推动电力企业档案信息化建设 促进档案开发利用

高琦

摘要：在信息时代背景下，电力企业要想持续健康发展，就必须紧随时代发展潮流，不断创新，由于电力企业的规模往往都比较大，所以这就更需要推动信息管理的现代化，其中最重要的就是促进电力企业档案的信息化，它对电力企业的发展起着至关重要的意义，因此，电力企业就必须推动档案信息化建设，以此不断提升自身的市场竞争力，与时俱进，真正实现电力企业的长期可持续发展。

关键词：电力企业;档案信息化;档案开发利用

1电力企业档案信息化管理的重要性分析

电力企业承担着电网建设和改造等工作，所以电力企业的很多档案信息中包含着大量的磁介质和声像等档案信息文件。首先，实现档案信息化可以将电力企业内部的档案内容信息进行数字化的处理，利用现代化的设备技术，改变传统档案信息传输、共享和利用的不便;其次，电力企业的档案管理实现信息化，可以提高文档归类、编辑的效率，尤其现在我国对企业档案管理的要求非常严格，要求企业不仅做好档案管理工作，还要求企业具有信息化管理的能力。所以电力企业档案管理要实现信息化，符合国家对于档案管理建设的要求;最后，电力企业档案管理的信息化能够预防档案信息的丢失，因为信息化建设可以有效保证电力企业的档案管理历程逐步趋于数字化，电力企业可以备份档案信息，如果发生档案信息的损坏或者丢失，可以利用备份数据进行档案信息恢复。

2电力企业档案信息管理的信息化建设面临的问题

2.1企业整体重视度不够，档案信息的信息化建设优势未能发挥出来

档案信息的信息化建设优势就在于促进信息的自动化处理和进行信息查询、調度等的检索便利性，同时还在于帮助档案管理员工利用软件进行各项自由化、智能化处理。虽然现阶段我国电力企业内大多数档案人员已经建立起了比较好的档案管理理念，也有了一定信息化建设雏形，但整体来说还欠缺一定火候。从企业角度来说，企业全体未能很好地树立起档案意识，尤其是科技类等文献内容，管理档案人员对涉密内容不好进行分类，而一线员工缺乏管理理念，就会影响到文献的建立;从员工角度说，重视度不够，不仅培训时缺乏档案信息管理这一部分属于员工必须要掌握的内容，同时管理层缺乏档案管理重视度，也会在出台相关规章时无从顾及。进一步导致信息化建设的建设优势迟迟无法发挥出来，尤其在进行资金分配环节时，更是会在档案管理上分配寥寥无几的资金，导致后续软、硬件设备更新换代不及时等问题出现。

2.2软、硬件配套设施还不够完善

软件信息管理是一项工程，要想做好就需要有完善的软、硬件设备，很多企业内档案管理还在使用WINDOWSXP的系统，而众所周知，XP系统已经无法满足很多软件的运行环境，从而导致了软件的不够新与不够实用问题的出现。

2.3档案信息建设队伍里缺乏创新人才

档案信息建设是一项需要各项创新建议加以融入的工作，只有现有人员在集成前人丰富经验的同时，不断进行技术上的思路开拓与实践上的进一步创新，才能让信息化建设具备强大的生命力。而我国电力企业往往缺乏这样的人才，档案管理工作本身就十分枯燥，再加上企业整体对之不重视，导致信息化建设队伍了里缺乏能发出新声的创新人才。

2.4忽略了网络安全的问题

很多企业在进行信息化建设时，忽略了网络本身潜在的危机。有些数据库的加密处理不够严格，很容易会泄露。有的企业甚至采取机密、非密等文件以统一加密模式进行保管，这样一来，如果有人入侵，将会对企业整体的信息安全产生极大的威胁。尤其是信息技术高速发展的现在，各种漏洞频出，如果不在这方面下功夫，一旦存在风险威胁将会面临企业商密泄露的问题，而作为国家经济发展重要建设者之一的电力企业很可能会影响到国家机密的保密工作。

