浅谈建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略

冯丹丹

摘要：本文从建中工程竣工资料的管理特点入手，从资料管理人员的个人素质、资料标准和企业体制方面论述了如何采取有效措施和办法提升和弥补当今建筑工程竣工资料管理中人员的能力和存在的问题。

关键词：建筑工程;竣工;资料管理

建筑工程竣工资料管理看似很简单，但是其实其工作量之大、工作对象之多、工作要求之高等方面都使资料管理工作呈现出非良好发展态势，要想迅速解决此问题，就要从源头入手，从根本抓起，建立健全个人素质、行业标准以及企业体制。

一、建筑工程竣工资料管理特点

（一）时间性特点——过渡性

由于建筑工程竣工的时间性特点，资料管理员的工作职责在于将尚未投入使用的房屋等建筑物狀态，转化为具有使用资格的建筑物状态。同时其工作作用也在于对整个建筑工程各个部门人员的工作成果进行认可的过渡阶段。建筑工程竣工资料管理者不但需要将各种繁冗复杂的票据、图纸、检验报告等资料内容进行有序的搜集和有效的归纳，成为完整的档案，还须在必要时，将完整的竣工阶段后的档案递交给专门机关部门，对整个建筑施工工程的合法性、合规性、合理性进行验收。

（二）人员性特点——复合型人才

建筑工程竣工阶段的资料管理人员应该属于复合型人才。对于建筑工程竣工资料管理员来讲，由于建筑工程本身的特点要求，应该对施工的各个阶段的资料进行专业的搜集和归纳，不但要求其具备档案员的专业知识，还需要其懂得建筑工程的基本流程，以及每个流程所产生的重要资料，还需要其遵守法律法规规章政策的要求到导向，及时的将工作成果汇报给相关部门机构。

（三）对象性特点——动态性成套化

竣工资料管理方面必须按照一定法律法规规章进行，如实地动态地进行追踪、总结、归纳、搜集。那么就不可避免的造成资料管理工作搜集资料的重复性、动态化。例如，一栋楼竣工后，如果只有建筑专业资料，那么它一定是不完整和不合法的，一套完整的建筑工程档案需要多方面的资料搜集，诸如：建筑结构、水供应、强弱电处理、设备规格型号、外墙材料、埋线方法方案以及装饰施工方面的资料才算完整。

二、建筑工程竣工资料管理的现状

（一）资料管理人员个体问题

1.资料管理人员的专业化素质有待提升

由于建筑工程竣工阶段的管理资料具有过渡性特点和动态成套性特点，所以要求资料管理从业人员应该具备档案管理常识和能力，同时，还需要其对建筑工程的流程进行一定的了解，能够将复杂的单据简单化，有理有序的进行搜集、整理、归档、查询和做好历史性记载。最后，还需要其对有关建筑工程的法律、政策、规章有一定的了解。但是我国现在许多建筑工程资料管理人员只能称之为资料员，由于其不具备档案管理常识、对建筑工程施工不了解、同时对与建筑工程有关的法律、法规、规章、政策没有做到及时的接收和总结，造成其资料管理工作无章可循，单单的只做资料接收，没有将这些资料统一归类、系统性的检查和整理，使建筑工程竣工时的资料杂乱、混乱，没有胜任的能力。[1]

2.资料管理人员人格素质有待提高

资料管理人员的人格素质也有待提高。例如，我国“营改增”后，许多大型建筑企业为了规避税务风险，将工程项目逐层外包、分包，建筑商们还按照原来的经营模式，对于地料的购进渠道进行就近取材，依旧寻找无证经营的销售个体工商户。[2]这就给资料管理人员的工作加大了难度，其无法顺利地搜集到“发票”，使档案质量低劣，不完整，不具备成为合格资料管理员的人格素质，违法乱涂、乱写、乱改票据信息，以次充好、以假充真。如果出现了这种几种情况，将会导致建筑施工单位的验收推迟，不利于其以后的健康发展。

（二）资料本身问题

由于建筑工程本身的特点，其竣工资料往往出现质量不佳，甚至资料丢失的情况。因为资料管理人员的素质有待提升，其对法律、法规、规章的了解不透彻，往往忽视了看似价值、额度小，但是在竣工结构报验的项目支撑证据搜管不当的事实。资料本身还具有复杂多变的特点，由于施工不能完全按照施工设计图进行，后来修补的现象繁多，要想在同一个时间段内完成很多工作量是不可能的，所以也造成了搜集资料的效率低缺点。而且在资料管理归档后，总会有借阅档案的工作人员，有些工作人员长期不还借阅资料，再加上资料管理员并没有仔细做好档案借阅登记，致使档案丢失的现象也屡有所闻。[3]如果出现了这种几种情况，将会导致建筑施工单位的验收推迟，不利于其以后的健康发展。

