机关事业单位文书档案电子信息化的管理

摘要：在长期的经济发展中，机关事业单位文书档案管理工作发挥着不可忽视的作用。随着我国大数据时代的到来，实现文书档案电子信息化管理成为必然趋势。文书档案电子信息化建设让我们清晰地意识到传统档案管理模式已经不适应当今的档案电子信息化管理，因此，探索满足新时代社会发展所需要的文书档案电子信息化管理方法迫在眉睫。

关键词：文书档案;电子信息化;档案管理

引言

当今社会，电子信息化的普及与应用已成为社会发展主流中的新常态，同时，随着文书档案的数据量急剧增加，文书档案管理模式也受电子信息化的深刻影响，发生了颠覆性的变革，推进文书档案的电子信息化管理，运用互联网进行档案的收集、管理、开发利用是新时期赋予文书档案管理体系的历史性任务和神圣使命。

一、传统文书档案管理的弊端

文书档案是机关团体、企事业单位进行信息查阅存储、经营（提拔）决策等的重要依据，是档案工作必不可少的内容。传统的文书档案主要以纸质文件为载体进行保管，需要耗费大量的人力、物力和财力进行分类归档，造成了档案管理工作低效率。如：传统的档案查阅需要提前填写档案查阅单，查档单位和存档单位分别签字、盖章、登记才可查阅，大大降低了档案利用的时效性;传统的文书档案多为纸质文件，不易长期保存，在长期翻阅后，极易造成档案破损，甚至无法修复，导致部分原始信息丢失;传统文书档案要求存档室必须具备保密、除湿、除尘等条件，一些基层单位无法在无法满足上述条件而存档，存在安全隐患;传统文书档案所涉条目繁多、存储量巨大，需要专门档案人员长期维护，增加了人工管理成本，且在查档时容易出现低效率重复工作。

二、电子信息化档案管理的优势

计算机是互联网时代必不可少的生产力工具，通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机，可以使档案变为数字形式，即快捷可更改，又能够及时分享，存储安全且便捷，比起传统档案管理模式优势极大。

1.档案的共享与办公自动化

在全社会进入办公自动化的背景下，文书档案的录入工作变得轻而易举，档案电子信息化管理系统可与自动化办公系统实现无缝对接，实时资源共享，同时，档案的收集、整理、归档、利用实现一体化工作流程，这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，提高了工作效率。

2.更快、更准确的档案查阅

电子信息化档案管理最大的优势，便是效率。傳统的档案查询不仅慢而且低效，这种低效不仅仅是在时间上，也表现在正确率上，而电子信息化下的档案管理，既快速，又准确，极难出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。在增加了工作效率的同时，也减少了工作人员的负担。

3.极大地便利了档案信息的利用

传统文书档案利用主要是以复印为主，近年来随着国家提倡机关事业单位“无纸化办公”，自动化办公系统得到广泛运用，纸质文书档案和电子信息化档案管理极不协调，且电子档案提供的信息化数据能够直接在自动化办公系统中使用，为使用者提供了极大的便利。

4.时效性和管理效率

传统的档案管理模式流程繁琐，档案查询效率较低，这加大了使用者的使用成本，而新的电子信息化档案管理，档案的录入、整理降低了人为操作的失误，大大提升了档案的正确率，同时电子信息化档案从采集、录入、归档、入库到利用全部通过自动化平台实现，使档案管理实现智能化、现代化，提高了档案管理效率。

5.加大了信息存储能力

档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及到许多方面，传统文书档案信息录入量少，而电子信息化的档案管理系统读写方便，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库。

6.优秀的存储媒介

传统的文书档案大都是纸质的，文件体积大，易潮、易燃，不易备份、保存、转移，存在安全隐患或丢失后无法复原的问题。而电子信息化档案管理易备份、可修复，而且利用硬盘等存储设备体积小、重量轻，发生灾害时易转移。

三、电子信息化档案管理的主要问题及防范措施

1.主要问题

（1）电子档案的信息传输安全问题。

由于互联网的开放性，电子档案在传输过程中容易被窃取、篡改，甚至通过USB、蓝牙等方式泄漏，对档案的机密性和不可外传性造成威胁。

（2）电子档案的真实性问题。

传统纸质档案，大多有领导签字、单位盖章，一旦入档真实性、合法性较有保证，而电子档案由于容易复制、修改，其真实性、合法性鉴别较为困难。

（3）计算机病毒对档案的危害问题。

电脑病毒、黑客攻击等会通过各种方式破坏计算机及档案管理系统的软件、硬件防护网络，导致电子文档的丢失和系统瘫痪。

2.防范措施

（1）提高档案管理人员素质。

加强使用电子档案保密宣传力度，对档案管理者开展持续业务、保密、法律培训，提高档案管理者的法律意识、保密意识和业务能力，保证档案管理的规范性、安全性。

（2）加强电子档案的软硬件建设。

按照档案工作规范化管理的要求，档案室配置除湿机、温湿度剂、密集柜等各种设施设备，确保档案无霉变、虫蛀等不良现象，同时加强杀毒软件的更新和防黑客技术的学习，防止对档案系统的攻击和恶意修改。

（3）有效运用现代防范技术。

如运用加密技术预防电子档案被截获;运用签署技术防止除传输者外的双方的可信性;运用权限控制技术防止除档案管理者外的无关人员对系统的非法访问;运用现代监控技术防止档案信息不受侵犯。

（4）建立完善的安全管理制度。

档案管理部门要建立一套科学、合理、严密的档案管理制度，对每份档案进行“全过程管理”。主要包括：制作过程中要明确责任分工，确保每份档案可追溯;确保归档资料要完整、真实、无病毒，且与源文件一致;运用只读光盘或一次性写入光盘作为存储介质，层层备份，定期检查档案的有效性、安全性;一式三套保存电子档案，一套封存保管，一套异地保管，一套提供查阅，做到万无一失。

（5）加强对纸质档案的管理。

由于电子档案的特殊性，其安全性受多种条件制约，目前还不能以电子档案完全取代纸质档案，而纸质档案在合适的物理条件下可保存较长时间且其不易修改的优势决定了在加快纸质档案电子信息化发展的同时仍然不能放松对纸质档案的管理。

四、结语

档案管理信息化是全国档案事业正在建设和发展的一项重要工程，山西省委组织部要在2020年底前实现省管干部全部档案电子化，随后各市、县实现市管、县官干部档案电子化，必须大力推进机关事业单位文书档案管理电子信息化建设，档案管理者要转变传统观念，利用信息技术提高档案工作效率、保证信息安全。

参考文献：

[1]沈彦.浅议电子文件及电子档案管理[J].企业导报，2010（4）：190

[2]王薇.档案信息化管理的优势及相关安全问题分析[J].科学技术创新，2016（12）：178

（作者单位：吕梁市能源局）