信息技术在高中学校档案管理中应用解析

摘 要：随着时代的发展，信息技术已经被广泛应用与各个领域中，并且都取得了良好的成效，为了提升高中档案管理的工作效率与质量，尝试将信息化应用于高中档案管理中，有助于学校整体工作的有效发展，提升高中的工作质量与办学效率。基于此，本文对高中信息档案管理信息技术的应用状况进行了分析，并提出了信息技术优化高中档案管理工作的相关策略，为高中档案信息化管理者提供参考。

关键词：信息技术;高中学校;档案管理

随着信息技术的高速发展，信息技术被广泛的应用于教学中。在高中教育教学管理工作中，档案管理是一项十分重要的工作内容，传统的档案管理方式已经无法满足当今档案管理的要求，因此，要将高中档案管理要将信息技术引入其中，大幅度提升档案工作的效率与质量，以便更好的为高中档案管理工作提供及时有效的信息，促进高中教育教学管理工作的优化与发展。

1 高中学校档案管理信息技术的应用现状

当今时代是信息化发展的时代，信息技术充斥着我们的日常生活，为我们的生活与工作带来了便利。将信息技术应用在高中档案管理工作中，已经成为了时代发展的必然趋势，将管理工作与信息技术有机相融合，不但能够提升管理工作的精准度，还能提升管理工作的效率，进而促进高中学校工作的有效进行与开展。当前高中院校依旧沿用纸质档案管理模式对档案进行管理，由于档案工作自身具有繁琐性，并且工作任务量较大，导致档案管理工作的效率并不高。高中档案管理工作所涉及到的内容十分广泛，并且每年学生与教师的档案数据都会发生变化，这给档案管理工作带来了一定的难度。在纸质档案管理模式下，容易发生档案丢失与损坏的现象，稍不注意，就会对档案造成不可逆转的破坏，纸质条件下，给查找档案的工作也带来了一定的难度，影响了查询的效率，由此可见，提升档案管理工作的效率与质量具有一定难度。另外，传统档案管理工作存在比较突出的问题就是，档案的保密性不强，安全性较低，档案信息录入工作是由人工完成的，这在无形中也影响了档案信息利用率[1]。

2 利用信息技术优化高中档案管理工作的相关策略

2.1 提升对档案管理信息的认知

高中学校管理者要充分认识到档案管理工作对学校教育教学工作的重要影响，了解信息技术对于高中学校档案管理工作的规范性与有效性的提升，并通过具体的措施让信息技术在档案管理工作中发挥出其自身的作用，并且要加大宣传力度，要让学校中的档案管理者及教职人员充分意识到信息技术的应用价值，并结合学校自身的实际情况建立并完善信息化档案管理系统，在档案管理理念与实际应用中进行优化与提升[2]。

2.2 实现档案信息资料格式化

将信息化技术融入到高中档案管理过程中，要注意归档信息资料的格式化。为了实现高中档案信息管理的精准性与便捷性，要对档案管理核心进行转变，在信息技术的应用下，提升档案管理的质量，避免传统档案管理模式下，出现的档案丢失问题及档案错误问题，确保档案信息的完整性与有效性。在信息技術应用的环境下，高中院校要对档案管理试行统一的标准，确保档案管理工作的效率。

2.3 加大信息化档案管理的投入力度

具备相应的硬件条件是运用信息技术进行档案管理的前提条件，高中学校要加强信息技术的相关基础设施的建设，要在提升对信息技术档案管理重要性的基础上，要与当地的政府进行沟通协调，全面的了解学校的信息技术应用情况，进而提出信息技术设施建设规划，并加大资金的投入力度，为学校档案管理工作构建完善的网络共享系统，提高高中的服务能力，推进高中学校档案信息化工作的进程，促进档案管理工作的优化提升[3]。

2.4 提升高中档案信息化管理的安全性

高中学校档案管理工作涉及的内容十分广泛，高中学校的学生信息与教师信息频繁变化，使得高中档案信息容量十分庞大，内容也十分琐碎。确保档案信息安全是档案管理工作的重要任务，也是首要前提。运用信息技术进行档案管理能够充分体现其高效性与便捷性，但是出于种种原因，也会出现一些管理的疏漏。因此，保护档案系统安全性是十分重要的，要想加强对档案信息的保护，要充分做好各项准备，有效运用计算机的加密技术与云存储技术，确保档案信息的安全性与完整性。

2.5 重视对档案信息的录入与整理工作

要做好档案信息管理工作，就要保证档案管理的可持续性，使得档案具有完整性与可以利用性。档案管理者在对纸质档案进行保管与网络拟定审查的过程中，要保证档案信息的完整性，同时，在对档案信息录入的过程中，要认真仔细明确保档案信息的完整性。通过对基础工作的有效实施，推动档案管理工作水平的有效提升，为学校及档案使用者提供高质量、高效率的信息服务，促使学校教育工作的顺利进行。

2.6 提高高中档案信息化管理人员的业务技能

高中学校档案管理工作需要具有高素质的档案信息管理人才进行管理，因此，高校要重视对档案管理人员专业水平的提升，提升其综合素养。档案管理工作人员要具备缜密的思维能力，并具备较高的职业素养，做好对档案信息的保密工作，不仅要提升业务技能，还要提升其道德水平。提高档案管理人员对自身工作的专业性与熟练性，使得信息技术应用在档案管理中能够提升档案管理工作的整体质量与水平。只有提升对专业人才的重视，与实际训练相结合，才能真正提升档案管理人员的业务水平，实现对档案管理工作效率的提升。将信息管理系统运用到高中档案管理中，能够从文件生成、文件传送到归宿的文档一体化流程中。大量的减低而来文件打印、装订、粘贴等工作环节，不但节省了人力，还降低了办公用品的耗材，为学校节省的印刷及笔墨等耗材。在信息技术应用背景下，方便随时对文件进行插入及检索等操作，能够大幅度的提升工作的质量与效率。档案管理者要不断更近自身的知识结构，提升自身计算机相关知识，提升自身只用信息技术进行档案管理的操作能力。采用电子加密技术对文本档案进行加密处理，更好的为用户提供服务体验，满足档案管理者的使用需求。充分体现出信息技术管理档案信息的优势，并加大了档案信息的规范性，提升对档案信息的管理能力[4]。

3 结束语

综上所述，高中学校档案管理工作过程中，使用信息技术，能够有效提升档案管理工作的水平与效率。在采用信息技术进行档案管理时，要考虑多方面的原因，并施以科学的管理办法。不仅要提高对信息化档案管理应用技术的重视程度，还要在实践过程中加大对档案管理操作人员专业能力的提升，从而促进高中档案信息化管理的建设与发展。

参考文献

[1]丁荣茹.信息技术在高中学校档案管理中应用[J].办公室业务，2017（1）：26-27.

[2]孔海霞.浅谈信息技术在学校档案管理中的应用[J].文存阅刊，2017.

[3]谷艳梅.信息技术在档案管理中的应用[J].信息记录材料，2018，v.19（09）：179-180.

[4]王颖.浅谈计算机技术在学校档案管理中的运用[J].计算机产品与流通，2018（01）：17.

作者简介

刘开宇（1989-），男，汉族，山东省桓台县，学士学位，助理馆员，研究方向：高中档案管理的关键环节。