发展疾控档案数字化 做好智能档案室建设

康昆展

摘  要：在信息技术飞速发展的今天，过去落后的档案管理模式与时代发展不相符。疾控中心如何推进档案数字化管理，做好智能档案室建设？本文结合实际，提出几点落实策略。

关键词：疾控档案;数字化建设

疾控中心档案是对各类疾病信息的记录，是疾控中心实施科技研究等的基础信息资源，具备法律效力，有很大的保存价值[1]。在信息技术飞速发展的今天，加强疾控中心档案数字化管理很有必要。

1 大数据时代疾控机构档案信息化建设的必要性

1.1 可提高档案收集与管理工作质量。实施档案数字化管理后，档案收集、整理、新档案添加、档案调阅与迁徙等，均可利用计算机系统作统一规范处理，提高了档案资源收集速度，增强了档案收集质量，并且可确保疾控中心各类档案资源均得到妥善保存，也使其得到最大化的共享利用，对疾控中心各项工作的稳步开展有益[2]。

1.2 以真实的档案信息为领导决策与管理提供参考。要保证领导层决策准确，就需要遇到问题后能及时地、快速地对相关档案信息展开综合分析，进而根据实际情况进行应对方案制定。而档案信息化则能在这方面发挥独特优势，可使相关领导及时通过信息技术获得第一手信息资料，为决策提供参考依据，保证决策准确和问题的解决。

1.3 可提高档案利用率。疾控中心档案管理数字化后，信息资源的调阅迁徙等流程手续更简便，过程快速，使得档案利用率提高，且可通过信息系统明确调阅权限人、权限人使用档案的阅读次数、复制情况等，省去了人工借阅时的繁琐流程（登记、审批等），使档案利用率得到提高，确保疾控中心各项管理工作更规范[3]。

1.4 是顺应时代发展潮流的表现。因科技的发展，纸质档案管理的不足逐渐暴露，已不能跟上时代发展步伐与要求。而疾控中心在长期发展中所产生的档案资料必然越来越多，管理任务越来越重，存储档案的空间与装具需求更大，为档案管理工作的开展带来了压力。档案管理信息化不仅能做到绿色环保，减少经营成本，还能提高管理效率，这是档案管理工作的发展趋势，也是顺应时代潮流的表现。

2 疾控中心档案数字化建设存在的问题

2.1 档案管理体系有待完善。疾控中心档案管理工作的开展需有目的、有计划地推进。一些疾控中心在档案数字化管理工作开展中缺乏较完善的管理体系，导致档案数字化管理工作无计划、无目的，混乱繁杂的情况较明显。

2.2 管理人员的素质有待提升。疾病预防属于专业性极强的工作，对疾病预防过程中产生的各项档案资源实施数字化管理对工作人员的素质与技能的要求均较高，不过因现今部分疾控中心专门从事档案管理的工作人员都并非专业管理人员，在疾控中心数字化管理工作中无法胜任[4]。而医疗卫生人员在计算机操作与病毒防控等方面的操作水平低下，部分专业的数字化档案管理技能的使用上有一定的局限性，部分人员甚至连用户权限也不会设置，导致档案管理中的安全问题得不到保障。

2.3 档案信息化安全管理得不到保障。档案为疾控中心各类物资信息、医疗信息与人事信息等多类信息档案的集合，档案资源数字化建设与维护和电子设备及网络技术的应用密切相关[5]。现今疾控中心电子设备的使用有诸多问题（如光盘存储老化，外部设备腐蚀等），可能引发数字档案内容混乱或直接丢失的情况，且修复非常困难[6];同时，用于进行数字信息档案管理的安全技术措施相对简单，也就为安全隐患的产生埋下祸患（如信息传输时未实施加密措施，未对数据作备份处理等），导致一些与疾病相关的核心研究数据等数字档案信息在使用期间遭受破坏或泄露，为疾控中心带来严重损失。

3 发展疾控档案数字化的几点建议

3.1 重视档案管理，加大资金投入。一方面，在信息化背景下疾控中心管理人员应从传统的档案管理理念中解脱出来，彻底转变过去的重管理轻利用、封闭保守思想，树立档案管理科技化、现代化管理意识，促管理水平不断提升。同时，还可通过定期举办讲座进行档案数字化管理重要性的宣传推广，对疾控中心全体员工实施思想教育，以求增强档案管理者的管理意识与其他人员的支持配合度，达到规范管理行为的效果[7]。值得注意的是，档案管理人员需正确认识与处理纸质文件与电子文件间关系，坚持电子文档与纸质文檔长期共存原则，加强电子文档管理的同时，又做好纸质文档收集管理，标注好哪些纸质档案内容仅需短期保管，哪些需长期保管，哪些需永久保管，以便于档案管理工作有计划地开展，避免管理混乱。另一方面，若要确保档案管理工作有效开展，疾控中心管理人员应在这方面增加人力、财力与物力，加强配置优化，明确档案管理软件、电子文件等对计算机配置的要求，进行适宜计算机硬件系统配置，并根据情况增加计算机内存配置，可使计算机运行更顺畅。同时，疾控中心档案管理室内还应配齐档案管理工作开展所需的扫描仪、计算机、移动硬盘、光盘刻录机、数码相机等多样化现代办公设备，并注重软件功能的开发与应用，加大对档案管理新技术的研究力度，为智能档案室建设奠定基础。最后，数字化档案管理中还需根据情况做好防高温、防潮、防盗、防火等来确保设备的安全性，这也属于档案数字化管理的一项关键环节。

