浅谈高校档案管理信息化建设

杨丹 陈乔

摘要：随着互联网技术的发展以及信息化的普及，高校的档案管理工作也需要进行信息化建设的发展。高校档案管理数量多、管理复杂，为了能够更好的对档案进行管理，必须进行信息化建设，利用互联网与计算机技术来进行档案管理。本文围绕高校档案管理的信息化建设展开探讨。

关键词：高校档案管理;信息化建设;具体措施

1、前言

高校档案管理是高校各项管理中重要的一环，利用信息化建设提高方案管理水平是当今高校档案管理的发展方向。在进行高校档案管理信息化建设的过程中，依然存在许多问题在阻碍着发展，需要我们深入探讨，积极的寻找策略解决。

2、高校档案管理信息化的现实需求

2.1高等院校的发展需要

随着社会经济的发展和生活水平的提高，人们高度重视知识的学习，促进了高校的发展。高校档案管理也应从传统的档案管理模式向信息管理模式转变，以适应时代发展的需要。当前，高校改革的热潮也是由它引起的，但改革中存在着许多新问题、新事物、新思维和新趋势，高校档案管理走向信息化是必然的。随着学校的蓬勃发展，高校的档案量也在不断增加[1] 。过去，高校手工管理显得过于繁琐、过慢，而且准确性不高，存在一系列缺点。为了提高高校档案管理的效率，档案管理在高校可以得到一定的发展，因此有必要对高校进行科学的信息管理。

2.2高校档案服务水平需求

高校旧的档案管理模式是手工管理模式，主要是手工操作。这样的管理模式很麻烦，容易出现工作固化、死板的管理现象，而且人为操作容易出错，手工难以短时间找出档案甚至存在档案找不到现象，工作效率也太低。随着社会的迅速发展，这种传统的档案管理方式已经明显落后。因此，有必要对高校档案管理进行改革和创新，使其发展更好地服务于高校。当前，信息技术的飞速发展为高校档案管理、信息管理提供了一种合适的管理模式。它的技术可以使档案检索更加方便快捷，减少了传统档案管理所需的人力物力。并利用信息技术可对不同类型、年份等进行分类，建立完整的检索目录。真正实现高校档案管理信息化建设。随着档案工作效率的提高，高校可以更好地发展。

3.高校档案信息化建设中的困难

3.1大规模投资使筹资困难

为了实现高校管理信息化建设，我们面临的首要问题是资金问题。为了使学校档案信息化，需要购买计算机、路由器、扫描仪、微器件等设备，打开内部限制网络，連接外部互联网，进行信息安全保护。这些资金的筹集是我国高校需要解决的问题。此外，电子产品更新速度快，使用周期短，不可能安装后就一劳永逸[2] 。在后期，也需要不确定的问题，如维护和更换，这也是一个需要考虑的财务问题。

3.2建设任务艰巨和复杂

在信息管理建设过程中，首先要实现档案和数据数字化，将文字、音像、图书、图片转化为电子文件。二是根据其不同的特点对文档中的信息进行分类，以便更好地对数据进行搜索。第三，我们需要改进远程服务，合作伙伴可以直接在互联网上处理这些问题。第四，应采取一系列保护措施，对内部和外部数据进行备份和加密。第五，在电子产品不断升级的情况下，应当对软件进行更新和升级，使数据保持可查询的状态，避免升级造成的系统瘫痪和数据失效。第六，确保没有错误。档案信息管理工作尚未完成。在此之前出现的新信息需要在纸质档案和电子文件中加以管理。在使用前一种方法和目前的电子文件管理的情况下，它需要更多的工作量，也是非常麻烦的。我们需要在过程繁琐、耗时长的情况下完成高校的信息管理，这是一项具有挑战的工作。

