探讨如何做好综合办公室管理工作

彭利 湖南省常德市天富实业有限公司 湖南常德 415000

1 引言

综合办公室管理工作是企业整体管理的关键环节，发挥着关键性的协调、统筹与沟通作用。在企业改革与发展中，内部机制需要紧跟形势发展的需求作出合理的管理调整，而综合办公室也应当紧跟时代发展，从容应对管理中的新情况、新问题与新挑战。同时，作为对外联系的只要部门，综合办公室更应当从历年、模式及人员素质等方面来强化管理职能发挥，真正用高效率、高质量的管理工作提供给企业发展的坚实保障。

2 综合办公室管理工作的特点

在一个企业中，办公室的工作具有综合性与繁杂性的特征，既要负责制度制定、信息传达、档案管理、值班安排、会议组织等常规性的工作，又涉及到人员接待、活动策划及信访工作等环节。从综合办公室管理工作的内容来看，其具有以下几方面的特点：

第一，协调性。综合办公室管理工作具有综合性，负责统筹与协调企业内部各职能部门的工作与沟通，因此，需要站在全局的角度，为企业内部部门之间的联系以及企业与外部的联系搭建好桥梁与纽带；

第二，政策性。办公室工作人员需要保持对政治经济发展政策和行业市场动态的随时关注，保证企业领导者和管理者能够以政策与市场为导向制定出科学的生产经营决策；

第三，服务性。设立综合办公室的主要目的就是为企业领导者、生产部门以及员工群众提供综合性服务，保证企业内部各方面的利益；

第四，被动性。综合办公室管理工作涉及的范围较广、内容繁琐而复杂，对于企业内部发生的各类事件要及时处理，因此，从应对事件的角度出发，办公室管理工作具备一定的被动性，要求在较短的时间内完成多项工作。

3 综合办公室管理工作中存在的问题

3.1 观念落后

现阶段，仍有很多企业的综合办公室是作为后勤业务处理部门而存在的，没有认清其在企业内外工作中协调沟通的而关键作用。管理思维的落后性对管理工作的创新与工作人员积极性的调动构成了较为严重的制约。综合办公室在上级领导的指示下被动应对工作，未能制定明确工作规划，工作效率得不到有效提升；同时，企业制度没有在与时俱进中实现改进与调整，不仅浪费了大量的工作资源，更会对企业效益和形象造成较大影响。

3.2 定位不明

一方面，目标不够明确。综合办公室管理工作不仅仅是文件收发、档案管理和排班管理等这些简单的工作，更重要的是承担着采集信息为企业决策提供依据的任务，而工作目标不够明确会让制度执行和管理陷入混乱；另一方面，综合对象不明确，有些企业的综合办公室只是为领导者服务的，而忽略了为员工提供服务，很容易造成管理无法立足实际，破坏企业的形象。

3.3 人员素质较低

综合办公室管理工作的主力是工作人员，因此，工作人员的素质直接影响到办公室管理的效率。但是从当前的实际情况看，在综合办公室管理工作中，很多工作人员不具备较强的学习、理解与沟通能力，甚至存在敷衍的工作态度，更不注重对新知识、新能力的接受，导致综合办公室管理工作的质量与效果得不到有效的提升。

4 做好综合办公室管理工作的有效策略

4.1 积极转变思想理念

要想做好综合办公室管理工作，就应当首先从思想层面上增强对该项工作的重视，对工作的内容、目标与职能有一个更为清晰的认识，站在整体和全局的角度认清该项工作的重要性；同时，综合办公室管理人员应当摒弃传统的被动态度，全面掌握企业发展的相关信息和整体规划，更重要的是增强服务意识，主动地为员工和客户提供优质服务，不仅要关注于领导交代的任务，而且也要在考虑员工与客户需求的基础之上开展各项管理工作，真正处理好工作中的各种问题。

4.2 加强制度建设

制度不完善会导致工作人员对职责的不明确认识，针对这种问题要强化管理制度建设。首先，要对综合办公室管理工作的内容、职权进行明确规定，规范各项工作流程与考核标准，对工作人员的工作行为作出严格的规范，树立企业的良好形象；其次，由于办公室管理工作具有复杂性与繁琐性，又经常需要处理突发事件，因此，必须制定科学的管理规划与应急方案，保证管理工作的良好秩序和突发事件的正确处理；再者，以制度的形式来强化监督与激励，调动员工工作的创造性与积极性，同时综合采用灵活方式处理具体问题，保证管理工作的顺利有效开展。

4.3 建立高素质管理队伍

传统工作模式下，强调的是办公室管理工作人员的文字处理能力与工作协调能力，其中出现了工作人员对企业生产经营了解不全面的问题，导致具体的管理工作与实际情况不相适应。针对这种情况，企业应当从队伍建设方面强化综合办公室管理，通过组织培训教育，为工作人员提供丰富知识、提升技能的更广阔的平台，督促他们了解和学习最新国家政策和市场动态，为企业做出正确决策而广泛采集有价值信息。同时，办公室管理人员应当自觉学习，利用实践的机会拓展自身的管理经验与业务视野，从发达的网络中汲取智慧的因子，掌握更高的协调与沟通能力，努力拓展和创新管理工作的思路，促进管理工作效率的不断提升。

5 结语

企业办公室承担着综合管理、统筹协调的重要任务与使命，因此，其管理工作的质量与效果对企业的发展有着直接的影响。在综合办公室管理工作中，要通过思想认识的提升、制度建设的强化和人员素质的提升等有效途径来强化质量、提升效果，同时结合企业生产经营的实际状况制定科学的管理规划与方案，做好协调部门与人员、为企业决策提供重要信息依据的工作，推动企业的持续发展。