档案信息化建设与档案管理探究

徐耀文 朱亚丽

南京市公安局江宁分局，江苏南京 211100

1 档案信息化建设的现存问题

1.1 缺乏正确的认识

当前档案管理工作存在着一系列的障碍，首先要承受的是意识形态。许多单位从负责人到经理都缺乏对档案管理工作改革的认识。档案管理的规范性、科学性严重缺乏。管理人员不愿意改进传统的管理方法和管理理念，使管理水平长期难以提高、改进。档案管理的改革与发展，不仅要以严谨的工作态度来实现，还要与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建科学、现代化的管理体系，提高管理效率。只有首先认识到档案管理信息化的定位和重要性，才能实现档案管理工作向标准化、标准化的全面转变。

1.2 缺乏投入的力度

档案管理工作的信息化建设意味着档案管理系统,包括管理设备、管理技术和管理人才,需要全面的优化和改革,符合信息技术实现信息管理。文件管理设备应该被更新,技术应该改进,应该培养人才,优化升级的每个工作需要大量的人力、物力,以确保实现信息管理工作。然而,从目前的情况下,档案管理工作的信息化建设的过程太缓慢,很大程度上与少量的资本投资和资金支持不足。相关机构的供应能力是有限的,和档案管理部门的融资情况并非如此。如果任由当前的情况继续发展下去档案管理的信息化建设就会失败。

1.3 缺乏原则的确立

文件管理信息化建设需要建立一个严格的理论原则和维护,否则它将自愿采取一个单位或部门和其他机构不会关注,档案管理信息化建设的内容不能被广泛的普及和推广。档案管理信息化原则,建立管理体系,需要相关的政策和法律的支持,但目前我国缺乏文件管理的相关政策和法律规范,导致档案管理信息化建设的建设过程中缺乏统一的标准,工作出现各种各样的矛盾和缺陷,在转换的过程中速度慢和障碍,很难得到群众的信任和支持。

2 档案信息化建设的优势

2.1 提高资源利用率和工作效率

建设档案信息是当前形势和文献管理的必然趋势。该档案包含广泛的信息源、复杂的文档内容、复杂而繁琐的文档管理过程。信息化的施工文件管理系统可以节省大量的人力、物力资源。传统的文件收集、组织和信息服务需要手动处理。在复杂、冗余的档案中，文件重叠、资源重复、信息更新等都需要人力及时处理，不仅工作量大，而且容易出现各种遗漏或问题。将文件转换成电子数据，引入自动化的办公流程，建立电子文件管理机制，可以克服传统手工文件管理方法的不足。毕竟，文件数据是输入到电子文档管理系统中的，可以通过软件直接过滤和排序。文件管理可以通过计算机实现，文件清晰明了，排列方便快捷，大大提高了资源利用率和文件管理水平。工作效率。

2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升

信息档案管理系统简化了传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供了便利，提高了档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂，流程繁琐，给档案使用者带来不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化档案管理的背景下，档案使用者可以节省大量中间环节，无需办理各种手续，证明借阅所需的电子档案，也可以通过网络档案管理系统获取所需信息，大大减少了工作。

3 档案管理信息化建设的有效措施

3.1 构建电子档案数据库，完善信息化系统

档案管理的信息化建设必须依靠信息技术在档案管理工作中引入信息技术,形成一个全面的改革。这就要求电子档案数据库的建设。只有通过建立一个电子文件数据库机构或部门的档案可以存储电子化,从而加强文件和管理文件的安全标准和科学的方式。此外,文件的检索或使用已经变得更快、更便捷的使用电子档案数据库。而且,电子档案数据库的质量决定了档案管理信息化建设的成功或失败。借助电子计算机、信息科学和网络平台,电子档案数据库建设,和电子档案的存储磁盘创建数据库,以便档案科学。搜索、整理和保存,并加速文件管理的规范化和标准化。

3.2 制定和完善档案管理信息化管理制度

计算机和信息技术为档案管理工作提供了科学有效的解决方案，但在计算机信息技术在档案管理中的应用出现了各种各样的不良情况，导致档案信息管理技术的推广和发展十分缓慢，规模十分有限。首当其冲的问题是没有制定完善的档案信息管理制度，而对档案信息管理造成了严重的问题。档案信息管理需要有一套统一的管理标准和要求，一套科学完整的管理流程，并针对档案信息。信息管理的各个环节都要落实到权利和责任上。对档案信息管理过程中必须首先建立完善的档案信息管理体系，运用统一的工作规章制度，实施科学的档案管理。

3.3 改善档案信息化管理的基础设施

许多单位实现档案管理工作的信息化,但没有意识到信息技术的成本需求,使用仍然相对落后的管理设备,档案管理的环境也有很多缺点,造成一定阻力的档案信息管理,档案管理总是由于信息技术设备不足。许多单位的计算机硬件标准没有通过,或没有工人档案管理的信息化办公设备。档案信息管理软件也需要定期更新,不断升级,使档案信息管理系统工作的正常运行。因此,必须在软件和硬件都不断加强技术维护、促进档案信息管理水平的提升。

3.4 注意做好档案管理工作人员的规范管理

进行文件管理的操作人员的直接从业人员档案管理的有效实施。因此,档案管理的信息化在一定程度上是基于文件管理人员的能力来处理信息技术,必须继续加强文件管理。员工的培训和评估信息管理技术将提高档案管理信息化建设的质量和效率。一方面,单位应该为在职文件管理人员提供在职培训,聘请专家当场给讲座,加强文件的优化和推广经理从意识形态和技术能力。此外,单位应该不断地吸收信息技术高科技人才加入文件管理工作,以便优化档案信息管理人才队伍。最后,档案部门应明确要求,档案管理人员的信息管理的规范化管理,建立严格的,完美的和科学的档案信息管理系统,加快档案信息化建设的过程。

结语

积极推进档案信息化建设，有助于更好地实现和发展档案管理。随着中国政治体制改革和建设方向的不断深入，档案管理部门要顺应发展形式，积极应对政策发展档案信息化建设，确保档案管理的进一步发展。