事业单位档案管理存在的问题

陶萍萍

摘 要：随着经济的不断发展，事业单位的数量和规模也不断扩大，事业单位的管理工作受到越来越多部门的重视。在管理事业单位的过程中，有很重要的一项管理环节是档案管理，这关系着企业能否系统地掌握工作人员和部门发展的相关信息，这对于事业单位的发展具有很重要的作用。但是目前事业单位中的管理工作还存在很多缺点，由于受到周围环境和单位实际情况的影响，档案管理的质量和效率还有待提高。事业单位要积极探索有效的改进措施，解决当前档案管理中存在的问题，充分利用好档案中的信息，从而借以完善单位的决策，促进事业单位更加稳定地发展。笔者根据多年的工作经验，主要针对事业单位档案管理存在的问题进行分析和讨论。

关键词：事业单位;档案管理;问题

1 事业单位档案管理中存在的问题

1.1 事业单位档案管理所受重视程度不够

目前，一些事业单位并未深入学习我国现行法律规范，更没有将其有效贯彻落实，所以便导致档案管理工作长期被忽视，认为其无关紧要。简单而言，事业单位档案管理没有受到足够的重视，使得档案管理工作很长一段时间均处在一种无序的阶段，十分混乱。

一直以来，困扰事业单位档案管理的一个重要问题便是重视程度，部分事业单位的管理与领导人员未清晰全面地认知档案管理，片面的认为档案管理其实就是整理资料，堆砌信息，以致于事业单位并未以充足的资金支持档案管理，也没有对其引起足够的重视，几乎以漠视的态度对待事业单位档案管理。

1.2 事业单位档案管理制度不健全

事业单位缺乏先进的档案管理工作模式，以至于档案管理工作毫无科学性、技术性可言。加之一些事业单位仅为对自身效益予以注重，没有重视管理档案部门，且档案管理制度也存在弊端，没有完善的管理依据用以管理人员，使之工作自由散漫，存在较大的随意性。不仅如此，没有第一时间在规章制度中加入档案信息归档的范围、要求、手续和实践，档案管理缺乏有效监督和执行，让事业单位档案管理工作效率严重降低。

1.3 缺乏管理意识以及较高的综合素质

事业单位的档案资料信息对于事业单位中各项工作顺利进行都具有非常重要的现实意义，对事业单位工作的回顾以及对未来的展望都带来了经济效益以及社会影响。虽然，档案管理工作具有非常重要的作用，但是，较多的事业单位缺少对于档案管理工作的重视程度，档案管理意识比较弱，从而影响了档案管理工作的工作效率，使其较低于正常水平，严重影响了档案发挥自身的重要作用。与此同时，一个单位的发展高度在很大的程度上都取决于相关工作人员的工作态度以及综合素质水平，事业单位的档案管理工作同样也是这样。有些档案管理人员在进行工作的过程中没有端正工作态度，对工作缺乏责任心，对于档案的更新总是延后，不能够及时的做好档案卫生，同时，不能够做到及时发现问题并且将其解决，这种缺乏综合素质的档案管理人员对于档案的管理工作和事业单位的其他工作都产生了比较大的负面影响。

2 事业单位档案管理的对策分析

2.1 提高事业单位全体人员对档案管理的重视程度

档案管理保密是开展事业单位档案管理工作最为重要的一项内容。站在这一层面上来讲，在对档案管理库房的位置进行选择以及后期建造过程中，均应严格参照我国现行相关标准和规范，以让档案管理涉及的各个部分（库房、办公室、阅览室）在空间区域划分中的独立性得到保证。同时，还应系统的培训保密档案管理工作人员，提升其专业技能，使之可以严格管理保密档案。

应让相关领导与管理人员对事业单位档案管理的价值有一充分认识，让其将事业单位档案管理的积极价值给了解到，以把档案管理工作联系起事业单位经济效益和社会效益的取得，除了思想上引起重视外，并从条件与环境上给予支持，营造一个宽松的氛围和良好的支持环境给事业单位档案管理。

2.2 建立完善的事业单位档案管理制度

档案管理工作涉及内容非常多，且十分复杂，不仅需要各部门相互配合，且完善的事业单位档案管理制度也不可缺少，以促进档案管理科技含量的提升，有效落实档案管理制度。比如，档案管理部门应结合实际情况，以档案管理人员为着手点，对单位目标管理考核的各项指标予以完善，认真记录各类型人员的档案，包括就职人员、新聘人员、离职人员、退休人员，并按照提档程序转接转调管理人员的档案，第一时间对其进行编号归类，有效保护档案信息。除此之外，还应将有关档案管理的归档、管理、销毁、调阅制度制定出来，安排专人进行保管，使档案完整性得到保证，并制定与本单位管理相关的规章制度，有条不紊地管理档案信息。

2.3 应该不断提高档案管理工作人员的思想意识以及提高其综合素质

事业单位应该定期对档案管理工作人员开展必要的知识培训，从而提高他们的思想意识，其能够端正自己的思想，树立正确的工作态度，能够从自身体会到档案管理工作的重要性以及必要性。与此同时，应该加强对管理人员专业知识的培养程度，从而提高他们的专业知识水平以及自身的综合素质水平。随着社会经济的不断发展，信息需求量的不断提高，档案管理工作人员应该与时俱进，适应时代发展的速度，从而使档案管理工作能够充分满足社会发展的需要。

2.4 增强现代化信息的建设

随着事业单位规模和工作时间的增加，产生的档案越来越多，如果还使用原始人工管理档案的方法，必然会增加管理人员的工作压力，加大档案管理出错率。因此要借用现代信息技术，完善档案管理工作，利用档案管理软件，管理人员只需将档案录入，自主进行档案的分类和储存工作。事业单位加大对信息档案部门资金的投入，购入打印机、复印机、缩印机等，并引入正规档案管理软件。利用计算机，提升对档案的管理质量和效率。单位领导确定档案管理工作信息化的流程，然后对其进行完善和优化，保证其工作满足单位发展需要。在此技术背景下，购买适合的软件，保证档案管理工作的现代化。对信息系统的建设中，要重视对安全的管理，外界病毒和黑客的攻击、计算机硬件的损坏、人为破坏，都可能造成计算机中档案的丢失，因此要加强对档案的管理工作，如明确使用流程，严禁非本部门员工随意使用计算机;下载杀毒软件和防火墙;定期邀请计算机运维人员进行检测和杀毒工作;做好档案的备份工作，保证信息化档案管理的安全性。事业单位档案管理工作的现代化建设，优势有很多，如减少纸质资源的浪费;延长档案保存寿命，提升档案完整性;全程有信息技术分类，不会出现分类错误的情况，减少错误的产生。总的来说，信息技术和档案管理工作的融合，有很强的优势，值得推广。

3 结束语

在事业单位的发展道路上，档案管理工作时很重要的一部分。随着时代的发展，事业单位中的档案管理工作也要进行一定的改革和优化。目前很多事业单位在档案管理中还存在着一些问题，这需要事业单位加大对管理人员的监管和考核，组织工作人员参加一些关于信息技术的讲座，培养其信息化意识和责任意识，从而提高档案管理工作的效率和质量，促进事业单位更加稳定地发展。

参考文献

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