2.5开展档案管理工作时不能以有效的工作方式进行

现阶段许多电力企业进行档案管理工作时依旧停留在单人单干、人工为主信息为辅的模式上。而这种模式并不能有效提高档案管理工作的效率，所以工作人员在执行过程，有的即使想要强化企业内信息化建设力度也无力从心。

3如何推动电力企业档案信息化建设，促进档案开发利用

3.1建立现代化电力企业档案管理制度

电力企业档案信息化管理，必须建立与电力企业现代化发展相适应的档案制度作保证，必须规范化、程序化，还要适应电子文件管理的特点。一方面，各电力企业根据《档案法》建立企业自身的档案管理办法，并且要与电子文件管理、计算机管理规范相结合，建立适应性的现代化电力企业档案管理制度。另一方面，各电力企业要遵循涉密电子文件保密管理制度，并建立企业内部适合档案信息化管理系统的保密制度，使《保密法》与信息环境下的电子文档管理相融合，在实际操作中要完善权限设置，将利用者与管理者的权限设置清晰，数据保管和传输采用最新的加密技术，从而保护企业档案信息的安全。

3.2注重提升档案的标准化和规范化

要想真正推动电力企业档案信息化建设，就必须充分重视档案的标准化和规范化，其一是确立统一的上网目录标准，因为电力企业档案信息的内容非常丰富，其形式也非常复杂，要想确保电力企业档案管理的规范性，促使人们轻松快捷地在网络上查阅档案信息，就必须建立统一标准，这样才能保证查阅档案的快速性和准确性;其二是建立明确的规章制度，电力企业档案本身就具有很强的保密性，电力企业必须紧密结合自身的实际情况，建立一个既涵盖档案信息资源，又涵盖计算机整体管理活动的目标体系和技术方法体系，充分体现电力企业档案信息化管理的详细规划和质量要求。

3.3加大资金投入，促进档案信息技术的开发利用

电力企业要想推动档案信息化建设，就必须加大资金投入，由于缺乏资金不仅会极大地阻碍信息技术的开发，还直接影响了档案信息化的后期管理工作，并且采取信息化档案管理技术也意味着相关工作人员必须具备一定能力，加大资金投入力度能够确保电力企业吸引到更多优秀的信息化管理人才，因为电力企业档案管理的信息化技术不仅仅是指新开发出来的内容，也包含在档案信息化管理过程中所积累的经验，这些积累下来的经验能够为技术开发人员提供创新思路，另外还应该把光盘技术和计算机技术等都有效融入到电力企业的档案信息化技术开发中来，同时借鉴和吸取其他行业的优秀信息技术，以此确保电力企业档案信息技术开发的先进性。

3.4注重引进和培养优秀的档案管理人才

电力企业要想真正实现现代化管理，就必须充分重视档案的信息化管理，这就需要电力企业在档案信息化管理过程中，充分重视引进和培养优秀的档案管理人才，有效完善电力企业的档案信息化管理工作，力求早日实现电力企业档案的信息化管理，推动电力企业的持续健康发展，因为档案管理人员的专业技能和综合素质直接影响了企业档案信息化建设的进程，如果电力企业不注重引进和培养优秀的档案管理人才，就算是拥有再先进的设备也没用，其根本无法有效利用这些先进的先决条件，同时电力企业还要对档案管理人员提出更高的要求，促使他们在工作中不断加强自身的专业技能和综合素质，这就需要电力企业积极引进科学有效的档案管理人才培训体系，为电力企业的档案信息化管理提供有力的人才支持。

结语

[1]刘海涛.刍议网络环境下电力企业档案信息化建设[J].科技展望，2014（18）：2.

[2]何柳青.电力企业档案信息化安全工作管理方式分析[J].黑龙江史志，2014（13）：124-125.

[3]杨晓琳.浅谈电力企业档案信息化建设重要性及其解决措施[J].中国科技投资，2012（21）：35-36.

[4]汤津行.电力企业档案管理中存在的问题及对策[J].中国集体经济，2009（18）：59-60.