总承包工程中档案管理经验与教训

杨彩红

摘 要：随着我国经济体制改革的深入发展，各项基础设施建设逐步完善，以设计为主的工程总承包业务在我国的发展逐步加快。工程总承包档案管理是项目建设中需要关注的重点内容，对项目建设多个主体经济效益会产生较大影响。工程建设项目形式的转变促使项目档案管理的方式及内容也发生了重大改变，所以当前需要做好工程总承包项目档案管理工作。文章重点就总承包工程中档案管理要点进行研究分析，以供参考和借鉴。

关键词：总承包工程;档案管理;经验;教训

引言

二十一世纪的今天，工程建设规模逐渐扩大，工程总承包项目逐渐增多，对于如何做好工程总承包项目的档案管理始终是工程建设档案管理者高度关注的焦点之一。关于工程总承包项目档案管理，通过真实记录勘测设计和施工过程，在工程总承包采购试运行阶段，结合合同约定，不仅仅保证工程的高质量建设，同时也要做好竣工后的正常检修和维护工作，因此总承包项目档案管理需要规范化的优化管理。

1 总承包工程中档案管理的意义

工程总承包项目在全国各地都发展迅速，越来越多的工程呈现出总承包的模式，在项目的建设过程中如何使得项目的档案资料得到规范、系统和标准的管理，是每个项目的工作重点，管理员和项目管理者都需要运用正确的方法结合项目的实际背景和情况对项目资料进行整合，并通过完善的档案管理机制，有效提高项目的施工效率，对于工程公司的发展也存在重要的意义。除此之外，工程公司的档案管理内容也是对外的一种形象表现，可以侧面地反映出工程公司的工作制度和项目管理能力，对于公司的发展和定位有着极其重要的影响。

2 总承包工程中档案管理的问题

2.1粗放式管理问题突出

一些总承包单位与建设单位在项目档案管理工作中，对各项政策以及发展要求不明确，对档案管理认识不足，在各项工程合同拟定过程中针对档案管理环节设置的规定较少。

2.2档案管理缺乏系统规划

在工程项目档案管理工作中，工程总承包档案管理属于全新业务，当前尚无系统的标准可循，实践经验有待完善。

2.3高素质档案管理人员欠缺

现阶段工程总承包项目施工建设过程中会受到资源限制，在项目管理过程中实际设置的档案管理人员较少，大多数档案管理人员在管理过程中，未能根据工程实际开展进度拟定记录活动，对图纸内容未能全面分析，缺乏档案归档专业知识。

3 总承包工程中档案管理要点探究

3.1配置专业的管理人员

工程的总承包方配置专业的人员管理项目档案资料，在项目制度里面明确说明档案管理工作的重要性，要求分包方全面配合此项工作，并将文件资料的收集、管理和归纳等纳入整个工程的工作规划中，保证各部门和分包方配合，促进档案管理工作的顺利进行，同时档案管理员也需要明确自身职责，自觉进行资料的收集和整理，不断学习提升专业技能，及时参与到项目过程中，对项目所产生的资料进行仔细的查验，按照工程项目档案管理的要求对资料进行质量上的把控，有计划地开展此项工作，保证项目在档案资料方面不出现问题。

3.2制定完善的档案管理制度

每个项目都需要若干个制度来保证项目的顺利执行，档案管理也不例外，建立健全的档案管理制度是非常必要的。总承包模式的项目一般都含有多个分包方协同施工，所以总承包方需要根据国家对于工程建设方面的档案管理制度整理出适合自身项目的制度，配合当前工程的特点和实际背景，规范档案管理的具体工作。档案的管理制度需要包括承包方、分包方的文件资料归档范围，明确规定档案的分类方法、档案整理的质量标准以及档案的编号设计等，以此保证整个项目的档案得到统一、标准、规范的管理。为了保证档案管理的制度能够确切地应用到实际中，在总承包方和分包方签订协议时应明确档案管理相关制度，防止由于制度的疏忽而导致档案管理工作无法规范进行。

3.3实现档案数据资料的准确和完整性

由于总承包项目的参与方还包括分包方，所以加强与各分包方和施工单位的沟通很重要。施工单位的资料对于整个项目来说也是主要的资料来源，首先必须要求档案管理人員对工程项目的资料进行检验和整理，对文件资料进行规范化的整顿，其次需要施工单位配合档案管理的工作，将施工过程中产生的资料完整有序地移交给总承包方的档案管理员，在整个项目资料整理过程中，管理员需要多次与施工单位沟通和交接，确保资料的准确性和完整性。

3.4档案管理员前期介入与过程管理

档案管理的工作并不是在项目工程结束后才进行的，在工程设立初期档案管理员就需要跟进项目，充分了解和熟悉项目的整体工作计划以及后续的工作进度等，档案管理员需要经常性地与项目经理进行资料上的对接和沟通，将档案管理工作融入项目的工作规划中。在项目进行的过程中，产生的文件资料相对较多，管理员在这个过程中要实时收集资料并进行归纳整理，防止工程结束后出现过程资料的遗漏。

3.5落实工程竣工手续预检

收集项目资料固然重要，但是对工程进行竣工验收的预检工作也同样重要，档案管理员在全面收集和整理项目资料的基础上，在接近工程尾声的时候需要自觉对竣工手续进行预检，保证项目验收的顺利进行。在进行预检的过程中，对档案文件的预检工作还需要各参建单位积极配合，档案管理员按照国家规定的档案建设要求整理出相关的规范，并针对当前项目的实际情况，整理出需要整改和补充的内容，与各分包方和参建方共同来完善，同时档案管理员应严格卡控项目资料的质量，各分包方和参建方提供的竣工材料都应通过档案管理员的核准后方可结算，以此来保证竣工资料的质量。

3.6加强信息化技术应用

当前社会信息技术持续发展，各类信息整合平台也逐步普及，电子信息技术的档案管理平台可以满足档案管理的需求，企业可以利用电子平台对整个项目进行电子化的管理，这样不仅可以使得档案管理更加规范，还可以节约人力成本。

结束语

综上所述，工程总承包项目档案是项目建设维护的重要依据，是项目质量管理的重要凭证。目前工程总承包项目档案管理的重点内容是提高项目档案内容的完整性、准确性和系统性，这样才能保障总承包工程项目的稳定开展，提高项目建设管理的安全性、连续性和科学性。

参考文献

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