浅议办公室接待工作的细节管理

聂玮丽　李红梅　剡凤霞　梁正缓

【摘 要】接待工作看似简单，实则纷繁复杂，它不但是办公室工作中一项重要的任务，而且接待水平的高低集中代表着一个单位的整体形象。论文对如何做好办公室的接待工作进行了探讨，对接待工作应注意的事项进行了分析，并就如何做好办公室接待工作提出具体的建议。

【Abstract】The reception work seems simple， but it is complex. The reception work is not only an important task in office work， but also the level of reception represents the overall image of a unit. This paper discusses how to do well the reception work in the office， analyzes the matters needing attention in the reception work， and puts forward concrete suggestions on how to do well the reception work in the office.

【关键词】办公室;接待;细节;服务;大局意识

【Keywords】office; reception; details; service; overall awareness

【中图分类号】C931.4                                          【文献标志码】A                                【文章編号】1673-1069（2019）08-0041-02

1 引言

在接待活动中，工作人员要做一个有心的人，要做到“律已、敬人、知礼、守礼”。对于参与接待的工作职员来说，所谓做到有心就是要想别人想不到的、想到之后还要比别人做得更好，对自己要求严格，保证自己事事都要做得完美。保证做到接待工作流程严谨、规范有序、热情周到、耐心细致。

2 确定接待指南

在具体的接待工作开始之前，详细了解嘉宾级别、行程，以及接待规格，保证接待质量。对于医院来说，接待活动多且复杂，因为平时不但要迎接省、市、区级卫生行政部门的各项检查工作，而且还要接待很多参观学习考察的兄弟单位。同时，医院为做好便民服务，方便患者就医，减少转院人次，每周都要外请省内外科专家、教授进行手术教学和讲座。因此，各类接待任务计划必须要周详，安排要谨慎。对于餐饮、车辆、接机，参观或会务类型及地点、人员等各个工作环节要做到严格把控，工作人员必须要养成一丝不苟的工作习惯。

3 及时良好的沟通是接待任务顺利完成的保证

工作人员及时做好上情下达，领会领导意图，动员其他同事，调动员工的工作积极性，挖掘员工潜能，发挥专长，根据个人能力安排部署相应的工作。同时，还要及时请教上级部门，积极争取上级部门的支持。学习和体悟领导的高度和远见是保证接待水平提升的关键。

4 落实任务，责任到人

根据具体接待任务，甘肃省金昌市中心医院建立了一套接待系统，与应急预案一样，根据活动策划启动相应的方案。各部门紧密配合，明确任务，细化责任，专人负责。例如，在金昌市中心医院隆重庆祝50周年院庆之际，邀请了众多省内外、市内外嘉宾，场面盛大隆重。就接待工作而言，虽然许多环节从很早就开始着手准备，但有些细节问题，只有到活动开始前夕才能确定，如省、市、公司领导出席的人数、确切时间，还有发出请柬后，参加人员的反复更换，很多不确定因素加大了接待的难度，造成接待工作的烦琐与紧张。所以接待工作一定要落实任务分工，盯人盯事，追踪过程。办公室就是总调度，要掌握全局，及时督促各项工作任务的进展情况，才能取得令人满意的成效。

5 注重细节，把小事做好

家常事最难做到最好，因为人的要求是不断增加和变化的。小到最简单的衣食住行，工作人员均需一一落实。包括与来宾就天气情况进行沟通，告知其着衣事项;饮食上，要了解他们的喜好与禁忌;住宿上，房间的规格，冷暖，包括水果的摆放，都要提前考虑周全;行程安排上，使衔接做到紧凑的同时，还不能让嘉宾感到疲惫。在十一长假前，金昌市中心医院接待了国家卫生部原副部长王陇德及卫生部人事司副司长常继乐一行，从九月中旬就开始对活动进行筹备，直到开始之前，工作人员还在就一些细节问题进行沟通，如院士的讲稿试播、两处会场的安排、院士的用餐习惯等都要再三确认。俗语说，没有做不到的，只有想不到的。对于接待工作来说，很多时候不是工作做不好，只是没想周全而已。通过每次接待活动的参与，工作人员应不断提升对接待工作的复杂性与重要性的认识，深地体会到“学无止境”，学问无处不在。

6 全面总结，扬长避短

每一次接待活动后的总结很重要，会使今后接待工作责任分工明确，条理更清晰，以此来提高接待效率和接待质量，在每一次活动中一给嘉宾留下良好印象的除了单位的硬件设施之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就是人们常说的“律已、敬人、知礼、守礼”。在接待时，接待人员衣着要整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，掌握尺度，把握分寸，要做到朴实、真诚、热情。同时，工作人员更要注意平时的学习和积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本单位的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

7 结语

接待工作是一项系统的工程，涉及的学问专业范围广，接待人员要认真贯彻落实接待的相关管理规定，坚持围绕中心，服务大局，不断优化细化工作流程，健全完善接待制度体系，积极构建领导有力、部门协作、资源整合的大格局，拓展平台，创新工作方法，营造更加优越和高效高质的工作环境。