浅谈医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策

丁嘉颖

摘 要：医院的工作比较复杂，为处理好各项工作，就需要加强医院办公室文书和文书档案管理工作。医院办公室文书与文书档案管理事项较多，与医院的发展密切相关，因此，需结合医院的实际情况开展办公室文书与文书档案管理，积极解决现阶段存在的问题，制定有效的改进对策。

关键词：医院;办公室文书;文书档案管理;缺陷;对策

医院在不断发展的过程中，其工作日益复杂，人们对于医院的服务要求越来越高，这就需要加强办公室文书和文书档案管理。办公室文书工作隶属于医院内部管理工作范畴，文书档案包含医院的各项信息，加强办公室文书与文书档案管理可以保证档案信息完整、真实，具有可参考价值。为促进医院实现更好的发展，就要改进办公室文书和文书档案中存在的问题，为医院的发展提供全套资料，提高医院的运营水平。

1 医院办公室文书和文书档案管理工作的特点

文书档案主要是记录医院运营过程中发生的一系列过程和事情，包括物品的保存和重要的档案。要加强对各项信息、资料的存储，根据资料的类型实现分类归档和存储。对信息进行有效的采集和管理，形成目录，方可实现科学有效的储存。文书档案包含的信息众多，这是由于医院自身的性质决定的。医院的部门众多，工作复杂，由此就会产生大量的信息，需要将这些信息进行采集，归纳，形成类型多样的档案。在文书档案中，常见的类型有科技档案、行政档案、财务档案等。档案载体也不限于纸质文件，还有图片、视频、音频等多种形式。

2 医院办公室文书和文书档案管理工作存在的不足

1）管理体制不够完善。许多医院缺乏完善的文书档案工作体制，这就使得许多工作不能规范进行操作，缺乏完善的依据。各类文书资料的管理本身就需要耗费许多时间，其内容大多比较专业，这就需要加强对文书资料的采集、归纳和分类。因此，实现上述环节的关键之处就在于建立完善的体制，设置相应的标准，使文书资料得到顺利采纳和正确分类。

2）不重视档案管理。许多医院人员将注意力放在提高自身业务能力上，对档案管理工作比较忽视。目前，各大医院面临的竞争日益激烈，文书档案管理工作就会被搁置在相对不重要的位置上。这样就会导致文书档案的内容缺乏一定的技术性，虽然内容众多，但实用性不强，可利用价值较低，不能协助医院做出正确的决策。在长期得不到重视的情况下，档案资料会有丢失、保管混乱的问题。医院文书资料管理的职责不够明确，管理不到位，许多文书资料和病历资料混合，影响医院档案管理整体水平。

3）管理人员素质有待提升。从事办公室文书和文书档案管理的人员大部分并不是科班出身，而且多数是以兼职开展管理。这些人员缺乏专业的文书管理知识和经验，在进行文书资料管理时不一定能保证档案严格按照相关标准得到管理与使用。

3 办公室文书与文书档案管理的改进对策

1）完善办公室文书档案管理制度。为提高医院办公室文书档案管理水平，就要保证管理工作规范操作，制定严格的管理制度，优化档案管理流程。进行档案录入时，要严格按照制度进行操作;保证医疗档案的专业性和实效性，避免出现问题。进行档案收集和整理时，需制定与档案资料相关的审核制度，保证档案资料内容的专业性和真实性，提高档案内容的参考价值。进行答案借阅时，必须要办理手续，遵循档案借阅的各项要求，借阅完毕后要及时归还，使档案更加安全可靠。

2）充分重视办公室文书档案管理。要充分重视办公室文书档案管理工作，这样才能将各种重要的资料进行有效的保管和利用，有利于实现医院可持续发展。医院领导要重视文书档案管理工作，加大投入力度，完善相关配套设施。将陈旧的设备替换掉，购置新的设备，使档案管理工作与时俱进，保障档案资料的安全。领导要组织相关人员参与到各种学习之中，学习档案管理的知识，提高办公室文书档案管理的意识，提高员工工作的积极性。引进优秀的资源，除了要保证有专职人员负责这项工作之外，还要采用现代化管理措施和先进的技术开展档案管理，使档案的利用率得到有效提升。采用电子设备对文书档案进行处理，使其形式更加丰富。为避免档案遭到泄露和丢失，需提高安全管理意识，优化档案管理的环境。对纸质档案进行保管时，需要保证储存环境的湿度和温度符合要求，减少外界因素对资料造成的损坏，使珍贵的资料得到妥善保管。加强对文书档案设施的維护与保养，档案库房要有良好的防潮效果，避免档案发霉变质。

3）提高文书档案管理技术水平。为促进医院办公室文书档案管理工作得到进一步发展，先进的技术不可或缺。新的时代，信息技术得到飞速发展，办公室文书档案工作也要实现信息化建设，采取信息化管理手段。对于不同载体的档案资料要采取不同的方法，实现档案高效、规范管理。随着信息技术应用的不断深入，医院档案开始逐步迈向无纸化方向。信息技术能够解决传统纸质档案管理存在的问题，不仅可以减少档案被损毁的可能性，还可以提高档案管理效率，实现对档案的高效分类管理。在信息技术的支持下，各项数据可以在第一时间内得到采集，实现准确的分类和存储，这样可以保证信息的时效性。相关人员可根据需求进行查阅，非常方便。

要构建先进的档案管理信息化系统，应用互联网技术和信息技术以保证所有档案在这一平台上得到存储，实现资源共享。相关人员在查阅资料时，可突破时间和空间得出闲置，只需借助网络即可实现对资料的查找。传统纸质档案查找不仅麻烦，而且不容易查找，降低工作效率，显而易见，在信息技术的支持下，档案的查找将会变得更加方便快捷。档案可以以电子存储在系统之中，一改传统纸质档案容易损毁的问题，有效保证档案资料的安全。

在进行文书档案管理信息化建设的过程中，档案的形式主要是以纸质档案和电子档案为主，这是由于医院比较特殊，许多资料依然需要以纸质为载体，因此，在开展档案管理时，除了要引进先进的技术构建完善的档案管理系统之外，相关人员的素质也要不断提升，为珍贵的医疗档案提供良好的环境。

4）提高管理人员的综合素质。医院文书档案管理工作具有一定的特殊性，需要专业的人才负责这一工作，提高医院文书档案管理水平，保证各项档案的安全。在完善相应的设施，引进先进技术后，还要转变思想观念，不断提高档案管理人员的综合素质，使其能够具备专业的档案管理知识和丰富的经验，使文书档案管理工作与时俱进。要提高档案管理人员的职业素养，实际能够对文书档案管理工作充满责任感，能够严格按照相应的要求和标准进行工作，使各项档案工作高效完成。医院要加强对档案管理人员的培训，除了要使其掌握专业的知识之外，还要了解相应的注意事项，掌握多种多样的管理方法。要提高档案管理人员的入选门槛，保证相关人员的学历和专业符合要求，从源头上把控档案管理人员的素质。文书档案管理人员要掌握先进的计算机技术，能够熟练使用多种现代信息工具，为文书档案管理奠定坚实的基础。管理人员要有良好的信息获取能力，可以熟练将档案提供给相关人员，提高工作效率。

4 结束语

综上所述，医院办公室文书和文书档案管理工作十分复杂，需要领导予以高度重视，加强对先进技术和设备的引进，提高档案管理人员的综合素质，这样才能保证文书档案资料为医院的相关决策提供有效的参考，保证医院各项工作顺利进行，推动医院全面发展。

参考文献

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