司法机关案卷档案保存机制探讨

高苗苗

摘 要：司法机关案卷档案文件形式多种多样，内容复杂，保存意义大，难度也大，单位应打造高素质专业化档案管理团队，创新案卷档案保存模式和管理理念，实现案卷档案保存与利用的衔接，提升案卷档案管理保存水平。

关键词：司法机关;案卷档案;保存机制;探讨

一般来说，司法机关是指人民法院，但是从广义上讲，人民法院、人民检察院、公安部门、司法行政部门都属于司法机关的范畴，因为这些部门的工作性质及内容不同，所以，在档案管理上，也存在不同的要求。鉴于司法机关的政治性质，对于案卷档案的保存有着极高要求[1]。在信息化及互联网时代背景下，司法机关应该合理应用现代化科技，优化案卷档案保存机制，提升档案保存的可靠性和安全性，同时优化档案利用率。

1 司法机关案卷档案概述

司法机关在日常工作过程中，会产生大量工作档案，包括案卷档案、会计档案、行政档案、党建档案等。其中，案卷档案属于诉讼文书档案，包含诉讼文书、证据材料等内容，是司法机关档案管理部门的重点管理对象。

与其他行政机关工作档案不同，案卷档案它的本质是档案，是反映人们社会活动的历史记录，是法律援助工作的总结，仅此一份，一旦损坏或丢失，将造成不可估量的损失。而且，案卷档案除了是一种信息的保存外，还具有持续的效力，因为，按照《中华人民共和国档案法》、《人民法院档案管理办法》等法律法规的规定，案件结束后，案卷档案即可入档。但是，案件经法院审判后的结案，并不等同于法律意义上的结束，按照《诉讼法》所规定的再审制度，如若案件审判后，出现新的证据，是可以推翻审判结果进入再审程序的，需要重新开启原有案件卷宗，持续更新，完整反映案件的审判过程[2]。

除了保存意义重大外，司法机关案卷档案保存难度也极大。案卷卷宗中包含各类法律文书、证据材料、法律条文等，文件形式多种多样，内容复杂，纸质档案、实物档案、电子档案共存，保存方法各异，管理难度大。而且，按照《人民法院档案管理办法》的规定，案卷卷宗的保存期限为长期或永久。

2 司法机关案卷档案保存现状

1）案卷档案管理人员综合素质不足。司法机关工作性质特殊，政治地位敏感，工作人员大多为国家公务员，而且档案管理工作由书记员、法官助理等兼任，还有一部分是专门聘请的专业人员，从案卷档案管理团队组成上来看，专业方向不一，很难协调好双方的工作。而且，在信息化时代，部分案卷档案为数字形式档案，在无纸化办公要求下，各地纷纷开展档案管理的信息化建设，这要求档案管理人员，能够掌握基本的计算机知识和技能。但是，从目前来看，兼具司法专业知识、档案管理知识及信息素养的档案管理人员，少之又少。兼职档案管理人员，熟知法律知识，但是缺乏专业的信息管理知识;专职档案管理人员，专业素养过关，但是法律知识欠缺;而一些工作经验丰富的老员工，可能在常年工作下，法律素养及专业素养均较高，但是学习能力退化，信息素养偏低[3]。

2）保存模式和管理理念落后。现阶段，司法机关所采用的案卷档案保存模式、管理理念较为落后，缺乏大局观念，重内不重外。虽然说，案卷档案是在司法机关审判活动中形成的记录，但是，案卷档案的利用并不局限于审判业务部门，执行部门等也可能要利用这些档案，其他法院及上级法院，由于需要调取相关联的案例，或者对案件审判展开司法监督，调用相关案卷档案。而且，监狱管理部门在对在押犯人作出减刑假释处理时，检察机关在起诉过程中确认案件当事人情况时，也需要用到这些档案[4]。现阶段的保存模式和管理方法，有违案卷档案保存和管理的初衷，无法发挥其信息指导价值。

