新时期职业院校学生档案管理工作创新探究

白晓丹

摘 要：职业院校承担着为社会培养优秀职业技能人才的职责，随着教育部门对职业院校的教学和管理工作提出了更多新要求，職业院校进入良性发展，更好地发挥出自身的培养优势。学生档案管理工作对于职业院校来说是重要的教育基础，能够推动学校发展。随着信息化技术的不断发展，职业院校的学生档案管理工作更加需要对工作内容和教学形式进行创新，使其能够满足新时期下职业院校的发展要求。本文首先介绍学生档案管理对于职业院校的意义以及目前的发展趋势，进而提出相应的学生档案管理工作创新策略。

关键词：职业院校;档案管理;创新探究

前言

随着经济社会的快速发展，市场对优秀人才的需求量不断加大，职业院校成为培养学生专业技能的场所受到了社会各界的关注，也促进了职业院校发展。职业院校的学生档案管理工作关系到职业院校长久的发展状况，因此，对档案管理工作进行探究必不可少。职业院校的领导层需要意识到学生档案管理的现实意义和重要作用，充分结合信息时代下职业院校档案管理的形势，使得其管理工作要进行改革和创新，加强职业院校学生档案管理工作规范化建设，提高档案管理工作的效率和质量，促进职业院校的发展。

一、职业院校档案管理工作的意义和作用

（一）职业院校档案是职业院校重要的信息资源和积累

职业院校中的学生档案是对学校教育教学状况最真实的反映，这些学生档案真实客观地记录了学校在教育工作中所经历的过程，保存了学校的发展历史，是保障学校继续顺利开展教学工作和管理工作的重要资料基础，同样也是历史的见证者，是职业院校办学历史的沉淀。职业院校学生档案管理工作的质量体现出其学校领导层是否对学生档案管理工作有正确的认知，能否意识到学生档案管理的重要意义，也是衡量职业院校管理水平的重要指标。

（二）为新时期职业院校改革发展工作做好铺垫

随着时代的进步，职业院校的发展过程虽然迎来了诸多发展机遇，但是也面临了各种发展挑战，这些挑战可以促进职业院校在改革的进程中保持良好的发展状态。为了职业院校与新时期的发展趋势相一致，校内的管理工作能够与时俱进，并且科学合理、保持良好的创新意识，以及具有现代化的教学理念，强化校内的学生档案管理工作至关重要。档案管理工作侧重于解决影响职业院校快速发展的各类不利因素，强化校内的档案制度建设，进而提升校内的管理工作水平，为职业院校的管理工作和其它工作创造出新的机遇，进而推动职业院校的进步。

（三）加强职业院校学生档案工作有利于落实科学发展观

对于高校来说，学生档案管理工作需要发挥出教书育人、以史为鉴的作用，同样也需要发挥出推动职业院校的教学工作的进步和发展，为职业院校在发展过程中提供更多的资源参考，促进职业院校领导层在做重大决策时，有强大的学生档案资料作为依据支撑，避免出现偏离职业院校教学目标的情况。职业院校的学生档案管理工作同样承担着社会各方面的服务职责，为职业院校中社会服务职能提供支持，是将科学发展观落实在学校管理工作中，并坚持群众路线，发挥出职业院校的社会服务特征。

二、职业院校学生档案管理工作信息时代的新形势

（一）计算机的使用和普及

新时期下，随着计算机技术和信息化技术的快速发展，现在已进入网络信息时代，社会各个领域都应用着计算机，为社会各行各业提供技术支持，促进各领域的发展[1]。在职业院校的学生档案管理工作中，计算机同样发挥着重要的作用，大大改变了档案管理传统手工整理形式，提高了职业院校学生档案整理的效率，同时也促使档案管理工作更加规范化。目前，我国大多数职业院校的学生档案管理工作都引入了一些高科技设备，例如：打印机、扫描机和微缩等，极大地提高学生档案管理工作的效率和质量。

