浅谈电力企业文秘工作与档案管理的有效结合

王丽娜

摘要：在电力企业的发展过程中，文秘工作与档案管理都是非常重要的，这两者是紧密相连，密不可分的，只有把文秘工作与档案管理工作有效结合起来，才能够极大地提升文秘工作和档案管理工作的效率。文章主要分析和探索了电力企业文秘工作与档案管理的有效结合。

关键词：电力企业;文秘工作;档案管理;有效结合

引言

电力企业发展过程中，办公室文秘工作涉及到较多繁琐的内容，需要积极采用科学合理的方式和手段，为充分有效开展相应的文秘管理工作，推进办公室督促检查、公文写作、信访、参谋助手作用的良好发挥，促进文秘工作人员综合素养的不断提升，提供良好的前提条件。

1电力企业办公室文秘工作中存在的问题

1.1综合素养方面无法适应工作需求

办公室文秘工作进行中，很多文秘人员是从其他部门转过来的，没有专业系统的文秘知识，对于现阶段的实际工作需求，无法得到良好的满足，这样会导致实际工作进行中，无法充分有效地完成相关工作任务。同时现代电力企业相关技术更新换代情况明显，在办公形式和新科技方面转换较多，文秘人员的知识更新速度较慢，并且参与到学习和培训方面工作的机会较少，无法根据工作需求提升自身的综合素养。

1.2实际问题处理经验较为缺乏

电力企业办公室文秘工作实际开展过程中，文秘人员较为重视处理文件事务方面的工作，而在一些具體问题的处理经验方面较为缺乏。文秘工作如果一味按照传统模式进行，将会影响到实际工作开展效果，缺乏良好的灵活性。同时在人员的沟通和协调方面，电力企业相关业务技术知识经验的储备方面，文秘人员还存在着一定的不足，影响到了实际工作的开展效果。

2完善电力企业工程建设项目档案的方法

2.1领导重视、健全机构，前期制度及工作网络图的建立

公司领导在重视基建工程建设进度、质量和成本的同时，对于基建工程项目档案的建立与管理也十分重视，充分认识到基建工程项目档案达标对于建设、运行并申报优质工程的重要性，在开工建设前，就确立了“确保通过达标投产验收、争取档案管理优秀等级”的档案管理工作目标，与打造优质工程的目标同步。确立以“总经理全面负责、基建副总经理负责档案管理工作”的领导责任制，将基建工程项目档案的建立与管理纳入公司分管领导工作的重要议事日程。在基建前期成立基建文件中心，配备专业的档案工作人员，在各参建单位进公司的同时，要求各参建单位配备专业的档案专职人员，总包单位建立文件中心，从而建立以建设单位基建文件中心为核心，工程部、计划合同部、监理、各参建单位等联合组成的建设项目档案管理工作网络图。文件中心先后制定了《档案工作总体规划与实施措施》《工程流通文件管理制度》《移交资料总目录》《项目档案归档管理制度》《基建项目档案管理网络及管理职责》等一系列项目档案管理制度，及时组织各参建单位学习文件，并下发到各参建单位，让参建单位档案管理人员开展工作有据可依，明确项目档案具体收集和归档什么、如何收集和归档、收集的标准是什么等一系列要求，确保了对整个项目档案的前端控制。

