书档案管理工作对于企事业单位的可持续发展意义重大，它是企事业单位规划、发展、办公等工作有效开展的重要依据，同时也是单位发展过程中各方面工作信息汇总的重要载体，可以说是整个单位档案管理工作的重要组成部分。总之，办公室文书档案管理是一项相对复杂的工作，需要工作人员具有敏捷的思维，并且能够借助现代化信息技术手段才能不断提升办公室文书档案管理工作的水平。众所周知，在传统办公室文书档案管理工作开展过程中还存在诸多的不足之处，例如办公室文书档案管理工作效率较低、工作管理程序向谷底负责、存档文件易丢失、损坏等问题，已经严重制约了单位的可持续发展，已经不能满足单位当前档案管理工作的发展要求。因此，我们有关单位、相关工作人员只有不断创新工作理念、创新工作方法，将信息技术融入到办公室文书档案管理工作中，才能弥补传统工作中存在的不足，才能更加便捷高效的開展办公室文书档案管理工作。

1.办公室文书档案管理工作现状分析

办公室文书档案管理工作对于单位的发展起着至关重要的作用，但是就当前办公室文书档案管理工作现状来看并不容我们乐观，在具体开展工作过程中还存在诸多问题，下面我们就来详细探讨下当前办公室文书档案管理工作现状。

1.1广大工作人员对信息技术重要性的认识还有待提高。

众所周知，当前信息技术的应用范围在不断扩大，但是人们对新技术的熟练掌握和接受还需要一定的时间，尤其对于一些年龄较大的工作者来讲更加需要一段时间来接受和掌握。据了解，这一部分工作者对信息技术应用与办公室文书档案管理工作中的认识还很陌生，无法深刻的认识到信息技术给办公室文书档案管理工作带来的影响和推动力，导致这些工作者无法以积极的心态去认识、学习信息技术，这就导致信息技术等现代化技术无法有效的应用到办公室文书档案管理工作中。

1.2单位缺少信息技术应用技能培训。

工作人员信息技术应用能力的高低在很大程度上取决于自身，但是还有一部分取决于外部因素，例如单位缺少必要的技能培训，导致工作人员无法及时了解和掌握新的技术，自认为还是传统的管理方法实用有效。总之，信息技术不能在单位办公室文书档案管理工作中有效的推广，究其原因就是工作人员缺乏对信息技术的认识，不能有效的展开自主学习，同时单位没有建立一套与信息技术应用相关的工作人员培训机制，导致信息技术无法得到有效的支持，推广阻碍力较大。

1.3信息化技术背景下办公室文书档案安全得不到保障。

我们知道，采用信息化网络技术开展办公室文书档案管理工作过程中，很多单位还没建立起完善的档案安全保障体系，因此，办公室文书档案信息化建设过程中红存在安全风险，一旦信息网络出现病毒等，就会造成档案数据的丢失或者损坏，影响文书档案的完整性。同时也影响了办公室文书档案在管理过程中的共享性，影响了档案的应用范围，使信息化档案无法发挥出其应用的作用。

2.信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新的措施分析

2.1在信息化时代，应该不断提高工作人员对文书档案的认识水平。

当今时代，已经逐步步入信息化时代，同时高度的信息化也是经济社会发展的必然趋势，是生产力不断进步和发展的重要表现，同时也是提升办公室文书档案管理工作效率的要求所在。因此，在信息化时代，单位应该加大对文书档案管理工作的基础设施建设，包括人力、物力、设备的投入，同时不断提高工作人员对信息技术的认识水平，为档案管理工作的信息化、数字化打下坚实的基础。

2.2强化工作人员信息化技术培训工作，提高信息化技术水平。

众所周知，档案管理人员处于档案信息化建设的核心地位，其掌握信息技术水平的高低将直接影响到办公室文书档案管理信息化、数字化工作的建设水平。因此，只有不断提高工作人员的信息化认识水平、操作能力以及信息化技术在档案管理工作中的管理程序，才能实现办公室文书档案的有效存档、归档，同时也可以确保档案信息化建设过程中的安全。

第三，构建科学信息管理平台，提高档案安全性。科学信息管理平台的构建，能够使得档案信息管理更加科学化和严密化，确保档案管理工作的有效开展，并有效提高档案信息的安全性首先，应建立档案信息的加工系统，通过对档案资料的数字化建设，并对其进行有效分类、整理，建立档案文件的收发轨道;其次，应构建文件档案的存储系统，将档案信息完整地存入档案资料库，既保证资料的完整性，还能确保其安全性此外，构建档案信息的查询和保密系统，实现档案信息查询的便捷性和保密性。

结语：

在当前的时代背景下，将信息技术运用到文书档案管理中具有非常现实的意义，不仅可以有效提升文书档案的管理效率，同时也是时代发展的必然需求。因此，在未来办公室文书档案管理工作开展过程中，我们一定要将档案管理工作的信息化建设重视起来，真正实现文书档案的信息化、数字化。

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