机关事业单位档案管理信息化路径探析

董叙彤

摘要：对于机关事业单位来说，若想要充分保证职能发挥，就需要调动人才的积极性，从而实现机关事业单位的创新发展。本文主要从机关事业单位档案管理信息化的积极影响出发，分析当前存在的问题，进而探讨机关事业单位档案管理信息化的路径。

关键词：机关事业单位;档案管理;信息化路径

对于机关事业单位来说，档案管理信息化有利于突破傳统档案管理的局限，降低档案管理工作人员的压力，从而保证工作效率。同时，还能提高档案信息传递的速度和质量，保证安全性。信息化建设是当前时代发展的必然趋势，各行各业的创新发展中都必须重视信息化建设的落实。在档案管理方面，合理使用信息化技术，发挥信息技术的优势，从而提高机关事业单位档案管理信息化水平，保证机关事业单位充分发挥职能优势。

1. 机关事业单位档案管理信息化的积极影响

1.1 有利于提高档案保存的稳定性

过去，机关事业单位进行档案管理多是针对纸质文件，这些纸质文件不仅体积大影响空间使用，而且很容易受到自然环境的破坏。一旦发生火灾等自然灾害，又或者人为因素干扰，这些纸质档案就无法实现长期保存。另外，在进行纸质档案保存时，其完整性很难确定，极容易造成数据的丢失和损害。借助信息化技术来进行档案管理，可以有效解决传统纸质档案管理的弊端，有利于提高档案保存的稳定性。

1.2 有利于提高工作效率，保证工作质量

随着机关事业单位的发展，档案管理工作的内容越来越多，难度也逐渐增加。如果仍然采用传统的档案管理模式，档案管理人员的工作压力会越来越大，而且难以保质保量地完成工作。对档案进行信息化管理，而且简化工作流程，降低档案管理人员管理的难度，保证其工作效率。同时，在信息化技术的保证下，档案管理的准确性也能得到有效提高。

1.3 保证档案信息传递的安全

在进行纸质档案传递的过程中，必须投入大量的资源来保障档案信息传递的效率以及安全性。尽管如此，在实际档案信息传递的过程中，还是会存在各种各样的因素来干扰档案信息传递的过程。如果机关事业单位不积极进行档案信息传递模式的创新，既会加大单位进行档案管理的成本投入，又会带来安全风险，不利于机关事业单位的健康发展[1]。

2. 机关事业单位档案管理信息化存在的问题分析

2.1 机关事业单位缺乏对于档案信息化管理的重视

在机关单位进行档案信息化管理发展的过程中，必须从思想意识层面来调动人们创新发展的积极性。但是就目前来看，不少机关事业单位的相关人员对于档案管理信息化建设的重视程度不够，尤其表现在一些领导层面。机关单位事业的领导应该是推动档案管理信息化发展的主要力量，如果其思想意识层面不重视，那么下级工作人员自然也会忽视档案信息化管理。如此一来，整个机关事业单位的工作人员都对档案信息化管理工作缺乏重视，那么行动层面自然无法落实，整个档案管理信息化建设就成了空中楼阁。

2.2 缺乏专业人才

档案管理信息化的发展离不开专业人才的积极作用，现如今，在进行档案管理信息化价建设过程中，人才的缺乏成为制约档案管理信息化建设的关键。档案管理人员的综合素质不过关，对于当前的信息技术掌握不充分，难以在档案管理信息化中发挥积极作用[2]。

2.3 数字资源短缺

机关单位进行信息化建设离不开数字资源，在进行档案管理信息化建设中，常常因为缺乏数字档案资源而举步维艰。对于机关事业单位来说，过去其主要一纸质档案为管理的主要对象。现如今，伴随着信息时代的到来，进行数字资源的获取和管理对其来说难度升级。一方面，现有的数字档案资源不规范导致数字资源的管理难以实现;另一方面，在进行档案管理信息化过程中缺乏规范的管理制度，导致建设较为随意，处于被动的工作状态。

3. 机关事业单位档案管理信息化的路径探讨

3.1 强化机关事业单位档案管理信息化的重视

在进行档案管理信息化建设环节时，不能一直处于被动的状态，因此需要充分调动其工作的积极性，强化其对机关事业单位档案管理信息化的重视程度，从思想意识层面提高大家的主动性，帮助大家正确理解档案管理信息化建设的重要意义。首先，单位领导要以身作则，充分带动大家转变思想，主动进行档案管理信息化建设。其次，在信息化建设环节，还要做好资源的投入，包括各种基层建设以及软件设备的购置等，实现档案管理信息化工作的顺利推进[3]。

3.2 做好专业团队的建设工作

缺乏专业人才进而直接影响到机关事业单位档案管理信息化建设的质量和速度，因此，做好专业团队的建设工作迫在眉睫。第一，要积极引入人才，明确档案管理人员的标准，进而做好人才引入的把关工作。第二，要重视对于档案管理人员的培训工作，不仅包括必要的岗前培训，还要积极进行在岗培训，帮助档案管理人员树立终身学习的意识，在学习过程中不断接触新知识、新技术，从而帮助其更好地进行档案管理信息化建设工作[4]。

3.3 建立健全档案管理制度

为了进一步规范档案管理的工作流程，就必须建立健全档案管理制度，建立规范的体系，帮助档案管理人员规范自身行为。第一，要做好统一数据库的建立工作，实现数字档案资源的有效管理。第二，要统一标准，帮助工作人员明确档案管理的标准，推动兼容、共享档案管理信息系统的建立。第三，要明确档案管理的责任，提高档案管理工作人员的责任意识。

结语

随着当前信息技术的发展，机关事业单位档案管理实现信息化是时代发展的趋势，也是档案管理面向未来发展的集中体现。档案管理是机关事业单位管理的重要内容，档案管理信息化是当前机关事业单位信息化建设重点。基于当前机关事业单位档案管理信息化建设存在的问题，有关人员必须重视档案管理信息化工作的开展。

参考文献

[1]刘建民.河南省高校档案管理信息化建设路径研究 [J]. 兰台 世界，2017（12）.

[2]姜华 .机关单位档案管理信息化探讨及研究 [J]. 黑龙江科技 信息，2017（18）.

[3]丁峰.当前时期下事业单位档案信息化管理模式的若干思考[J].黑龙 江史志，2014（15）.

[4]梁景秀，张婧.行政事业单位档案信息化建设分析[J].企业改革与管 理，2014（20）.