（二）网络技术的不断发展和广泛应用

计算机的应用同样也使得网络技术被广泛利用，对于职业院校的学生档案管理工作来说，网络的快速发展促使学生档案管理更加便捷和高效，学生档案管理人员只需要通过计算机系统，进入相应的学生档案管理系统中进行管理操作，实现了无纸化管理，极大地节约资源。使用网络技术进行学生档案管理还有一大显著优点，它摆脱了传统学生档案管理工作的空间局限性，对于以往的学生档案管理需要占据较大的空间，如果有某项资料需要花费大量的时间寻找，整个过程效率极低，现在通过计算机网络技术，构建学生档案管理系统，只要通过输入关键词便可以获得自己想要寻找的档案资料，整个过程非常便捷高效。

（三）新的信息载体的出现和广泛使用

传统的档案载体一直是实物，纸张是使用最为广泛的档案保存载体，随着社会经济发展带动了科学技术的进步，对于保存信息的载体也在不断更新，U盘、光盘和磁盘都是新时期下被广泛应用的储存介质，不断的取代纸张。通过信息载体的发展和革新，不仅可以有效地节约纸张资源，同时，信息的保存和读取也更加便捷，具有更好的安全性和可靠性。

三、职业院校学生档案管理工作的创新策略

（一）完善制度建设

职业院校与一般高等院校存在一定的差异，正是由于职业院校的教学水平落后于本科院校，职业院校的学生档案管理工作也一直得不到足够关注、资金投入也较少、管理工作制度不健全、工作无法落实到位等。为了提高职业院校学生档案质量工作的水平，需要建立健全管理制度，为工作人员提供工作依据，这也是最基础最重要的一步。

（二）设立专职人员进行技术和管理服务培训

学生档案管理工作需要专业的管理人员，才能够保证工作的质量。目前我国一些职业院校都设置了学生档案管理室，但是缺少专职人员承担学生档案管理工作，大多数都是由其他管理部门人员兼职，由于缺乏专业的学生档案管理知识，致使学生档案管理工作技术水平较低、管理效率低同时还存在较多的管理失误。因此，在新时期下，职业院校要设立专职的学生档案管理人员，并对管理人员进行技术和管理服务培训，以提高管理人员的技能水平和综合素质。

（三）创新高效学生档案管理工作服务内容

学生档案管理工作不是以学生档案数量为管理指标，在新时期下，职业院校的学生档案管理工作必须在工作服务内容上进行转变，更加突出对管理质量的要求。对学生档案管理服务内容进行创新所涉及的方面较多，首先要树立管理人员的工作态度，不能够以收纳学生档案作为完成工作标准，需要不断完善和丰富工作内容，并充分发挥出自己的管理水平，提升职业院校的学生档案管理服务工作水平和层次。

（四）创新学生档案管理工作模式

正是由于传统的学生档案管理工作存在较大的弊端，为了跟随时代发展的脚步，职业院校需要对学生档案管理工作进行创新，从学生档案的信息化、现代化和服务化方面开展创新工作，为职业院校建立完备的管理制度，进而服务为学校学生档案管理需要。职业院校需要强化校内的互动意识，一切创新措施都需要围绕职业院校的发展，充分掌握学生档案管理的各个流程，了解校内各部门对学生档案的需求，能够有针对性地开展学生档案服务工作。

（五）创新学生档案管理的服务方式和手段

在新时期下，信息化技术给工作方式带来了巨大变化，对于学生档案管理工作来说，其管理过程中所使用的方法和技术也需要进一步完善，学生档案管理人员借助计算机技术，对学生档案信息进行统一处理储存，并实现内部的共享，提高其他部门使用学生档案信息的效率。

结束语

综上所述，职业院校中的学生档案是学校发展的重要资源，因此，对学生档案的管理工作至关重要，科学有效的学生档案管理工作能够推动职业院校有序、持久的发展。学生档案管理工作需要被纳入职业院校的整体发展规划中，与学校中的其它工作规划相互协调。职业院校作为培育优秀人才的重要场所，为社会发展提供新鲜血液，学校的发展同样需要重视知识的传承，对学校内保存的各类教学资料、科研资料等其它档案同样需要给予妥善保管和存储，和学生档案共同发挥出职业院校档案价值。

参考文献

[1] 马艳慧.浅谈新时期高职院校档案信息工作的机遇与挑战[J]. 中国管理信息化， 2017， 20（12）：163-164.