试论电子文件双套制的技术成因

杨艺

摘 要：当前，双套制是得到业界普遍认可并被广泛采用的电子文件管理模式，其产生有着特殊的背景和深层次的原因。本文从技术角度分析了双套制形成的成因，并从其面临的保真和长期可读的技术障碍两方面作了论证。

关键词：电子文件;双套制;真实性

由于电子文件具有与生俱来的不稳定性和脆弱性，使得人们在进行电子文件管理时不得不依赖传统文件的保驾护航，并逐渐形成了双套制管理模式。但实践中双套制还存在着管理成本大幅增加、工作量巨大、归档范围难以明确等许多痛点。笔者试图从其形成的技术背景来分析双套制产生的成因，以期为双套制走出困境提供有益启示。

1 电子文件的长期可读性不易维护

1.1 载体性能状态的制约

根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的规定，目前更有利于电子文件长期保存的载体推荐顺序依次是只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬盘。这些的平均物理寿命只有四、五十年，与传统载体的寿命无法相提并论。而且伴随移动终端的兴起，文件的存储密度越大，物理生命越短，便于利用的反而不利于保存。再者，电子文件的载体对保管环境的要求更高、更复杂。光盘表面的指纹印迹、硬盘内的灰尘，皆可让载体的性能大大受损，且必须借助相应的技术手段和设备才能判断其保存、使用的状况，这在很大程度上让电子文件的日常维护工作变得更加繁琐，更具技术性。

1.2 技术过时的影响

电子文件的长期可读与承载它的载体有关，更与这份文件所依赖的硬件技术、软件技术和数据存贮技术密切相关。这些技术条件决定着一个有着良好状况的文件载体是否能够适应计算机的硬件平台，文件的格式是否能为计算机的操作系统与应用软件所识别。一旦文件在形成之时所匹配的任意一项技术过时，就会使依赖它们的电子文件无法读取。无情的科技使绝大多数的电子文件所依赖的软硬件技术在其载体寿命尚未完结时惨遭淘汰。但人们无法阻挡技术前进的脚步，技术更迭的周期在不断缩短，电子文件的长期可读需要时刻准备着技术过时带来的严峻考验。

1.3 软硬件故障不可控

电子文件对计算机的软硬件环境有着严重的依赖性，如果硬件设备发生故障或者系统瘫痪，文件信息的正常读取就会受到致命的打击。不幸的是，这些容易引发软硬件环境出现剧烈变动的因素，如电源问题、硬件冲突、软件设计缺陷等并不在我们掌控的范围之内，计算机的故障发生往往在所难免且具有突然性，如果不能得到及时、正确的解决，文件信息就会由此丢失，并且数据的恢复也难以实现。

1.4 存储格式标准不统一

电子文件的信息以二进制数字代码在计算机中记录和表示，电脑将某一信息以特殊的编码方式进行存储和识别，就形成了与之对应的存储格式。由于计算机软件设计的不同，其对信息的编码形式也不同，因此同一类型的信息记录会有多种存储格式。从电子文件长久保管的角度来看，有利于文件长期可读的存储格式应当是通用性、互操作性和稳定性较好的格式，应该能得到多种操作系统、應用软件或存储技术的广泛支持。但目前各单位主要还是依据自己的业务特点和管理水平来选择合适的电子文件管理软件，导致生成的电子文件存储格式五花八门。格式的混乱势必会导致一部分通用性、兼容性较差的文件无法被广泛读取最终变成“死文件”。

2 电子文件的真实性难以保障

“真实”的概念可被理解为“具有可信性或者完全可以赞同的”，真实的文件就是能被证明是可信的，没有经过擅自改动，和形成时的初始状态保持一致的文件。电子文件受制于自身不稳定性和所依赖的计算机环境的影响，在不断流动的过程中会遭遇来自多方面的威胁，其初始形态和文件内容凭借现有的技术手段很难保持“一成不变”，因此人们对电子文件的真实性保障始终抱有隐忧。

2.1 安全漏洞对真实性的威胁

要确保电子文件的信息内容保持本来的面貌不被篡改、破坏，首要的就是通过完善的技术手段和管理措施使电子文件最依赖的计算机系统正常、安全的运行。然而，任何一台计算机的系统都会存在早期设计上的漏洞与不完善之处，加上计算机网络自身协议的开放性，使电子文件的真实性保障充满了不安全的因素和隐患。这包括非法用户的入侵、合法用户的非法修改以及来自计算机病毒不可估量的威胁性和破坏力。尽管防火墙技术、密码技术、反病毒技术等网络安全防护措施也在随之加强和改进，但计算机的安全漏洞问题仍令电子文件管理者担忧，是电子文件真实性保护的一大“心腹之患”。

2.2 载体衰变致数据信息变化

传统文件的信息透过其载体可以直观地显现出来，因此载体的形态变化是判断传统文件是否真实的一个重要依据。但电子文件载体的变化是难以为人感知的，一颗外表破损的硬盘，所存储的电子文件可能“安然无恙”，而一块表面完好的硬盘，其上的电子文件却可能因为介质的老化而无法读取。电子文件存储载体的衰变不仅会影响电子文件的可读性，其内部的数字编码也有可能在载体腐坏的过程中发生意想不到的改变或丢失，造成文件信息的不完整。这就如同一份随时会消失字迹的信件，信件内容的完整与真实是无法得到保证的。

2.3 技术失误造成文件失真

在当前的技术条件下，对于长期保存的电子文件，为防载体老化造成信息缺损，或因技术更新使陈旧信息难以识读，我们只能依靠定期的载体转换、数据的拷贝复制、软件的升级等技术迁移工作才能达到永久保存的目的。这是最容易丢失数据的过程，由于技术上的失误时有发生，并非所有的迁移都能成功。例如技术人员选择了错误的应用程序或数据库进行迁移，或者采用了并不恰当的迁移方案，就有可能造成文件信息出错、元数据信息不完整等。有时技术人员在转移计算机设备和部件时必须断开网络连接，当网络服务恢复后文件的突然迁移也可能导致部分信息丢失。

2.4 信息失真的隐蔽性及验证的困难性

电子文件载体的可迁移性使文件内容与载体的完全分离成为了可能，电子文件物理结构和逻辑结构的离散性则使文件内容在发生变更后不露痕迹，传统的验证方法在电子文件面前失去了效用，使电子文件的失真具有很大的隐蔽性。目前对电子文件真实性的验证主要是采用元数据来跟踪电子文件的活动过程，但元数据的捕获、封装、固化等技术一直以来就是电子文件管理的棘手问题。数字签名、数字证书、数字水印等技术虽也可用于对电子文件的真实性鉴定，但这些方法主要是针对电子文件的拷贝，如果实施在需要归档保存的电子文件上，就会引起电子文件属性的改变，最终带来文件真实性受损的问题。因此从技术角度来说，电子文件真实性的验证相比传统文件更为复杂，难度更大。

综上，诞生于数字环境的电子文件决定了人们对电子文件的有效管理必须依赖信息技术的不断完善，而在我国电子文件管理发展的初期阶段，现有的技术条件对电子文件可读和真实性的保障显然还没有那么可靠。那么为了电子文件的长久保存，我们只能依靠电子文件和硬拷贝“两条腿走路”，以达到既满足电子文件的凭证性需求，又不偏废电子文件的利用优势，最大限度地服务于不同需求。

参考文献

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[2]颜晓栋.电子文件的长期保存研究[D].武汉大学，2004-05-04.

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