财务档案管理中的问题及优化方式研究分析

刘欢

摘 要：加强财务档案管理，对企业的进一步发展具有重要意义，有必要进一步确定财务档案的实际情况，并根据企业的发展状况，有效开展相关的财务档案管理工作。另外，作为现代财务档案管理人员，应该跟上时代通过不断提高自己档案管理的素质和技能，为企业档案管理的发展做出贡献。

关键词：财务档案管理;重要性;存在问题

1 绪论

财务档案管理是企业财务系统中的关键环节，它对整个企业的经营和发展起着非常重要的作用，作为企业活动的基础和前提，财务档案管理必须确保它的有效性和正确性。随着社会的不断发展和进步，财务档案管理中的作用也在提高。本文的目的是分析现有的财务档案管理存在的问题，并针对这些问题提出合理有效的解决方案，以确保财务档案管理的顺利开展，为公司的未来发展提供正确的方向。

2 财务档案管理工作的重要性

从财务档案管理的角度看，财务档案为企业单位的一些高层决策提供了依据，也为一些经济费用和重大经济活动提供了依据，企业部门的经济活动将反映在财务档案中。财务文件将真实有效地反映单位的财务信息分析，整合和分类，甚至反馈过去的企业状况。它反映的财务信息对于企业单位的管理层作为经营决策，不仅有很好的参考，还有更重要的参考。作为企业单位预算的依据，可以说根据财务档案更为合适，只有进行有效的财务管理，企业单位才能获得良好的经济效益。无论企业单位的规模如何，单位的通常收入和支出以及单位的主要经常活动和费用都反映在会计档案中。所以无论企业部门的优化和升级如何，改善单位管理，有效开展财务管理也是非常有益的。

3 财务档案管理中存在的问题

3.1 财务档案管理没有统一化的标准

财务档案管理的标准不是财务管理中最明显的问题。如果没有统一的文件管理标准，在管理文件的统一管理时，很难对文件管理进行制度化和统一的管理。会有问题。目前，我国信息化水平较高，但财务档案管理信息化利用水平较低，即使一些单位在财务档案管理中使用信息技术，所使用的信息技术也不统一，结果，文件管理工作不能以统一有序的方式进行，这降低了文件管理的效率。

3.2 财务档案管理信息化程度不高

财务档案管理信息化是对传统档案管理技术的变革，是经济、文化、政治背景下的必然选择。从目前企业财务管理档案的信息化水平来看，大多数企业还只是处于初始的信息化水平，简单地配备电脑，在电脑上添加索引和搜索，提高了数据调整和查看的效率。但相对较高的数字化扫描和全方位、多媒体类型的大程度信息的使用，结合实际情况，综合信息的程度不仅需要时间的投入，而且需要注入大量的资金，这是一个长期的过程，它需要采取合理措施，不断改进。

3.3 财务档案管理制度不健全

鉴于我国目前的市场环境，国家还没有建立统一的财务档案管理制度，这直接导致缺乏相关的制度來保护档案管理的人员和设施。此外，现有的管理人员和设施无法满足新时代不断变化的财务需求，虽然有些单位为财务部门定制了相关的档案管理系统，但实际情况难以有效实施。

4 财务档案管理问题的优化方式

4.1 财务档案管理工作中，制定统一的规范标准

针对缺乏统一、有效的管理财务档案管理规范，相关财务档案管理部门需要制定相应的统一的管理标准，确保财务档案管理的顺利发展。只有当统一财务管理标准统一、财务档案的管理可以有序的保障，统一和有效的财务档案管理系统可以在一定程度上促进管理的发展。同时，要加强对各单位财务管理的监督，确保按照《财务档案管理统一标准》管理，落实国家制定的《财务档案管理统一标准》。

4.2 完善信息化档案管理工作

首先，要加强基础设施建设，即软硬件基础设施建设，形成档案信息网络，同时广泛应用新的存储方式，推广信息技术的应用，改进传统的档案管理形式。其次，要选择安全、优质的文件存储介质，并将其备份到确保信息的完整性。电子档案管理还需要防范计算机病毒，避免信息泄露或丢失导致重大损失，有关科研人员和财务管理人员应采取有效手段和科学严谨的管理措施，确保档案信息的保密性。根据新文件载体的特点，需要对其进行有效的保护，以保证文件信息的完整性和安全性。同时为了保证档案资料的保密性，应建立完善的电子文件存储和内部控制体系。在同时，应严格管理一些磁性介质材料，防止因磁性介质退磁而丢失档案信息，并保证财务档案资料的完整性。

4.3 加强管理者重视和财务档案管理的队伍建设

一是加强财务档案管理系统的实施监督。一方面，应明确规定系统监督和处罚措施，定期检查财务档案管理人员的档案管理，包括档案的收集，分类，备案，登记等。文件管理人员必须严格遵守法律规定，完成财务档案的备案，归档和存放。一切检查、复制和销毁，必须严格遵守企业财务记录管理规定。另一方面，考虑到教育的实施培训时，公司应要求财务总监对参与培训的相关经理进行严格的考核，通过考试的人员可以继续参加岗位工作，惩罚和要求继续参与研究，学习期间待岗，只能在考试通过后可重新使用。二是财务档案管理应当纳入绩效考核。在绩效考核中，财务档案管理应被视为绩效考核的重要组成部分。除了评估和奖励相关管理人员的工作，评估结果将成为管理人员的工资和待遇有联系。薪酬与财务文件管理出色的性能处理是通过一定量的提高。薪水的表现不佳是根据在一定程度上降低。只有这样，才能管理者充分重视财务档案管理。

5 结语

金融档案是企业财务工作和内容的重要体现，是企业进一步发展和有效经营的重要依据，是企业健康发展的重要参考。在企业财务部门工作的过程中，不仅要求相关财务档案管理人员具备切实有效的工作技能和素质，还要求财务档案管理人员改变工作意识，创新工作方式和改变工作模式，有效提高财务档案的管理效果。

参考文献：

[1]王庆云.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].企业文化旬刊，2017（10）.

[2]张晓红.财务档案管理中存在的问题及对策探讨[J].办公室业务，2016（5）：77.