刍议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

李双旅

摘 要：随着信息技术的不断发展，在行政事业单位档案管理中科学运用信息化，能够提高工作效率，能够促进档案管理更加科学，更加规范。

关键词：信息化;事业单位;档案管理

在信息化背景下，我国行政事业单位的档案管理也面临新的机遇和挑战，如何跟上时代的步伐，提升管理的科学化，是当下行政事业单位需要重视的问题。

1 行政事业单位档案管理中存在的问题

1.1 信息化程度和水平不高

行政事业单位档案管理在信息化程度和水平上还存在一定的差距，在档案资料日益增加，社会需求量加大的情况下，档案管理工作的质量显得不够高，在很大程度上无法为人们提供有效的服务。特别是行政事业单位档案资料复杂、数量多，在资金和设备上的资源不足，使得信息化建设明显落后，导致档案管理工作缺乏规范性，不能给客户提供良好的使用体验，严重阻碍了档案管理的科学化发展。

1.2 缺乏专业的人才

在现代信息技术不断发展的趋势下，档案管理走向科学化，保持不断创新是顺应时代的要求。所以，档案管理人员必须要具备专业的管理知识和经验，掌握先进的现代化信息技术，增强自身的道德素养，才能为档案管理信息化建设做出相应的贡献。但是根据实际情况，行政事业单位的档案管理部门中，高级专业管理人员极度缺乏，无法利用科学有效的手段来完善管理工作。所以，人才的缺乏是影响档案管理走向科学化的重要因素。

1.3 档案管理创新意识不够

虽然我国行政单位在档案管理工作上有比较严格的管理制度，但是在实际工作中，无论是人员配备还是信息化建设方面都存在许多不足。特别是在实际管理中，档案管理人员在各自岗位上不能明确自身的责任，使得管理工作更加繁琐，办事效率有待提高，在这种情况下，管理人员在信息化建设创新上就会存在意识不够或者力不从心的局面。

2 如何在信息化背景下实现档案管理的科学化

2.1 落实提升档案信息化管理水平的工作

要想实现档案管理的科学化，就要在行政事业单位的内部进行信息化建设。首先就要提升信息化管理水平。档案管理人员要充分利用信息技术对档案信息进行记录和整理工作，还要保证及时性和完整性。还要利用信息系统，对档案内容进行合理的分录和分配，开发先进的、便捷的查阅和调取系统，提高档案管理的效率。再者，行政事业单位要加强对档案管理的资金投入，完善档案管理的硬件设备，为工作人员进行档案管理工作提供优良的物质基础。

2.2 提高档案科学化创新管理的意识

要提高档案科学化创新管理的意识，首先要完善档案管理信息化建设的规范。比如，在资料的处理上，要采用统一的文书排版模式对资料信息进行记录和整理，然后要通过严格的审核程序才能进行签发，保证工作的严谨性;还有，无论是档案的录入、签发、保管、转移等工作流程，都需要制定相应的规章制度，才能保证档案信息化建设的顺利进行。其次，行政事业单位内部要加强管理人员思想和理论知识上的创新，积极的组织管理人员对档案学理论的学习，鼓励管理人员对其进行新的开发和拓展，引导管理人员在工作方式上的创新，并制定相应的奖励机制，提高档案管理信息化建设创新的意识。

2.3 提高档案管理手段的科学性

首先，要加强技术的创新，实现科学的管理。比如要以计算机信息化系统为主要的管理手段，將手工工具作为辅助手段，提高管理水平。通过技术的创新，来提高档案管理的信息化水平，实现档案电子化，充分发挥计算机信息系统的功能，不断的开发档案的信息资源;其次，要进行管理制度的创新，创新的管理制度是档案工作整体创新的关键。根据单位内部的实际情况，结合社会的发展趋势，来建立科学的、适应经济时代的管理制度，提高档案收集的完整性和及时性，提高信息利用的高效性和有效性;最后，要创新服务意识，在进行档案管理工作时，要运用科技的手段来强化服务质量，利用信息化建设来为服务创造更好的市场，不断完善内部管理机制，推动单位档案管理朝科学化的方向发展。

2.4 加强档案管理的安全防范意识

首先要加强对档案管理工作内的一些重要因素和意义的培训，对工作人员进行责任意识的灌输，可以播放一些由于档案信息泄露或者管理不善给公司和个人带来的损失等新闻和短片，来加强工作人员对档案工作的重视程度，只有增强了责任意识，才能提高执行力度，为工作人员提供更强大的精神动力，从而提高工作效率和质量，为档案工作赋予更多的乐趣;其次，在管理机制中加入科学的绩效考核机制，对工作人员要实行必要的奖惩措施，才能从根本上来加强管理的力度，提高管理的效率;然后，要完善信息化档案管理的监督机制，加强对管理人员的监督力度，提高工作责任的明确度、公开度和透明化，促进工作人员之间的良性竞争。最后，要提高管理程序的科学化和规范化，要改变单位中人情的影响，提高制度的重要地位，以制度为首要的实施原则，另一方面要加强档案的归类整理工作，遵循不同类型文件归纳的不同方式，有效的实施档案管理。

3 结束语

综上所述，在信息化背景下，行政事业单位要实现档案管理的科学化，必须要从档案管理信息化的意识上着手，灵活有效的运用电子信息技术，提高管理工作的现代化、先进化，丰富管理的方式和手段，才能提高工作的效率。

参考文献

[1]刘兆丽.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新探索[J].科技风，2019，（13）.

[2]刘玲.顺应信息化潮流 大力推进行政事业单位档案科学化管理[J].今日财富（中国知识产权），2017，（09）.