2.2加强外部控制

（1）严格要求施工技术文件的把控和管理。工程部专工和档案管理人员根据工程建设时间节点，按照《火电建设项目文件收集及档案整理规范》要求，进行监督检查和资料验收。档案工作人员对工程档案实行过程融入的工作方法，采取填写《单位工程竣工文件验收记录表》等形式，从案卷的形成至目录的填写，从图纸的折叠至页码的编制，均严格要求参建单位，以确保档案的准确性。（2）以点带面。为保证施工技术文件归档齐全、完整，对各参建单位档案质量标准统一，施工技术文件的收集与归档按照单位工程来移交，推行“样板工程”归档移交方法，由基建文件中心按照施工进度，将早期竣工的单位工程档案中，选取一个符合档案要求、案卷质量高的单位工程案卷作为“样板工程”，将“样板工程”档案推广到施工全现场，使各参建单位对于归档的具体要求有了更加直观的认识。同时，在每个单位工程的竣工资料收集齐全后，要求参建单位进行严格的自检，自查后立卷单位再会同监理、业主共同验收签证，验收合格后才允许进行组卷装订，使竣工资料整理与施工同步进行。（3）充分发挥监理的监管作用。秉承“小业主、大监理”的理念，发挥监理在工程档案管理中的作用。监理入场后，与监理共同制定项目建设各类表单，让全现场统一表单，监理组织并主持召开图纸审查会、工程协调会、文件材料收集整理会等各类会议，促进了工程档案的管理。

3电力企业文秘工作与档案管理有效结合的策略

3.1建立综合性的工作制度

电力企业的文秘工作和档案管理是紧密相连的，在具体工作中必须有效融合组织制度，科学合理地管理文档，在大多数电力企业中，文秘部门和档案管理部门都是属于独立运行的个体，由于在工作中沟通的不到位，导致档案质量很难得到有效保障，这就使得档案管理面临很大困难，还有的是由于档案管理出现了一些问题，所以在开展文秘工作时往往会遇到一定困扰，而如果把文秘工作和档案管理工作有效结合起来，综合考虑两者的实际情况，建立起一个综合性的工作制度，要注意是的必须建立在我国相关法律条例基础上来制定，这样才能确保公文的质量，另外还要紧密结合电力企业的实际管理状况，建立严密的档案人员网络，确保各个部门的档案管理真正做到责任到人，并形成一个相互配合的管理体系，这样才能促进文秘工作和档案管理的共同发展。

3.2注重加强文档的一体化建设

在现代信息技术飞速发展的今天，人们越来越重视电力企业文档的一体化建设，如今越来越多的电力企业投入到文档一体化建设过程中，引进了各种现代自动化的办公设备，文档一体化建设能够促进电力企业文秘工作与档案管理的有效融合，其可以为电力企业创设良好的发展环境，因此，电力企业就必须注重计算机的应用，同时建立档案管理信息系统，把文秘人员归档的各种文件资料都有效存储到平台中在，这样不仅能为电力企业各个部门查询档案信息提供很大便利，还能真正实现文档的一体化建设。

3.3强化办公室文秘的服务意识

办公室文秘是电力企业领导的重要助手，相关文秘人员需要不断强化自身的执行意识和服务意识，能够积极主动投入到相应管理工作之中。文秘工作人员需要在领导作出决策之前，提出自身的意见，而在领导决策指挥时，需要想方设法完成相关工作，切实有效执行各项工作任务。需要注意到，电力企业办公室内部的文秘数量有限，需要充分提升工作效率，文秘工作人员需要不断改进和完善自身的工作方式，从日常的工作过程出发，做好相应的总结工作，并明确和理清办公室的具体工作规律，从而针对自身的工作任务和工作时间进行合理的安排，这样在实际工作过程中，将能够保持有条不紊的状态，顺利完成各项工作任务。文秘人员的工作任务较重，相应的自主安排时间较少，在日常工作中，需要保持健康的心态，不断调整自身的工作心态，以积极的态度面对和处理各项工作。

结语

综上所述，随着电力企业的不断发展，必然会日积月累产生大量有价值的文档，而做好文秘工作能够为电力企业的档案管理工作提供重要参考，确保电力企业的有效运转，在自动化办公不断更新的时代背景下，对电力企业的文秘工作和档案管理提出了新的要求，要求电力企业必须确保文秘工作与档案管理工作的一体化。

参考文献

[1]吴昊，王恒，徐振颍.分析电力企业办公室文秘工作水平的提升策略[J].工业，2017（1）：197.

[2]赵宏刚.浅谈电力企业工程建设项目声像档案的管理模式与策略[J]知识经济，2016（19）：79.