Excel在大学管理中的应用研究*——基于能级进阶理论的视角

王余勤

（西华师范大学 国有资产管理处，四川 南充 637009）

一、引言：管理者的需求

近年来，越来越多的大学教师利用Excel 开展管理工作，改变了以前主要依靠纯手工统计与分析数据的落后状况，提高了管理效率。一方面国家要加大对高校管理干部的教育信息化培训，提高教育信息化的能力和水平，2019 年教育部办公厅印发了《2019 年教育信息化和网络安全工作要点》，提出要：“持续做好教师和管理干部教育信息化培训，深入实施《教师教育振兴行动计划（2018-2022 年）》，启动互联网+教师教育创新行动，举办全国教师大数据高级研修班。”[1]另一方面，信息技术飞速发展，各种管理软件如雨后春笋，让管理者应接不暇。从管理的角度分析，也是智慧校园建设的需要，主要通过利用云计算、物联网等相关技术来改变教师、学生与校园各类资源进行交互的方式，提高精确性、灵活性以及响应速度，从而实现智慧化的服务和管理。[2]

高校一线管理教师是怎样进行管理的？他们现有的管理水平如何？他们善于及时更新自己的管理水平和知识结构吗?作为管理者，经常需要处理和分析各种管理系统中导出的海量数据，但又总由于缺乏相应的技能而倍感压力。文章从能级进阶的视角分析如何对高校的管理人员进行教育信息化培训，尤其是对Excel的培训。

二、视角：研究的缘起

以“Excel 管理”为关键词进行检索，目前国内关于Excel 现状的研究大致可分宏观和微观两个方面。宏观的研究如Excel 在高校管理中的应用探索，[3]微观的研究主要集中在如教务管理[4]、财务管理[5]或者某个具体问题的解决[6]。

现有研究大都是针对Excel 在高校管理工作中的某个具体实操技能。然而，高校管理工作中对数据的处理仅仅是信息化管理的一部分。“能力应是由能够广泛迁移和应用的知识、技能两种不可混同的要素构成的，能力的知识说是一种能力实质的简单化观点。”[7]Excel的应用研究也应由理论知识和应用技能两方面组成。

能级进阶理论是美国加州大学护理学系教授Benner 依据临床护理人员实际工作者经验，提出的临床护士从“新手到专家”成长的Benner 理论模式，即新手、初级进阶者、胜任者、精进者和专家。[8]能级进阶理论对技能的培养和培训具有重要的参考价值，主旨是通过核心能力而不是按资历、职称和学历等定级、定责和定薪，这种模式也符合现代大学管理的内在要求。笔者按大学管理人员对Excel 的应用水平和需求，构建了Excel 能级框架：数据输入与批量修改能力、基础数据处理能力、数据分析和呈现（包括图表）能力以及VBA 应用能力四个维度27 项指标。可以按照Excel 能级框架对高校管理人员进行分层培训，该Excel 能级框架已经用于西华师范大学的教师培训，取得了不错的培训效果，具有一定的推广价值和参考意义。

三、研究方法

本研究主要通过自编问卷进行了调查，问卷主要针对高校管理人员对Excel 知识的掌握程度及态度情感两个方面进行设计。问卷对四川省11 所省属高校和2所部属院校中主要从事管理工作的教师群体进行了调查，共发放327 份问卷，收到有效问卷306 份，有效回收率为94%。这13 所高校中有9 所是四川省省属高校，综合性的大学2 所，其中师范类大学7 所、医学类大学1所、理工类大学2 所、农业类大学1 所。

在被调查的教师中，在管理部门担任领导职务的21人、科级人员53 人、普通工作人员232 人。有15 人具有正高职称、79 人具有副高职称、讲师87 人、助教125 人。具有博士学位的有15 人、硕士学位252 人、本科生39 人。

1.Excel 是大学管理工作中很重要的统计与分析工具

为了更加全面地掌握Excel 在高校管理工作中的使用频度和范围，也更加确切地了解Excel 在高校管理部门中的作用和地位，问卷引导语为：“在平时的日常数据管理工作中，通常情况下您是如何使用下列工具和方法的？”问卷选项按5 级设置，分别为“总是”“常常”“偶尔”“很少”和“从不”，分值分别是5、4、3、2、1。表1 所示为高校管理教师在日常管理工作者中使用Excel的频度范围。

表1 高校管理教师在日常管理中使用Excel 的频度范围

在管理工作常用的统计与分析工具中，从表1 可以看出，Excel 是当前高校管理部门中最常用的管理工具。在问卷中还问到“如果没有Excel 是否可以做好日常管理工作时”，在被调查的306 名教师中，只有8%的年龄较大的教师可以做好管理工作；83%表示没有Excel 简直不可想象，无所适从；7%表示可以用其他数据库软件替换，但是非常麻烦，要学很多的程序代码。由此可见，Excel 在高校管理部门中的应用范围广泛，使用频率高，其在高校管理中的重要地位和作用是显而易见的。