3）案卷档案的保存与利用衔接不足。保存的作用，是为了后续更好的利用，所以，这是两个密切衔接的过程。但是，现阶段在司法机关案卷档案管理中，保存与利用明显脱轨。通常情况下，法院的案卷调取都比较紧急，为了保证司法效率，案卷调用、归档的信息输入，通常会比实践更慢一步，很容易发生纰漏。这一现象的发生，与档案保存方式较为传统有关，档案利用信息无法及时反应在管理平臺上，造成了档案管理的不透明。而且，实体案卷的利用十分不便，程序繁琐，而且，在利用过程中，管理难度大，很容易出现各种意外。

3 司法机关案卷档案机制的构建

1）打造高素质专业化档案管理团队。针对目前档案管理人员总体素质无法满足案卷档案保存要求的问题，司法机关应该积极作出改变，打造专业协调的档案管理队伍。首先，协调好档案管理部门的工作，合理分工，充分发挥司法人员对于案卷内容的敏感性，严格按照案件进程的法律程序，有序存档，保证档案内容质量，便于后期的档案查询和利用。充分利用档案管理人员的专业度，优化档案保存方式，做好案卷档案保存工作。其次，为了打造全能型的档案管理人员，司法机关应对症下药，制定个性化的培训方案，比如说兼职档案管理的书记员、法官助理等，需展开展档案管理专业教育，帮助其熟练掌握现代化的案卷档案保存理念和方法。引进高学历具备较高信息素养的档案管理专业人才，并引导其在日常工作中，逐步熟悉法律知识，掌握司法程序，同时，推动专职人员和兼职人员的交流互动，互相学习，共同提升[5]。

2）创新案卷档案保存模式和管理理念。要想提升案卷档案利用率，更好的发挥其社会效用，司法机关应该转变现有的管理模式，改变各级法院各自管理本院形成诉讼档案的方法，实现案卷档案的集中统一保存管理，实现资源的共享。国家应该充分重视基层法院的案卷档案保存管理工作，给予足够的资金支持，让基层法院能够健全档案管理部门，打造现代化案卷档案保存室，配置足够的档案管理专业人员，为全国司法档案库的构建，打下良好的基础。同时，推动案卷档案的数字化建设，借助电子卷宗，实现档案内容的异地共享，加强实体卷宗的调用、借阅管理，降低档案损毁、丢失风险。

3）实现案卷档案保存与利用的接轨。司法机关应该严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《机关档案工作条例》、《人民法院档案管理办法》等规章制度，完善案卷保存机制，设立相对应的档案机构，按照档案分类和载体差异进行案卷档案保存。为了优化案卷档案的利用，应该充分应用计算机技术、数据库技术、数字化技术及互联网技术，引进相关技术及设备，包括计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机、空调、消防设施等，建立共享数据平台，实现信息的异地共享，使用者登陆平台后，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，大大提升工作效率。

4 结语

司法机关在审判活动中，会产生大量诉讼文书档案，案卷档案就属于其中的一种，数量最多，且内容最为繁杂，相较于其他档案，管理难度大，且专业性较强，需要严格按照相关准则进行内容的采集、整理、分析、保存和利用[5]。随着时间的延长，案卷档案内容会不断增加，依靠传统的管理方式，采用原始资料保存的方法，可行性低，很容易出现案卷档案丢失、损坏的情况。为了形成一个庞大的案卷档案库，相关部门应该借助现代化信息技术，实现案卷档案的纸质化保存和数字化管理，全面提升案卷档案管理利用水平。

参考文献

[1]刘志娟.民国女性离婚权利实现的困境解读——基于1935-1949年河口离婚司法档案的考察[J].法制博览，2019（12）：8-10.

[2]冷立新，李海军，张晔瑶，张卫东.电子档案单套制管理的实践探索——基于珲春法院的案例研究[J].兰台世界，2019（04）：35-37.

[3]张瑞霄.“智慧检务”背景下基层检察院检察档案开发利用现状分析——以A院为例[J].法制博览，2018（30）：183.

[4]娄敏.信用、风险与土地市场：民国时期押租制度再研究——以江津县债务类司法档案为核心[J].史林，2018（02）：105-114.

[5]宋能君，廖从伟，王方方.司法责任制改革背景下统一业务应用系统的完善——以重庆检察五分院的应用为视角[J].法制与社会，2018（07）：166-168.