针对学校档案管理信息化建设的建议

当今时代，信息化建设飞速发展，方方面面的社会生活都无法离开信息技术而进行，教育领域也逐渐采用一些信息技术来辅助工作的开展，其中就包括公众熟知的引入电脑投影等各种多媒体教学设备、应用云数据、在线课程资源等信息化教学模式等。

一、学校档案管理信息化建设的内容

学校学籍管理信息化通常指在发挥档案基本凭证作用的基础上，充分发挥其自身的信息功能，以推动实现档案内容的数字化，促进档案传递工作的信息化。本文认为，学校档案管理信息化建设主要包括以下三个方面的内容：第一是档案信息的数字化建设。这主要是指基于当前扫描技术及数据库技术，在确保安全性、规范性和效益性的原则下，将传统的纸质档案内容转化为电子形式的数据档案进行保存，从而将学校档案信息构建成为一个有秩序、有结构的信息数据库。第二是档案网站的建设。档案网站建设主要是指学校档案管理部门通过建立公共信息网站平台，利用网页的方式实现对学校档案工作的宣传，并提供其他相关档案服务的服务型网站。第三是数字档案馆的建设。建设完成的数字档案馆能够借助信息网络，远程获得自己所需的档案信息，方便用户更快捷、准确地找到信息，提高工作效率。

二、学校档案管理信息化建设存在的问题

由于开展学校档案管理信息化建设的时间比较短，故目前在推进其建设过程中还存在一些问题。第一，各学校重视程度较低。众所周知，档案管理工作在学校的各项管理工作中，本身就处于不太受重视的地位，再加上学校领导可能对信息化建设的作用和重要性认识不够，最终导致学校对档案管理信息化建设的忽视，带来对于档案信息化建设的经费投入不足，无法采购档案管理信息化建设的相关配套基础设施，使得档案信息化建设难以开展。第二，信息化人才队伍不健全。长久以来，由于学校档案管理人员一直使用传统的纸质档案管理方式，在工作上已经形成了一定的思维定式，尤其一些年纪较大的工作人员，对于信息化新型档案管理方式接受比较慢，甚至存在抵触心理。第三，档案管理制度不健全。其实一直以来，各学校的档案管理工作并不在政府工作体系之内，缺乏统一的制度标准，再加上各学校间没有默认的“规则”，导致学校档案管理长期处于“无序”状态，传统档案管理的不规范，阻碍了档案管理信息化的建设。

三、学校档案管理信息化建设的建议

针对前文提到的问题，本文对学校档案管理工作的信息化建设提出以下三点建议：

第一，提高重视程度。学校档案管理信息化建设的发展有赖于教育主管部门及学校领导层的重视，建议由教育主管部门牵头，各校主要领导参与，召开学校档案管理信息化专题会议，提高整个教育系统对于学校档案管理信息化建设重要性的认识。由于档案管理的信息化建设对于硬件设备的依赖性较大，所以要加大在档案管理信息化建设方面的投入，保障档案管理信息化建设的硬件设备，逐步引进管理的新技术新手段，完善硬件设备的配置。最终达到档案信息管理工作的制度化、标准化。

第二，充实人才队伍。档案管理信息化建设对档案管理员提出了新的要求，档案管理人员需要懂得适时抓住机遇、及时调整思维方式、增强自身创新意识。为了达到这样的要求，档案管理员要积极主动学习，尝试与图书馆、博物馆及其他部门等合作，向其学习档案信息的不同载体利用；建立数字化存储区域，对重要资料进行网络化管理，逐步实现信息共享。同时，学校及相关部门要定期对档案管理人员进行专业技能培训，并做好培训考核工作，制订定期考核计划，对于未能通过考核的档案管理员对其采取相应措施。学校要积极引进专职档案管理人才，通过“以点带面”的方式促进全体档案管理人员信息化建设素养的提升，建设一支高素养的信息化建设人才队伍，为档案管理工作的信息化建设提供人才保障。

第三，完善管理制度。不规范的工作制度是学校档案管理工作信息化建设过程中亟需解决的问题。建设规范的制度，要同时兼顾标准化制度和规范化制度的要求，促使二者相互协调。建立统一的档案管理标准可以有效地对不同档案进行归类整理，便于后期工作过程中有效地筛选、获得信息资料。为了实现档案信息的规范化管理，学校需要建立一套完善的管理制度，学校档案管理部门可以和学校其他部门进行合作，形成档案管理的联合目录，制作全校范围的完善的信息网络系统，实现信息的一体化管理，便于各部门间信息的共享和流通。

四、结语

随着教育改革进程的推进，以及信息技术的飞速发展，学校传统的档案管理模式不再适用于当下的学校管理，并在工作过程中表现出了种种弊端，故加速建立信息化学校档案管理具有重要的现实意义。本文认为，目前的档案管理信息化建设还存在如学校重视程度低、信息化人才队伍不健全、档案管理制度不健全等问题。针对这些问题，本文提出了提高重视程度、充实人才队伍、完善管理制度等三方面的建议，以期能够推动学校档案管理信息化建设的有效进行。