2.78%的教师对Excel 的应用处于中低级水平，VBA应用水平更低

本研究调查表明，问卷中问及“是否对Excel 使用熟练，需要培训?了解VBA 吗?”时，回答统计数据见表2。

表2 高校管理教师使用Excel 的熟练程度

从表2 中可以看出，教师对Excel 的掌握和应用得分率较低，只有0.55，这表明教师对Excel 的应用还处于中低级水平，对VBA 的应用更低，得分率只有0.43。因此必须加大对Excel 的培训力度。

3.重点大学管理教师更了解Excel，运用得更熟练

重点高校与省属高校教师在管理时使用Excel 是否存在差别？问卷中问及“是否对Excel 的功能和作用熟练，是否受到过办公自动化等系统的培训?”时，重点高校96%的教师回答表示熟练，受到了系统的培训，省属高校中只有57%表示熟悉其功能，没有得到系统的专业培训。可见对于Excel 在管理中的了解和掌握程度在重点高校与省属高校之间存在显著差异。具体表现为，省属高校教师对Excel 在管理中的了解和掌握程度明显不如重点高校教师，其原因可能是非重点大学管理部门的教师学历、管理的要求以及培训等方面的原因。因此对高校管理教师专业的管理培训是建设高水平大学的内在需要。

四、Excel 能级框架

加强管理队伍培训、促进各支队伍均衡发展已成为促进学校内涵式发展的重要保障。从以上的调查分析可以看出，我国高校管理人员专业化水平还处于一个较低的层次，[9]信息化培训是管理队伍专业化的必然要求。如何提高高校教师Excel 的水平？按高校管理人员对Excel的应用水平和需求，在征求了有关专家的意见基础上，笔者构建了Excel 能级框架，并请专家打分评选。专家评分在4 分（重要）、5 分（非常重要）或60%以上专家选择了的，该指标列入能级框架。最终得到的Excel 能级框架如表3 所示，分四个维度、27 个指标。

高校教师在管理工作中涉及的Excel 能级有4 级，这4 级之间有一定的递进关系，能级1 表示是最简单和最基础的能力要求，等级越高说明需要前面的能级作为进一步学习的基础。N1 能级主要是培训教师的数据输入能力，有8 个指标，如编制考生的考号、学号等方法和技巧，填充柄的双击等训练。N2 能级主要是培训管理教师的数据处理能力和分析能力，有5 个指标，如何确保输入的身份证号是18 位，从批量数据中筛选所需要的数据等。N3 能级主要是培训教师批量处理数据的能力，提高办公自动化的水平，共有7 个指标，如根据数据特点进行分列，生成所需数据，在每个工作表中查找所需数据等。N4 能级主要是培训教师对海量数据进行综合处理的能力，批量Excel 文件的处理能力，涉及较多的是VBA 技术，共有7 个指标。

表3 Excel 能级框架

五、结论

从以上分析可以看出：①高校从事管理的教师对Excel 的基础理论基本都有所了解，理论框架基本形成，但了解程度不深，还需要加大培训。信息时代，高校涉及庞大的数据量、复杂冗长的文件等，如果仅仅通过人工来进行管理操作，造成大量的人力物力的消耗。[10]②许多高校有教务管理系统、国资管理系统、人事管理系统等诸多信息化管理系统，在管理过程中会生成许多Excel 文件，这些文件都是基于对某个关键字的汇总，在多数情况下需要分部门对Excel 文件进行分类，或者部门分别按上级管理部门的要求填报了许多文件，需要合并、汇总和统计，因此就需要对Excel 文件进行合并或者拆分，但目前很多管理人员是通过重复的劳动来进行拆分或者通过最原始的复制粘贴进行合并，费时、费力、工作量大、工作效率低下而且容易出错。因此，今后重点应加大对管理教师的VBA 培训，把管理者从重复性劳动中解放出来，提高工作效率。

Excel 的能力培训是一个从量变到质变的过程，Excel 能级框架为高校管理队伍的培训做了内容上的设计，文章构建的能级体系指标实为一个系统，完全可能会有少数低层级管理教师的能力已经达到高层级的能力标准和要求，呈现出能级交叉现象。因此，各层级管理教师的培训内容也必然会有一定的交叉，所以培训过程中在完成所属级别的培训外可以选择跨级别培训。也有可能某种能力是不同层级教师都需要的能力，因此在培训课程的内容设计时要掌握好培训内容选择，做好培训前的调研工作，做到“因级施培”。Excel 能级框架随着信息技术的发展，也将会不断改进和完善。