信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策

张雪艳

摘要：随着社会的发展，我国的信息技术的发展也有了很大的创新。信息技术的迅猛发展为各行各业都带来了潜移默化的改变，文书档案管理作为档案事业信息化的前沿阵地，也正在经历着档案管理技术、理念及方式的全方位提升转变。在信息时代，如何保证文书档案管理工作紧跟时代步伐，稳步跨入信息时代成为现实工作中值得研究的课题。

关键词：信息时代;文书档案管理工作;面临问题;对策

引言

信息化的不断发展在使我国各行业快速发展的同时，也增加了档案管理部门的工作量。由于档案管理部门需要记录的档案信息复杂多样，相关工作的难度有所提高，对档案管理规范和专业化的要求也逐渐增高。将信息化技术引入档案管理工作当中，不但能够减少档案管理工作的人员投入、资金投入，还能提高工作效率。因此，我们有必要对信息时代档案管理工作所面临的问题进行研究。

1信息时代文书档案管理工作的机遇与挑战

信息时代席卷而來的信息技术为传统的文书档案管理工作注入了新的活力。文书档案信息资源体量的剧增，基于资源间有效整合、合理共享而建立的文书档案管理系统，都标志着档案管理工作正在跳出传统管理模式下封闭落后的樊笼，朝着管理变革、技术进步的方向迈进，这对文书档案自身价值的发挥以及档案事业的发展提供了机遇。挑战总是与机遇并存，信息时代在颠覆传统管理思维的同时，也对文书档案管理工作提出了新要求，全方位增强信息时代下文书档案管理的服务创新及综合应变能力，必须做到以下四个改变：第一，改变文书档案基础业务薄弱的局面。从收集整理、保管鉴定、检索利用等业务环节出发，扎实做好分类、编号、著录等工作，不仅做到保证收集归档的完整齐全，还要为档案服务创新奠定坚实基础。第二，改变信息资源开发利用不足的局面。通过信息技术的充分应用，在日常的业务活动和管理环节中有针对性地增强文书档案资源的挖掘和利用，使得收集整理、开发利用以及服务公众的能力得到进一步的提升。第三，改变文书档案传统封闭落后的管理面貌。信息时代的文书档案管理必然要经历从实体管理到信息管理再到知识管理的提升，不能机械地停留在重藏轻用的层面，而是要积极主动地将搜罗到的信息数据转变为“知识”，通过合理有效的二次开发，将编研成果主动推送至档案受众。第四，改变文书档案管理人员的理念及素质。信息时代的文书档案管理技术含量更高，管理内涵更丰富，文书档案管理人员转变观念、强化技能，树立“档案管理也能出效益”的理念。

2信息时代档案管理过程中问题的解决措施

2.1建立高质量的数据库

在信息时代档案管理工作当中存在的问题，其最主要的原因是工作人员没有意识到信息时代的真正形势和需求。档案管理发展的趋势一定是以数字为主的，而计算机网络在这当中充当了最为重要的数据传输平台。因此，我们一定要建立高质量的数据库。只有这样，才能予以档案存储有力保障，才能够保证后续工作的顺利进行。除此之外，高质量的数据库在符合网络传输标准的同时，还要符合人类阅读信息的习惯。同时，档案管理工作想要适应时代发展，就要使档案管理软件具有较强的预测性、前瞻性，才能够解决信息时代档案信息管理的实际问题。高质量的数据库在建立成功之后，后续的维护、管理工作也非常重要。因此，档案管理部门的相关管理人员一定要能够明确工作岗位职责，有效保证档案信息在具有真实性、安全性的同时，还能具有高质量。

2.2加强软件的兼容性

信息时代档案管理工作中必不可少的一部分，就是信息化建设。信息化建设能够实现档案信息化管理的资料共享，能够使其在档案资源竞争中占据有利地位。因此，为有效落实档案资源的共享，档案管理部门一定要在信息技术和档案管理模式上创新，有效提升信息利用率和检索效率。比如，在对档案资料进行分类存储的过程当中，档案管理部门可以利用管理系统或者档案管理软件自主编程;再通过计算机及多媒体技术自行识别这些文字和图像类的档案，按类存储到相关信息库当中，从而保证软件的兼容性;最后，通过网络来实现档案资料的实时、有效传播。这一系列措施能够有效避免传统档案管理中大量档案资源的存储老化问题。

2.3统一档案管理信息化的标准

建立与档案有关的管理规章体系、制度、标准，对于档案管理具体工作的展开有着重要意义。科学技术的不断进步和发展，使档案管理手段也发生了一系列变化。因此，通过完善档案管理工作体系，编制统一档案管理细则，并将其落实到位，能够有效提升系统软件的兼容性，从而统一档案管理的标准。除此之外，档案管理中涉及到的部门较多，员工也相对较多，所以，要明确其工作岗位职责，使各个部门和类别的档案能够集中起来进行管理，使档案管理和企业工作能够实现同步化发展。

2.4提高档案管理的安全性

在我国政治、社会、经济建设过程中，档案管理工作尤为重要。因此，在信息时代档案管理工作当中，提升档案管理的安全性就很有现实意义。为有效提升档案管理的安全性，我们可以建立档案管理信息的保障制度。信息技术的发展是把双刃剑，其优势是能够带动信息竞争，其劣势是档案的安全性得不到保障。因此，想要有效提升档案信息管理使用的安全性，我们就一定要先更新传统的管理理念，有效提升安全意识，采取有效的措施来避免不法分子的侵入。除此之外，管理部门应通过验证用户身份的方式来加强档案信息的管理，并运用好监控系统来确保档案信息的安全性。例如，在实际档案管理工作当中，部分计算机会出现病毒，使部分档案信息丢失或损坏。为有效解决这一问题，档案管理部门一定要加强对档案的管理，改变以往管理工作人员用户名+密码的系统验证方式，转换为管理工作人员用户名+密钥的新型验证方式，提升系统的安全性。而加强对计算机网络系统的监控管理，我们可在计算机中安装杀毒软件，并将档案信息的重要部分备份。

结语

总之，信息时代档案管理工作一定会遇到诸多问题。这些问题如果不能及时发现和解决，势必会给信息时代档案管理工作带来许多阻碍。其中比较重要的是信息技术的应用。如果档案管理工作人员的综合素质和专业度不高，就无法使企业的信息化管理水平得到有效提升。因此，企业要从根本上解决这一问题，在软件的兼容性、安全性以及档案管理体制、管理人员的综合素质、专业度等方面予以高度重视。

参考文献

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[2]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017（2）：108.

[3]王燕.高职院校人事档案信息化管理研究[D].山东大学，2014.