浅议海外工程建设项目文档信息化策略

严峰 高华 韩红卫

随着计算机技术、网络技术、通信技术、远程传输等现代信息技术的迅猛发展，推动了国内、国外办公自动化和信息资源利用网络化的进程，同时也为实现文档一体化信息管理奠定了基础。在信息化发展条件下，企业必须充分应用计算机网络技术，来提高文档管理的质量和效率。由于企业海外项目地域分布较多，合同模式复杂，不同资源国政策环境和法律不尽相同，工程资料管理如何实现合同要求与当地法规、国内规范和企业规定的统一，如何利用信息化手段，科学规范高效运行，使文档一体化管理，是企业海外项目文档管理面临的重要课题。

一、海外文档一体化信息管理存在问题

工程项目文档管理存在竣工资料管理中职责不明确、规章制度不健全、整編标准不统一、档案管理未完全纳入合同管理、档案工作与工程建设不同步、竣工资料的齐全准确及时性不够等问题，海外工程项目文档管理缺乏统一的规范和标准，相关的法律法规也不健全。另外，由于海外项目在国外多地办公，文件与档案实体在档案形成地各自保存、分散管理，因此，没有做到统一管理，安全保管，也没有利用网络通信、文档电子化、管理系统平台方法，来解决海外项目文档一体化信息管理方式，企业都形成了自己的文档管理体系和管理模式。主要问题如下：

1.统建系统、自建系统以及各业务系统未能完全对接融合；

2.档案信息化人才匮乏，与档案信息化发展和专业化要求不适应；

3.档案信息化建设基础设施不完善不配套；

4.历史档案数字化处理进度较慢；

5.境内外总承包项目文档一体化管理体制特别是信息化机制尚未形成。

二、文档一体化信息管理实施途径

海外文档一体化信息管理主要是基于计算机信息网络对电子文件、电子档案的管理为实现目的，是应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，涉及到管理技术、制度、流程、原则、方法等多方面内容，每个方面都是相互关联、相辅相成、相互作用的。因此，必须从企业海外工程项目管理的实际工作出发，协调相关部门，共同采取科学的管理方法，推进海外文档一体化信息管理进程。

1. 平台管理：在档案管理工作中，要建立海外项目电子文件归档管理系统平台，它是办公自动化系统的组成部分。在工程建设过程收集整理资料时，就应按照有关电子文件归档管理的规定在系统平台上进行数据信息录入及整理，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。主要包括著录项内容、归档接收、整理编目、数据加工、归档鉴定等功能。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。

2. 数据管理：它是对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命过程实施连续管理，是一个完整的过程，涉及到电子文件的流程、管理规则、管理方法及质量要求。因此，要求对电子文件的生成、流转、保管、利用等每个环节的实施过程进行监控管理，及时发现和纠正问题，不断调整管理策略，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。在电子文件形成之前，就将电子文件数据管理融合到档案管理系统中，制定统一编码体系、统一文件形成要求、统一数据存储结构、统一文件格式、统一访问控制机制、统一文件查询利用规则等。前段控制原则是确保电子文件档案完整安全、真实可靠、长期可读的有效原则，是实现电子文件全过程管理的重要保障。由于电子文件、档案本身具有动态因素，电子文件形成过程中，其版本、状态、数量等都在动态变化中，电子文件的存储格式也有变化、使电子文件管理处于变化之中。因此，要实现前段控制及全过程控制，就必须实现动态管理。

3.风险管理：加强风险识别和隐患治理，制定风险防范措施，制定符合海外项目特点和当地需求的各类文档风险应急预案并演练。海外档案风险防控是防止人为因素、自然灾害对档案工作人员和档案资料可能造成的损害，提高对各种险情的应急救援能力，达到快速有效救援，减少损失，切实维护档案工作人员和档案资料的实体安全。防范经营风险，为合同纠纷、变更索赔等提供原始凭证和见证资料。着眼常态运行、应急运行和容灾运行的匹配，提升容灾风险防范能力和水平。要将容灾纳入文档应急预案，通过技术、管理等手段，识别风险，整改隐患，确保安全。

4.备份管理：为确保档案实体、信息两安全的同时，保证档案不失控、不梗阻、不流失，通过互联网TCP/IP协议，将生产中心的数据备份到异地异国。备份时必须备份到300公里以外，并且不能在同一地震带，不能在同地电网，不能在同一江河流域，避免发生大灾大难，通过异地进行数据回退。即开通“异地备份”通道，随时随地做好备份工作；技术人员也自作备份，确保档案数据双保险。当然，异地备份，如果想做接管需要专线连接，一般需要在同一网段内才能实现业务的接管。

5.规范管理。海外文档是各个职能部门产出的各种不同门类、不同载体的文件档案，要提高海外文档归档质量，充分发挥各个职能部门文件、档案的整体效果，必须通过规范文档一体化管理流程，统一文档登记内容和档案著录项目，建立综合管理文件、档案管理的标准，对文件、档案类目的划分和设置进行规范，运用档案管理信息系统对文件、档案进行文档一体化信息管理，统一归档标准，实现电子档案与纸质档案一一对应，实行双套保存制度。

6.实时管理。应用系统平台建设，对海外项目文档进行实时归档，确保文档完整。对文件、档案的管理通过运行管理系统在线实时归档，实现文件的一次输入、多途径的输出和网络共享。从电子文件形成源头抓起，以提高档案归档质量。

总之，企业对海外项目文档一体化管理研究，是适应新形势和新技术发展的需要，充分利用信息网络技术，科学有序地推进海外文档一体化信息管理进程，发挥企业海外档案工作的服务功能。