如何加强电子档案信息安全管理工作

李开勋

【摘要】加强对电子档案的管理是目前最为重要的议题之一，已经引起社会各阶层人士的重视。本文以电子档案的管理为主要内容进行分析研究，并给出建议。

【关键词】电子档案;管理档案;档案管理措施

不同的领域内，会产生不同的信息数据，存储于电子档案中，现如今电子档案已经逐渐替代纸质档案的传统应用模式。在两相对比下，电子档案更具有科学性、保存方式会更加完整，能逐渐被人们应用。加强对电子档案的管理是保护数据资料的重要工作。

一、电子档案的独特性

电子档案的应用在生活中随处可见，不管是家庭、工作、学习都必然存在其中。电子档案之所以被现代人类所认同，是因为电子档案拥有独特的特性。例如，可以在不同的计算机内进行流转，可以与档案制作时期的载体进行分离，不拘束于传统纸质档案的邮寄形式。可以确保档案在流转过程中的绝对安全，避免数据流失。区别于纸质档案的流转方式，避免中间环节出现的问题。另外电子档案的数据内容可以进行实时更改和替换，这样一来，数据流转到另一方时，如果档案内的数据需要更改，可以根据指定内容区域修改，区别于纸质档案的必须重新覆盖，以及数据更改不方便的问题。同时也保证了数据的实效性和精准性。

电子档案可以允许错误操作的发生，如果电子档案内的数据资料因为某些客观因素导致错误性删除，那么可以根据计算机技术在硬盘内进行复原恢复，避免麻烦的加大，区别于传统纸质档案，纸质档案如果因为意外操作导致档案原件丢失或者毁坏，那么必须耗费大量的人力物力资源才可以达成档案复原恢复，还不能保证恢复后的档案完整。电子档案最为重要的特点是易于保存性，电子档案的保存方式，要远远超过纸质档案保存的方法。电子档案的保存需要U盘、硬盘、云平台等现代化存储工具作为支撑，相对于纸质档案的保存环境来说，操作性降低，但是劣势是更容易被损坏。不过这一点瑕疵并不能使其应用性降低。相对于纸质档案保存环境需要的湿度、温度等条件，电子档案便利的保存方式引起人们的认同。

二、电子档案数据资料的安全性要求

数据信息安全是现代人追求的目标，在现代生活中，人们保存着各种数据，有些不愿意被人知晓的数据档案则需要妥善保管，以保证其不会丢失和被有心人窃取。

（一）电子档案的机密性。电子档案可以确保数据资料的合法使用者任何意图的流转和更改，在电子档案的访问时，访问者需要验证身份，才可以进行数据的访问。

（二）电子档案的真实性。电子档案内的数据信息进行流转时，需要核实档案来源的合法渠道，避免数据的混入。

（三）电子档案的完整性。数据的流转和相互间的浏览是电子档案存在的主要作用，关注电子档案的相关人员浏览后，发生的改变和改变的内容，要看是否涉及到数据的损坏，以保证电子档案的完整性。

以上三个条件是档案管理的重中之重。电子档案的管理一般都由计算机为工具来进行操作和部署。档案管理安全系统必须以涵盖以上三个条件为基础，从而实现档案的共享和信息数据的公开应用。在此期间，档案管理系统必须保证每个环节都要进行安全检修，发现并解决安全系统中的漏洞。

三、电子档案信息管理应采取的措施和建议

（一）电子档案背景信息采集。电子档案在形成阶段，务必采取相对应的技术来整合电子文件的背景信息，包括电子档案的内容、结构、规格等数据，然后进行存根，对该档子档案最开始形成的目的和内容真实性及完整性作为此电子档案后期修改最為有效的依据。

（二）消息认证。电子档案的存在价值来源于可以实时性修改，在电子档案管理的内容中应存在消息提醒的功能。档案在频繁流转的过程中，必然存在对数据的更改和修复，所以每个档案必须要有相应人员修改信息，包括修改时间、修改内容、修改后归档日期等等。以确保数据一旦出现意外损坏或者丢失，在短时间内找到问题出现的环节时间和环节人员。

（三）身份验证。给每一个能访问档案的人员设置一个专属的身份代码，代码的形式可以是人脸、指纹、数字，字母等方式存在。并且代码只能由档案管理安全系统作为发放，档案管理安全系统的外部编程中必须拥有这个程序。这是一种必要的防犯非法人员入侵的重要措施。

（四）防写措施。在一些重要的基础文件中，是不允许进行更改和删除的，于是很多安全系统中默认出现了档案的“只读”状态，这种措施是根本源头上的防范措施，数据无法进行变动就是对数据最好的保护。

四、结束语

社会的发展对科技起到了支撑的作用，而科技的发展对档案管理起到了绝对性的保障，着手于电子档案管理是现代社会的必须要求。如今，数据决定着人们的衣食住行，决定着人们的生活质量。所以重视电子档案的管理工作必须提上日程。以绝对科学，有效的方法，针对电子档案管理中存在的问题，以客观、有效的方式妥善解决，是当前人们面对电子档案管理的重要态度，如基于此态度，在今后人们的生活工作中，电子档案管理必将产生巨大的作用。

【参考文献】

[1]刘秋喜.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].求知导刊，2017（1）：44.

[2]杨飞.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].现代交际（学术版），2017（3）：170.

[3]陈秋香.档案信息安全的风险预测及应急预案研究[J].管理观察，2018（11）：60-61.