地质资料电子文件管理质量研究

陶晓莲

摘要：地质档案资料是地质工作活动的记录和成果，有的地质档案资料年代久远，有且具有唯一性，其珍贵性及其利用价值可见一斑。传统的地质档案管理方式依然采用实物对应密集架保管的方式，档案资料的查阅和搬运极易导致资料的破损，甚至造成不可逆转的损失。加快地质档案资料的信息化建设，不但能提高工作管理效率，还能延长和保护珍贵的地质成果使用寿命。

关键词：地质资料;电子文件;管理措施

1对信息时代电子档案优缺点的分析

现代社会，档案电子化成为地质档案管理领域的现代化手段。电子档案主要是以计算机技术为基础进行信息存储的档案形式。与纸质档案相比较，电子档案优势明显。首先，在存储方面，电子档案多依赖光盘、磁盘等载体，在信息技术不断升级的过程中，存储载体存储量不断扩大，有利于空间的节约。另外，电子档案支持重复性利用，在互联网技术的支持下，可以为档案传输与使用创造有利的条件，信息查询速度较快，有利于信息的更新与交换。其次，电子档案大大降低了人为因素的影响，减少了档案丢失现象，有利于维护档案资源的完整性与可靠性。最后，电子档案管理模式大大拓展了信息的交流与共享，档案工作效率显著提高。从缺点上分析，电子档案的应用集中体现在信息安全方面，很容易遭受黑客等技术的威胁，使有价值的信息被恶意损坏或者盗取，影响地质档案信息价值的发挥。

2地质资料电子文件管理存在的问题

2.1地质资料电子文件收集工作中存在的问题

按照国家档案局的规定，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档，实行“归档双轨制”和“纸电同轨”。“归档双轨制”即保证在纸质档案移交基础上，电子文件也一并归档。但是在实际工作中，电子文件归档存在着一些问题，例如：由于档案管理系统的标准化、信息化、自动化水平不高，电子文件管理系统与公文管理系统存在着脱节现象，对流程的简化和优化程度不够，使得电子档案管理系统建设不统一。同时还由于部分操作人员未严格按照作业操作流程，在纸质档案验收合格前就进行了扫描、刻录等活动，使得归档电子文件与纸质文件内容上不一致。

同时，还由于地质资料电子档案中的大量数据，因为种种原因多是由专业部门建立各种数据库或者是某某系统来管理。但是目前由于资料管理和数据管理之间的关联程度不高，地质资料电子文件管理工作的整体性和连贯性不高，资料管理和数据管理中存在着无形的“壁垒”，用户体验不尽如人意。

2.2地质资料电子数据变更风险

在地质资料电子数据的生产和管理过程中，根据新规范标准和实际业务需求，需要对部分数据进行清理、调整和更正，同时在使用过程中须应对已发现的数据本体发生的错误即时进行调整、修改和完善并进行完整记录。减少在日后数据管理中对变更的数据无法清晰的定位，对变更的数据内容无法说明变更的合理性与合规性。

2.3储存设备处理不当带来的隐患

社会在不断进步，科学技术也在不断发展，而为了更好的完成工作，办公设备的更新换代也是十分必要的。但是对于那些已经弃置不用的设备，出于对地质资料信息安全的考虑，工作人员需要对其采取专业的销毁措施，从而彻底清除存储设备所涉及的机密资料。此外，更为重要的是对于已经消密的储存设备，工作人员也不可以将其当作废品随意丢弃或出售，而应交由有关部门进行统一处理进一步确保地质资料的安全。

3电子文件管理面临问题的应对策略

3.1实施一体化档案管理模式，将统筹管理思想渗透其中

纵观地质档案管理领域，电子档案的应用愈加广泛，因此要重视档案管理系统的构建，实施电子档案与纸质档案管理双模式，以便有效提升档案管理工作效率。具体来讲，对纸质档案进行合理分类，做好编号，对档案流程进行合理设置与简化。另外，要将纸质档案的管理优势运用到电子档案管理实践中，保证电子档案资料存储位置的合理性，加快一体化管理模式的建设。还要贯彻统筹管理思想，正确认识纸质档案与电子档案既相互独立又紧密联系的关系，也就是说，整个管理系统体现为双管理性质。在纸质档案与电子档案并存的情况下，构建各自独立的数据库，可以强化两种档案形式之间的高效对接。通过对两种档案存储模式特征优势的掌握，强化对收集、存储以及使用环节的规范化管理，构建适合各自特点的管理模式，形成有针对性的管理方式，保证纸质档案与电子档案在使用过程中能够灵活地进行切换，从整体上提高地质档案应用水平，增强高效性、快捷性与便利性。

3.2加强电子文件收集工作

电子文件归档和电子档案管理是一项新的工作，这就要求各级档案行政管理部门除了自身积极研究和探讨电子文件和电子档案管理工作经验外，还要加强对人员的培训，提高各级档案人员的业务素质，严格按照操作规程，严把质量关。在扫描、刻录之前将电子文档与纸质档案认真核对，确保档案的一致性、真实性、完整性和可用性。

3.3制定长期保存政策与标准

在地质资料电子数据长期保存工作研究探索过程中，目前尚未制定相应的政策法规，因此无法对这些电子数据进行合法的授权与认定，需要跟踪有关电子数据的可信认证相关的法规，对数据的权威性进行法律层面的认定。同时由于数据生产单位技术能力具有一定差异，因此需要开展地质资料数据生产相关的标准化建设，选取开放、标准的数据生产环境，减少人为因素和系统工具因素对后期数据的使用，存在因格式不同无法使用的窘境。

3.4加强档案管理部门与技术部门的沟通协作，强化跟踪的全程性

对于信息时代的档案管理部门，要重视制度建设，善于进行分析总结，形成统一规定，确立载体形式，保证满足档案归档的标准与要求。基于此，针对电子文件，要实施专业化管理，设置专业部门，安排专业人员，划拨专业设备。档案管理部门要对电子文件建立归档说明，详细阐述各种载体中的内容，力求对文档的描述达到完整性与准确性，定期做好电子文件的移交。

鉴于地质工作的特殊性，地质档案形成时间相对较长，因此，档案管理人员与技术部门要保持通力合作的关系，强化对整个项目的全程跟踪，保证归档的及时性、准确性与完整性。

3.5做好电子文件应用

针对于需求端，首先应了解需求，分析需求重點，以此优化地质资料电子文件服务的供给结构，扩大服务的有效供给，提高服务质量和效率。增强服务意识，档案的收集工作要改变过去“坐等收集”变为“主动收集”，对逾期未汇交的档案进行催交，制度化管理，简化归档流程，加强归档人员培训，做到档案汇交率100%。同时，实现档案管理系统上网服务，开通网上远程查询和浏览功能，所有部门都可以通过数据库对现行公文和档案信息进行检索、查询和使用，真正实现资源的共享。改变过去跑档案室、找领导审批再复印借阅的使用模式，降低工作成本，增加档案的利用价值和效率。

结束语

地质资料作为国家基础信息资源，不仅推动着人们生活发展，还对国家安全，国家利益有着十分重要的影响。因此，在国家利益面前，我们更要进一步提高警惕，不断学习新的技能，用更负责任的态度保护国家财产，为祖国贡献自己的绵薄之力。

参考文献

[1]翟虹霞，王娜.谈怎样做好地质资料档案管理工作[J].甘肃科技，2016，32（23）：83-84.

[2]沈巧玲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].兰台内外，2017（05）：35—36.