（三）建筑单位管理方面的问题

1.尚未设置专门的资料管理员办事机构

由于建筑工程施工特点，建筑商们经常只建起部分楼盘，县赚取利润，然后再建造其他同一地点的楼盘。这就使得资料管理的工作缺乏连续性，很有可能造成资料员的流失，随之，资料也发生缺失，缺乏一定成规的交接手续。[4]更加缺乏一个长时间办事机构的办公室所在点儿。这就为建筑工程本身带来了不必要的麻烦，建筑商们只看到眼前利益，忽视对其资料整理归档，最后造成严重损失的现象大有人在。

2.传统管理模式依旧残存

施工单位的管理不健全，容易导致竣工资料与施工阶段的不良对接，不但降低了工作人员的办事效率，同时也造成企业的经营利润无法得到及时的补给。对于资料管理人员缺乏培训，造成资料管理人员虽有素质，但是却对单个建筑施工企业的单据缺乏标准性了解，哪里少个字填进去就算无效、日期时间要写准确等等，致使资料管理人员搜集的资料都是无效的和尚待承认的，在法律效力方面缺乏一定的证据支撑作用，一旦出现纠纷，给建筑商们带来了巨大的损失结果。[5]

除此之外，建筑工程施工单位并未对资料管理人员进行有效的激励，使得其工作积极性不高，对绩效评价的错误反馈并没有仔细思索原因，造成“再犯”的现象也很多，不利于建筑企业的成长和壮大。

三、完善建筑工程竣工资料管理问题的对策

（一）优化资料管理员的综合素质

对于当今建筑施工工程状况，应该从第三个方面对资料管理人员的综合素质进行优化，首先，要求资料管理人员经常参加单位安排的培训，分为外部培训和内部培训，档案管理知识培训和相关文件法律效力宣传，以及对建筑工程施工流程进行多方面知识多角度的学习和掌握。例如，设计图纸的临时修改，是必须在图纸背面进行原因标记的，而且如果这种设计变更与工程规模、环境、消防、人防等政府监管项目有关的情况下，必须得到有关部门的额许可，而且应该将许可和设计变更的纸质版、电子版数据一块装袋封存。对有关材料的接收，要让资料管理人员提高警醒意识，对不合格的材料递送者的递送材料不予以接收，或者做手写的委托权书情况下才可以接收，如果时间来不及，还可以通过电话等媒体联系方式对递送者进行后期默认的跟踪，不可以随意收受与材料无关的人员的递送材料。其次，增强资料管理员的人格素质，这就要求资料管理员不但应该积极要求上进，而且还应该具有爱岗敬业的精神，永远对资料管理工作充满热情。例如，对资料管理人员的爱岗敬业精神进行大力宣传等等。

（二）建立统一可行性的资料标准

对于建筑工程施工单位来讲，其资料质量很容易质疑，急需对其进行统一可行的标准制定，才能有序完整的归档、排挡。对于竣工阶段的资料主要有两种需要注意的，它们是图纸会审、声像资料。（1）图纸会审方面，应该规定图纸的变更应该注明在原版的施工图上面，并且使用寿命长得标记资料进行标记，事实中总有一些资料管理人员不负责任，草率的接收档案袋，对档案袋里的内容不做仔细观察就收档的事件也时有发生，资料管理人员应该对图纸变更做以上规范性的考察才可以归档。除此之外，还应该将“受控章”以红色的标记盖在图纸的空白处，将章不完整和颜色不对的资料通通认定为不合格的资料搜集整理。（2）声像资料方面，对声像的基本要求在于主题明确、影像清晰、内容完整，未经裁剪和添加。对于照片和数据应该规定严格的内容描述，必须有工程名称、建设单位、设计单位、施工单位名称、地点、竣工、开工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、拍摄日期和拍摄人员的姓名。

（三）完善建筑单位资料管理方面的对策

现实工作中，由于资料管理人员不具备相应的综合素质，导致资料管理方面不利的屡见不鲜。采用何种办法才能使资料管理人员的综合素质得到有效上升成为了建筑施工单位比较担心的问题。本人认为建筑施工企业应该与资料管理人员签订合同，要求其保证在客观环境良好的情况下认真、准确的对竣工有关资料进行搜集和整理，不做违反道德、和工作不允许的事情。

除此之外，为了防止资料丢失，建设施工单位应该采取信息化平台的建设和专门部署办公地点方式方法来提升资料管理的效率和质量。

四、结语

综上所述，面对当今资料管理的弊病百出现象，建筑工程竣工資料管理员肩负重任，应该不断要求优化自身综合素质，规定档案的审核标准，不断完善建筑单位资料管理方面的体制，使建筑施工竣工时期的资料档案管理呈现出健康发展的态势。

参考文献：

[1]黄兵.建筑企业档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（19）：106.

[2]蔡桑桑.建筑企业档案管理问题及对策[J].办公室业务，2016（7）.

[3]王向利.新时期建筑企业人事档案管理存在的问题及对策[J].陕西档案，2017（2）：46-47.

[4]刘爱云.建筑企业电子档案管理存在的问题及对策[J].建材发展导向（下），2017（7）.

[5]姜莉.光伏技术在档案馆建筑中的应用研究[J].档案学研究，2017（05）：119-122.