企业电力档案管理工作的策略探析

袁侃凯

随着企业的发展，企业内部电力档案管理工作也逐步提上日程，电力档案是一种信息资 源，它详细地记录了每个企业从建立到发展过程中所有的信息，譬如，企业数据、资料等等，它记录了一个企业的成长历程，对企业的发展和未來发展趋势都有着不可代替的借鉴作用，给企业以启示。因此，企业要想做好电力档案管理工作，就必须对其进行重视，改变管理策略，赋之以时代发展特点，加以创新，从而为企业电力档案管理做好服务准备。

一、企业电力档案管理工作的必要性

企业电力档案是企业发展进程中不可缺少的信息资源，也是最为重要的部分。换句话说，企业档案管理工作的优劣也直接关系到企业未来的发展。因此，对其进行管理有特殊的必要性，在管理过程中要做到以下三点才能有效的完成管理工作。首先，在电力档案管理中，要做好档案信息建设与企业信息化建设同步，使各个部门能够在对接过程中做到信息无误，提高办事效率，尽可能快的实现电力档案信息的共享;其次，要提高电力信息档案的数字化管理的意识，加快电子档案的建设步伐，为档案的查找和归档提供方便;第三，利用现代科学技术对电力档案的科学管理，实现其的网络化与信息化。

二、电力档案管理工作的策略

（一）提高电力档案管理流程意识

在当今信息技术高速发展的时代，企业电子档案管理工作也应当及时与现代科技相衔接。相关工作人员在整理电子档案的过程中应当树立信息化管理理念，不断优化管理流程，尽可能缩短每一流程所需时间，提高工作效率。优化的具体措施可以表现为以下四点：首先，需要将企业电力档案工作进行细化，可将工作分为档案的收集、管理以及利用等方面，方便用时能够尽可能快的查询到;其次，整理电子档案的管理人员在工作过程中，应当明确规定和记录档案的接收时间以及格式要求，以提高查询档案的时效性，方便后续工作安排;再次，在档案管理过程中要优化数字化档案的保存形式及利用方式，便于日后档案的归档、管理和查阅等工作地进行;同时在电子档案管理开发的过程中，还应当注意要明确指出电力档案的开发范围和利用方式;最后，在电力档案管理过程中还应当制定出切实可行的科学数字化档案管理标准，这也有利于对日后关于电子档案的相关操作流程进行有效的完善，而且它的主要工作内容也应当包括企业各个部门的业务系统与电子档案管理系统之间的对接端口设置，对电子档案管理接收的标准进行制定，能够有效地提升电力档案的收集、归档以及整理工作的效率，提高企业内部的办事能力，在一定程度上节约了企业成本，减少不必要的企业开支。

（二）提升档案管理服务能力

企业要想在高速发展的信息时代取得绝对的优势，就必须做好企业电子档案管理相关人员的管理服务能力，重视能力的发展。企业可选择通过对档案管理工作进行不断地创新，从而有效地提高电子档案管理的服务能力。企业可以从以下三点具体措施出发，有效提高企业业务能力。首先，企业的首要任务是引进先进的科学技术以及相关设备，以此起到优化电力档案管理信息系统的作用，譬如数据挖掘技术、 信息集成技术等，都可在一定程度上提高电子档案管理相关工作的效率和质量;其次，培养科研团队，开发出新型的电子档案管理的软件或工具等，以此来创造出企业电力档案管理所需的良好的工作条件，有效地提高电子档案资料的检索速度和质量管理;最后，企业在管理发展过程中，为了防止企业电力档案管理的相关信息资源出现遗漏或丢失现象，企业还需加强相关管理人员要做好电子档案数据的信息化工作的部署，以此来扩大档案储存空间，防止因档案管理操作的失误、计算机设备等问题的出现导致档案管理的重要相关信息的散失真实性或泄露，阻碍了企业的迅速发展。

（三）整合电子档案管理的信息资源

随着社会的发展，能够对电子档案资源进行有效的整合对档案管理是有很大的作用的，能够有效地节约企业资源。因此，在对电力档案信息进行整合的过程中企业要以处于电子信息时代为背景，要不断地加强对档案的整合流程进行必要的完善和健全工作，以此来最大限度地实现电力档案管理的作用和价值，为企业电力档案管理的健康以及未来的持续发展奠定结实的基础，企业可从以下三点具体措施发挥档案管理的有效作用。首先，电力档案的相关管理人员在整合过程中应当加快实现档案管理系统与OA系统之间的有效对接，通过采用OA系统简化转存流程的方式，可以将企业的各个部门之间所产生的资料信息直接转入到档案管理系统中来，减少了转存流程，提高了对接效率，为企业发展简化了不必要的工作流程;其次，在电子档案管理过程中，企业还应当结合不同项目的特点和企业自身的发展状况，拓展档案管理的观念，以便于搜集在非网环境下所产生的数据，并对其进行有效的处理，完成相关数据和档案资料的传输，有效地保障了电力档案的数据信息的真实性和有效性;最后，要重点保存相关视频、图片、音频等文件，防止在档案管理过程中出现数据丢失现象。对于一些废弃的合同、资料等，企业档案管理的相关人员在销毁前还应当提前做好相关的记录，避免增重后期企业不必要的麻烦。

（四）重视档案管理的人才队伍建设

企业的发展还需要建立一支高素质的档案管理队伍。因为只有不断地提高管理人员地综合素质，才能更好地完成企业管理部门分配的工作任务，才能更好地做好企业档案管理工作。因此企业电力档案管理部门还应当定期加大对相关档案管理人员培训力度，培训内容应当包括档案学、档案管理学以及文书学等，从而有效地提高档案管理地效率和质量。同时档案管理人员应当熟练掌握档案标引、编研、检索以及修裱等基本技能，积极开展档案信息分析和研究工作，从而为档案使用者提供便利。

三、结语

可见，电力档案的管理对企业的发展有着不可替代的作用，因此，档案管理的相关人员应当在管理档案的过程中采取创新措施，进而有效地提升电力档案管理的质量和效率。在快速发展的信息时代背景下，企业应当加强电子档案管理的创新，这不仅需要重视管理人才的培养，还需要不断地引进适合经济发展的先进的科学技术以及企业电子档案的管理理念，提高档案管理流程制定的意识，因此，企业应当提高电力档案管理策略的创新，使其充分应用到企业的电子档案管理中来。

参考文献：

[1]郑艳瑾.电子信息时代电力档案管理工作的创新分析[J].办公室业务，2017（20）：157.

[2]刘霞.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].现代国企研究，2016（04）：77.