信息技术与档案管理的融合策略

唐伟

摘 要：过去一段时间内，部分单位对于档案信息化建设存在认识误区以及思维误区，对于信息技术的应用程度不高，难以适应自动化办公、无纸化办公以及电子化办公的时代发展趋势，阻碍了单位档案建设的步伐。基于此，本文立足于时代背景，对档案信息化建设进行概述，分析现阶段档案信息化建设中存在的主要问题，并结合现代档案管理理论对档案信息化建设提出建议，以期能够进一步帮助相关单位开发和利用档案资源。

关键词：档案管理;安全;信息技术;服务模式

一、档案信息化建设概述

所谓档案信息化，主要是指通过信息技术对信息资源进行收集、处理、整合、分析、利用的一种档案管理模式，其主要其强调的就是在信息化环境中对档案信息资源进行合理开发与利用。之所以要加快档案信息化进程，主要是基于以下几个原因[1]。第一，基于单位档案管理成本的考量。传统的档案管理工作需要依靠大量的人力、物力以及财力，对于保管环境的要求较高，导致单位档案管理成本居高不下。通过档案信息化建设，能够最大限度的对资源进行优化配置，实现档案管理流程化、自动化以及技术化，减少单位档案管理成本。第二，基于单位档案管理便利的考量。传统的档案管理模式中，档案管理人员对于检索、调阅、利用、清理档案效率不高，需要花费较长的时间。同时，随着档案数量不断增加，档案种类不断丰富，单位档案管理工作更是面临着新的挑战[2]。档案信息化建设，则可以实现档案快速减速、及时调阅、实时共享、高效利用以及高效清理，能够更好地满足相关单位档案建设工作的要求。

二、档案信息化建设中存在的主要问题

（一）档案安全管理机制缺失

只有确保档案安全，防止发生档案泄密、档案非法篡改等事件，才能发挥档案的价值以及效用。信息化环境下，单位档案管理系统容易遭受各种网络病毒程序的攻击，导致档案管理系统崩坏、档案资源丢失[3]。同时，部分不法份子也可以通过植入黑客、木马病毒等程序，对档案进行篡改，影响档案管理的严谨性以及严肃性。然而，部分单位并没有通过最新的信息技术对档案资源进行加密处理以及安全管理，而是单纯通过杀毒软件、防火墙、内网防控等简单的措施对档案资源进行安全管理。

（二）信息技术应用层次低

近些年来，随着信息技术以及相关设备的普及，大多数单位都已经实现了档案资源的信息化管理，但总体而言，我国档案管理中信息技术应用层次低的问题仍然存在。第一，部分单位对于大数据技术、区块链技术、云计算技术、云储存技术以及人工智能技术缺乏具体的了解，相关技术与档案管理系统的融合度不高，制约了档案管理工作的转型升级。第二，部分单位对于信息化建设存在认识误区，单纯将计算机管理等同于信息化建设。同时，部分档案管理人员对于档案共享、档案专业化管理、档案模块化管理则缺乏具体的了解和认识。

（三）人才建设薄弱

档案信息化建设环境下，档案管理人员仅具备档案管理专业素养是远远不够的，其必须掌握一定的信息技术。然而，现阶段部分单位人才建设薄弱，缺乏复合型人才，难以保障档案信息化建设工作的推进。一方面，单位人才培训存在漏洞，存在“重档案信息素养，轻技术应用”以及“重理论教学，轻实践指导”等问题，导致档案管理人员仅仅了解档案管理的基础知识内容，并没有掌握相关的信息技术。另一方面，档案管理人员对于档案系统的应用能力、操控能力以及创新能力不足，处于被动管理的状态。例如，档案管理人员没有立足于单位具体实际状况对系统供应商提出相关技术要求，导致档案管理系统与单位档案管理工作不衔接、不匹配。

三、信息技术与档案管理的融合策略

（一）创新利用信息技术，强化档案安全管理

单位要创新应用信息化技术，深化档案安全管理工作。第一，探索运用区块链技术构建更为安全的防护网络，确保档案资源在传输过程中的加密性。第二，探索利用数字水印技术，对档案加以水印，有效辨别档案的真实性、原始性，防止档案被非法篡改情况的发生。第三，探索利用云储存技术，对档案进行云备份处理，防止档案资源的丢失，确保档案管理工作正常开展。

（二）以信息化技术为有力抓手，创新档案管理模式以及服务模式

第一，单位要进一步加快档案共享建设，加快与相关职能单位的沟通联系，切实发挥档案对于业务工作的推动作用。具有交叉职能单位之间可以搭建共享云，将档案资源进行共享，进一步提升档案自主共享、自主查阅以及自主利用的水平。第二，单位要进一步利用办公自动化系统，关联办公自动化系统与档案管理系统，实现信息资源的高效传输、分类处理，提升档案管理工作的系统性，解决档案管理效率低下、质量低下的主要问题。

（三）优化档案管理人才知识结构，打造复合型人才队伍

档案管理人才是推动信息技术与档案管理融合的基础，直接影响档案信息化建设的成效以及质量。为此，相关单位必须对接信息化建设的基本需求，有指向性地开展培训工作，优化档案管理人才的知识结构。第一，单位要继续加强在信息化建设领域的理论知识培训以及专业技能培训，提升档案管理人员对于档案系统的操控能力、应用能力以及创新能力。第二，单位可以采取灵活多样的培訓方式，综合利用专题研讨会、学习论坛、座谈交流、外出考察学习等方式为档案管理人员提供学习培训平台，充分借鉴相关单位在档案信息化建设领域的先进做法。第三，单位要进一步提升档案管理人员的安全培训以及保密培训，确保档案价值。

四、结束语

通过本研究可以发现，档案信息化建设的核心是信息技术与档案管理的融合，即通过信息化技术对档案资源进行开发的一种模式。针对实践中存在的档案安全管理机制缺失、技术应用层次较低以及人才建设薄弱等问题，单位必须要有指向额的加以解决。一方面，单位要继续从安全管理、技术应用、人才建设等角度出发，夯实档案信息化建设的基础，确保该项工作顺利推进。另一方面，单位要加快创新，激发档案管理人员干事创业的决心，不断创新档案管理新模式、新流程以及新内容。总体而言，单位只有深入推进档案信息化建设工作，才能更好地发挥档案资源的价值，提升单位创造效益的能力。

参考文献

[1]屈荣.大数据时代档案管理发展的思考[J].传媒论坛，2019（16）：129-130.

[2]张兴.新媒体时代档案管理的新思路[J].兰台内外，2019（21）：60-61.

[3]张艳丽.数据时代电子档案建设相关问题探讨[J].科技经济导刊，2019，27（21）：230.