大数据技术背景下的高校档案管理探索

邹诗华

摘 要：大数据技术的快速发展及在高校档案管理领域的应用，极大地提升了档案管理的效率和水平。本文在阐述高校档案管理应用大数据的必要性基础上，侧重探讨了大数据环境下开展高校档案管理工作的具体路径。

关键词：高校;档案管理;大数据

随着我国高校规模不断扩张，学生数量越来越多，在日常教学与管理过程中生成了大量档案资料，除了文字资料以外，还有音频、视频、图片等，给档案管理工作设置了重重困难，再加上我国档案管理工作起步晚，管理理念、模式、技术等与世界先进水平之间存在着显著差距，在信息时代，这些差距迅速放大，只有进行变革与完善，才能切实提升档案管理水平，充分发挥出各种档案资料的价值。所以，将大数据技术引入高校档案管理工作中，具有较强的必要性与紧迫性。

1 高校档案管理工作中应用大数据技术的必要性

我国高等教育事业的发展不断迈上新台阶，学生数量不断增加，日常管理事务繁多，科研水平的提升，在这种情况下，传统档案管理工作也逐渐暴露出许多积弊，这就需要适时进行革新，以先进的技术手段进行档案管理，大数据技术不失为最好的选择。大数据是一种大规模的数据库软件工具，不仅能获取海量数据信息，而且能对这些数据信息进行甄别、分析、处理，还能以极快地速度实现数据流转。大数据的崛起，会在整个社会引发一场新的技术革命。

大数据技术凭借独特的优势，能以智能化的方式对纷繁复杂的档案进行管理，甄别与消除低质量数据，切实提高档案利用价值，还能提供编码、档案检索等服务，满足用户个性化需求，提升档案资源的全面性。如今，大数据技术已经渗透到多个领域，将其引入高校档案管理当中，能实现档案管理的数字化、规范化发展，为用户使用档案资料提供便捷，创建合理有效的檔案管理系统，使档案资料更好地服务于教育事业的发展。

2 大数据环境下的高校档案管理工作策略

在信息时代，高校档案管理也面临着前所未有的挑战，要想充分发挥出大数据技术的优势，使之更好地服务于档案管理，每一个档案管理人员都要切实提高自身素质，及时摒弃陈旧管理理念，转变管理思维，实现管理工作的跨越式发展。现对大数据环境下的高校档案管理工作提出如下建议：

2.1 依托大数据技术实现高校档案资源的整合共享

要站在新的高度审视档案管理，充分认识到信息化发展的意义与价值，遵循统筹规划、循序渐进的原则，将基础性、数字性、管理性资源融合到一起，最大化实现信息共享。具体如下：

1）要整合基础性档案资源。信息化发展背景下，各个部门、各个院系在日常工作开展过程中都生成了大量档案资源，这些档案资源涉及到多个方面，如，行政管理、教育教学、科研工作、党建工作等，既记录了各项工作的开展情况，也能为后续发展提供依据，是一笔宝贵的财富。档案管理人员要将这将资料整合到一起，为档案管理的数字化发展奠定基础，为其他用户的使用提供便利条件。

2）要整合数字性档案资源。学校要依托于大数据、云存储等信息技术手段，建立起完善的档案信息管理中心，安排专人进行数据录入、加工、存储工作，使过去碎片化、零星化的档案信息资源与专题数据整合到一起，并对其进行分门别类地整理，创建立体化、统一化的档案数据资源库。同时，也要对各种档案进行数字化整合，将文字、图片、音频等不同形式的档案内容转化为数字信息，实现电子文件与数据文件的无缝衔接，提高档案分析、服务质量，为用户检索与使用提供方便。

3）整合管理性档案资源。在具体操作过程中，将重点精力用于管理标准、制度、机构的整合当中。要以档案馆为中心，在各个院系管理部门的支持下，开创全新的档案管理格局，将文书档案室、校史展览室、人事档案室、科技档案室等多个档案管理机构联结到一起。与此同时，也要具备大局观，为各个管理机构建立一套科学合理的档案管理制度，制定出具体的管理标准，涵盖信息采集、管理、提取等多个方面，形成全校通用的管理制度，为数字化档案管理工作的开展做好准备。

2.2 依托大数据技术实现高校档案信息的精准采集

大数据已经渗透到各个领域，数字技术与档案管理的高度集成，使档案采集与推送工作都发生了巨大的改变，面对用户多样化的使用需求，只有数字化、自动化的档案资源采集工作，才能为用户提供更加精准、到位的服务。具体如下：

1）依托大数据技术实现档案信息的自动抓取。办公自动化在高等教育中的应用与普及，对高校的教育教学、行政管理等产生了革命性影响，数字资源的迭代周期缩短，资源更新速度快，信息量翻倍增长，在海量信息中，难免会夹杂一些冗余信息。这就向档案管理人员提出了较高要求，不仅要及时采集信息，还要进行信息甄别，从中提炼出有价值的内容，管理人员的负担更重。大数据技术的运用，能对网络信息进行动态化、跟踪化监控，不仅能自动抓取信息，还能将信息进行保存与归档。与此同时，高校也要加大宣传力度，增强广大师生的归档意识，对档案管理人员的工作表示支持。

2）合理利用大数据技术重构高校档案管理工作流程。高校档案管理本身就是一项复杂性、系统性的任务，涉及到多个环节的内容。多年以来，档案管理工作的核心就是收集归档，一般都是在学期末进行集中收集，有时也会在日常工作开展的过程中收集资料。大数据技术的应用，丰富了档案管理的内涵，档案管理也日益向着扁平化方向发展，不仅要随时收集档案信息，还要根据具体的内容、形态等对其进行管理，在提高档案资料统计利用效率的同时，提升档案资料的价值。

3）借助大数据技术实现档案信息的精准推送。借助于大数据技术，高校档案管理部门会对每一个用户的使用记录进行分析，准确把握用户需求，为用户精准推送一些他们经常关注、使用的档案信息资源，以此来满足用户的个性化使用需求。

2.3 依托大数据技术实现高校档案信息的高效利用

信息时代的来临，高校档案资料不断增加，用户需求也发生了改变，这都向档案管理工作提出了新的要求，绝不能孤军奋战，应该遵循合作共赢的理念，在多方力量的支持下共同做好档案管理工作。

一方面，可以通过与数据服务商合作。

在技术水平、人才实力等方面，数据服务商都独具优势，档案部门要在其支持下，建立健全数字档案资源库，切实提升档案管理水平。另一方面，档案管理人员要对各种管理资料进行动态化收集与管理，这就需要得到各个部门、各个院系的支持，也要适时组织教师培训，或是为学生组织知识讲座，使他们意识到档案管理的重要性，增强师生的归档意识。此外，在大数据技术的应用，档案管理部门绝不能满足于被动式服务，要对每一个用户的使用记录、关注内容等进行分析，对其档案使用需求进行分析，提前做好服务准备。

3 结语

总之，大数据正在推动着人们生活、工作、思维等方方面面的变革。通过将大数据技术合理地运用到高校档案管理当中，改革和创新高校档案管理方式，依托大数据技术实现档案信息的高效管理、合理利用以及共享，实现对档案信息的全方位有效分析，切实提升档案资源的利用价值。

参考文献

[1]黄莉雯.大数据环境下高校人事档案管理云存储构建[J].兰台内外，2019（7）：7-8.

[2]张慧玉.大数据时代高校档案资源管理的思考[J].兰台世界，2018（9）：60-62.