3.3信息化管理队伍缺失人才支撑

在档案信息化建设中，对档案建造者的要求很高。例如，这一工作对新设备的操作和档案管理能力有很高的要求，而教学管理人员的信息管理能力参差不齐。由于教学管理信息系统是一个庞大的数字化校园，各部门都需要派出专门的管理人员来管理。在使用新设备时，要正确使用计算机操作管理后归档，在没有设备的情况下，要具备手工管理的专业能力，像这样的人很少有两者兼得的。如果以前的员工不太善于操作新设备，工作效率就不会很高。

3.4对环境变化和服务模式不足的反应

学校档案管理人员一直处于独立封闭的工作环境中，有一种“与世隔绝”的感觉。因此，在社会发展状况下，档案管理人员已经过时，适应能力薄弱。在信息化建设中，我们的工作环境与时代接轨，有许多新概念、新模式和新的服务方式。因此，在信息化建设中，要加强管理者的服务意识，提高服务质量。

4.高校档案管理信息化建设的具体措施

4.1档案管理标准化建设

档案管理标准化建设的要求是指建设过程中标准规范的各个方面，操作和管理方法有序、正确、科学。在有效的工作条件下，提高高校档案管理质量。在这一标准化的信息管理建设中，尽量不要出现无序的管理局面，努力保持高度集中在工作状态，认真负责地处理信息建设、软件开发等方面。专业工作者可以在高校建设中研究出合理的信息管理模式，并制定出在各高校实施的标准方案。高校档案管理的标准化建设可以从档案管理人员的技术和设备的使用、合理管理模式的标准和高校档案管理实施的前提等方面进行。制定管理标准方案后，各部门的人员和工作人员应当遵守制度，服从指挥。在操作中，应注意标准化。通过科学的协调和组织，可以实现对管理中使用的信息和软件的标准化数据库查询，以便学校和合作伙伴能够通过信息技术相互分享有用的信息[3] 。

4.2档案信息数字化建设

纸张材料常用于档案管理，然而，在我们的工作中，每天都有大量的数据需要准备，查询不仅麻烦，而且占用了很大的空间，纸质档案也需要很多资金。最重要的是，使用纸张储存容易使纸张变黄、变黑、丢失等，这给其工作带来了问题。然而，数字信息的构建不会出现这个问题。它既不需要花很多钱买报纸，也不需要担心占用空间和数据保存不完整。数字化档案建设是在计算机中建立数据库，建立数据库来存储档案项目，搜索档案项目和其他形式的数据分类[4] 。数据库具有强大的搜索功能，可以使数据文件查询更快，分类更好。在需要的时候可以复制数据，这样更方便快捷，存储安全性高，不容易损坏，也可以备份防止丢失。相对来说，档案信息的数学管理可以更加有效。

4.3对档案管理人员的全面培训

无论是传统的管理模式还是信息管理模式，都需要人们作为工作的主体。工作人员的专业水平和专业素质直接影响工作质量。为了更好地完成信息管理的建设，全面培养档案管理人员，培养他们的操作能力、综合素质和职业道德。针对管理者的不足，应制定不同的培训方案，开展有针对性的培训。除了管理问题外，我们还应该加强管理服务，提高员工各方面的工作能力。其中，主要的培训方向有：计算机网络安全知识、档案法、档案管理等对知识。学校应引进一些计算机人才，对管理者进行专业指导，使管理者能够更快、更有效地建立信息管理。全面培养档案管理人员，做好学校档案管理工作，实现档案信息化建设。

5、结束语

信息化社会下，高校档案管理工作不能墨守成规，必须进行创新发展，适应信息化的发展潮流，建立起信息化档案管理系统。在高校档案管理工作信息化建设的过程中，需要尊重实际，注重档案功能的发挥，做好档案服务。

参考文献：

[1] 王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2017（06）：65-66+69.

[2] 谭畅.浅谈信息化档案管理[J].吉林教育：综合，2018：12.

[3] 郭红霞.浅谈高校档案管理信息化建设[J].《课程教育研究：学法教法研究》，2018（18）：245-245.

[4] 张彧馨.浅谈高校档案管理[J].教育，2016：103.

（作者单位：汉中职业技术学院）