3.2 建立规范的疾病预防控制档案体系。疾控中心应进行规范疾病预防控制档案体系建设，对档案类别与存档方式等应做到心中有数，做好档案收藏时间与借阅归还时间的记录，使档案管理体系更完整，发挥出档案资源的参考使用价值。具体还需从以下两点着手落实：第一，档案目录数字化，即根据档案类别作好编目，再及时把目录信息录到计算机里，确保档案目录数据数字化管理以及目录信息资源共享目标得以实现。第二，档案内容数字化，即把室藏的录像、照片等档案资源，经加工、扫描、处理（如OCR、去污处理、图像处理）等转化成多媒体、图像等以数字格式为主的载体于网络服务器里进行保存，档案使用者经计算机与信息系统则能够完成相关档案资料的检索与查询服务，使档案利用率大大提升。

3.3 加强档案信息化人才培养。信息时代的到来彻底转变了档案管理模式、管理方法与管理理论，但这一改变的背后也对档案管理工作者素质提出了更高要求。“互联网+”背景下档案管理过程里的信息检索、立卷、资源传递、自动登记等均通过计算机完成，故而就要求管理人员对电子文档这一特殊形式更正确地了解，掌握计算机操作相关知识，对计算机系统安全防护知识有足够的了解，使档案信息化管理完整性与安全性更有保障，故而疾控中心需定期组织现有档案人员参与培训（内容包括信息工程、计算机、网络安全维护等），确保其能和现代档案管理工作要求相符。技能是现代新型人才不可缺少的要素之一，而加强综合素质的培训也很重要，是做好本职工作的基本要素，利于业务能力强、热爱档案事业，思想政治觉悟高的档案管理人才的形成。另外，疾控中心应注重档案管理专业人才吸纳，增进和高校的协作，进行档案管理专业人才招聘，实现档案管理队伍的扩充，因为学生队伍思想活跃，更热衷于新技术的应用，喜欢用新理念来解决问题，这刚好和部分年龄稍大的档案管理者达到互补之效，共同推进智能档案室建设，使疾控中心档案数字化管理水平再上新台阶。

3.4 加强档案信息化安全管理。安全性是疾控中心档案数字化建设工作开展中应大力关注的课题，需要从以下几方面着手落实：第一，电脑应做到专机专用，且绝不可连接外网;第二，加强系统扫描，在保障安全后方可使用;第三，对于光盘、U盘等存储设备应定期检查，并对其中存储的信息进行备份，以免因设备损坏等原因而导致档案资源丢失;第四，依靠技术手段，实现档案信息数字化建设的安全防护体系建构。经杀毒软件、防火墙与入侵检测系统的安装，依靠签署技术、漏洞扫描技术等的使用来使档案资源安全性得到保障。同时，RFID（无限射频识别）属于一项应用较广的应用识别技术，由读写器、天线与射频电子标签三部分构成，且集载体、编码、通讯与识别等多功能于一体，疾控中心档案数字化管理工作中可依靠RFID技术完成非接触式数据采集，以便于时刻进行档案名目查找，更利于档案资源的动态实时管理。并且，RFID标签的存储量大，能多次使用，只要设置了密码，标簽上的数据则无法伪造与篡改。部分储存的特别重要的档案资料只要开启标签里的EAS防盗功能，实现和通道天线的配合，若有人妄图非法篡改、删除档案，则会自动报警，避免档案丢失。另外，管理人员应针对不同类别的档案资源做好加密工作，根据情况进行密级标准制定（分作内部、公开、秘密、机密等不同类别），使用者在进行档案资源使用时应实施网络身份验证，根据不同使用者身份进行查询权限设置，以防不怀好意者非法侵入系统窃取重要信息，使数字化档案资源安全性得到保障。

参考文献：

[1]杜玉玲.信息科学技术在疾控档案管理中的应用分析[J].信息化建设，2016（07）：309.

[2]姚春华.疾控业务档案数字化管理的关键问题探讨[J].城建档案，2016（04）：27-28.

[3]张媛媛，高琳琳.疾控档案信息化建设策略研究[J].山东档案，2014（04）：49-50.

[4]曾孜.论疾控档案数字化建设策略[J].管理观察，2014（21）：45-46.

[5]杨璐璐，莫杨，孙玥，张伟.浅析疾控机构档案的数字化管理与利用[J].中国卫生人才，2018（12）：80-82.

[6]王桂文.疾控中心档案管理数字化建设路径探讨[J].办公室业务，2018（11）：132.

[7]王滨.疾控中心档案管理数字化建设路径分析[J].世界最新医学信息文摘，2018（21）：172-173.