浅谈信息化系统建设中的团队管理

卞雯雯 费翔

摘要：本文从项目领导者的角度，首先导入项目团队管理的相关理论，并结合作者执行的一个精细化管理信息系统建设项目，找到当前项目管理中存在的诸多问题，分析影响项目团队管理的一些因素，提出相应解决措施。

一、项目现状以及存在问题

（一）项目执行情况

设备管理的宗旨是降低设备故障率，提高设备稳定运行率，延长设备使用寿命。此次项目建设搭建了设备管理系统的整体架构，实现了设备生命周期管理、点检管理、检修管理、状态监测管理、故障事故管理、检修外包管理、设备专项管理、维修费用管理、绩效管理九大模块和APP功能的应用，实现了设备管理的信息化和闭环管理，通过该项目建设的设备管理信息化平台，促进了设备管理信息化、智能化水平的提高。通过移动PDA手持点检功能，提高点巡检管理、检修管理、故障管理。及时为使用者提供隐患报警，让设备管理者通过预防检修，提高检修质量，使故障最小化，有效管理检修资源，实现检修费用节减。提高数据统计分析能力，利用系统支撑，实现便捷的图表分析、趋势分析等。

（二）项目中存在的问题

虽然该项目在规定的时间内完成项目交付，但在团队管理方面也存在在诸多问题，具体表现在：

1.没有提前做好团队文化建设与协调工作，执行初期推进困难。

2.角色分工与目标不够明确，出现进度延期现象。

3.急于通过加班抢进度，忽略了成员的健康发展。

4.项目执行过程中存在沟通不充分现象。

二、团队影响因素分析及措施

（一）团队管理的影响因素分析

一个项目的成败与项目执行过程中的团队管理密不可分，而影响到项目团队管理的因素有很多，就本信息化管理系统建设过程而言，总结归纳出以下几方面的因素较为突出：

1.项目团队需要具有明确、具体的目标。明确具体的目标可以为项目团队成员的工作指明方向，项目经理根据项目的目标可以进行任务的分配。同时团队成员应该清楚了解个人目标与项目总目标之间关系的重要性，以及与其他团队成员目标之间的关联性，从而有效防止项目团队成员的任务与项目目标之间的冲突和重复。在本信息系统项目建设过程中，项目的总体目标是完成系统平台如期如质上线使用，在项目实施过程中，项目组不断强调各项目团队成员的任务分配、时间进度安排、质量标准以及成本预算。每个人知道自己要做什么、为什么要做、该怎么做，充分发挥自己的主动性，并与团队其他成员紧密合作，使得团队最大价值和能力得以体现，高效推进项目实施。因此，明确的项目目标直接决定项目团队管理的成效。

2.项目团队成员之间的相互信任至关重要。对于一个复杂的信息化项目，每位团队成员的任务都与团队其他成员任务的完成和信息的反馈密切相关。项目团队成员要认识到相互之间的依赖性和差异性，意识到信任其他团队成员对项目成功的重要性。如果在项目团队成员之间没有信任，那么交流合作与信息的分享就不会顺利进行，整个项目执行过程就可能会受到阻碍，最终导致项目的执行效率下降。另外，信 任也包含了信任项目团队成员的能力，每位团队成员都应该相信其他成员能够很好地完成他们的任务。在项目团队刚成立时，根据项目实施方式，我们可能会划分需求人员、设计人员、开发人员、测试人员等角色，如果项目各角色成员不能互相信任，则可能直接导致设计与需求脱节、开发与测试不匹配，最后造成项目进度延期。如果甲方项目成员与乙方项目成员不能互相协同，那么极有可能在项目执行中出现信息不共享、出现问题相互推诿等，严重则直接影响项目实施。为避免这些状况，项目团队定期召开项目例会，了解相互工作情况，各角色定期参与其他角色工作，相互监督、检查，并对项目组相关角色授予不同权限和责任。通过这种方式，从制度上促进了团队的合作，确保了项目的顺利开展。

3.有效的沟通与合作是项目团队成功的决定因素。在一个项目团队中，每位团队成员都有自己的技术与特长，沟通与合作能够取长补短，充分发挥每个团队成员的优势，使得团队的效率得到极大的提高。在项目实施的过程中，一个好的项目团队应该开放、坦诚、善于沟通，团队成员之间经常交流思想，相互帮助，才能同心协力排除艰难。为了确保项目建设过程中的沟通顺畅，我们建立了项目团队QQ群、微信群，日常工作中团队可以随时在线交流、解答问题、分享经验。同时，我们还建立了每周例会、月度例会制度，团队定期召开工作汇报会，会议上大家针对当前进展中的问题进行讨论、交流，明确方向，确保项目成员的工作不出现偏差。在项目实施初期，我们就遇到了甲乙双方对需求表达不一致的情况，为了避免出现偏差，我们多次通过会议的方式与甲方进行探讨，并形成书面版解决方案提交甲方，经过不断的沟通与确认，最终方案得到双方认可，促使项目顺利推进。因此，有效的沟通和合作对于项目的成功非常重要。

4.适当的压力也是项目团队管理的有益措施。适当的压力也是动力，可以促使项目进程快速推进，但是，如果压力过大，项目团队成员过度紧张，工作效率会下降。因此，在项目团队的工作安排和时间进度安排方面，要根据团队成员的能力合理安排、松弛有度，才能發挥成员最大能力。在项目开始阶段，为了尽快推进项目，用户方提出了持续加班制度，不断的加班和繁重的任务使得项目团队成员长期处于紧绷状态，成员开始反映出焦虑情绪，身体也开始出现不适，项目总体进展并不顺利。为了缓解这样的状态，项目经理对整个项目组的工作计划及时进行了调整，重新安排了项目任务和进度，适时缓解了成员们的压力，项目组的工作反而变得高效而有序了。

5.必要的奖励是项目团队管理的重要措施。奖励的方式可以多样化，比如名誉称号，或是例会、项目活动等场合公开表扬、夸奖，月度绩效奖励等，通过奖励可以更好地激励项目团队成员的积极性和工作热情，从而提高项目完成的质量和效率。

（二）打造专业化项目团队

完善项目团队建设，打造有凝聚力的专业化团队，可以从以下几方面入手：

1.打造团队文化。

2.建立归属感。

3.增强团队认同感。

4.加强沟通。沟通是指人与人之间、组织与组织之间的信息交流。

5.尊重与信任。团队的尊重与信任包括两重含义。

三、结论

本文从项目领导执行者的角度，通过一个信息化管理系统项目建设中团队管理为案例，找到当前项目管理中存在的诸多问题，分析影响项目团队管理的一些因素，提出相应解决措施，最后给出相应的解决对策。

参考文献：

[1] [美]罗伯特.威索基等著：《有效的项目管理》，电子工业出版社，2002

（作者单位：江苏金恒信息科技股份有限公司）