新时代办公室档案管理工作的创新研究

徐瑜彬

摘 要：档案管理是搜集人才和考察人才的重要方法之一，新时代背景下，要加强档案管理的创新工作，让档案管理在企事业运行中占据重要位置。

关键词：办公室 档案管理 创新

笔者通过研究当前办公室档案管理存在的问题，指出企事业单位要建立一套完整的档案管理机制，管理各环节都要相辅相成，增强档案管理信息化程度，在搜集和检索档案时更高效，要提高档案信息防护意识，保证个人隐私和企业机密不泄露。

随着经济全球化进程的不断推进，企事业单位必须高度重视人才的培养和管理，如何有效的甄别和搜集人才就显得很重要。档案管理是收集、整理和鉴定资料的重要环节，最终目的是提供有效的为社会服务的档案人才信息，档案管理工作复杂程度高，各个部门和科室都要分工明确。企事业单位中档案管理工作已经由传统的手工记录管理进入了信息化管理状态，但是当前信息化管理中仍然存在着很多问题，制约着档案工作的有效开展。笔者通过研究新时代办公室档案管理工作存在的问题，指出解决方案，希望对档案管理工作有所帮助。

一、新时代办公室档案管理工作存在的问题

1.档案管理工作机制落后

档案管理由于在企事业单位中作为一项服务性的工作，不直接产生经济价值，很多企事业单位不重视档案的管理工作。很多单位档案并不是由专人负责，而是由办公室行政人员进行兼职管理，档案管理在很多单位并没有绩效考核制度，管理体系不健全，档案管理出现问题后习惯推卸责任，这样直接影响了档案工作的推进。再者，由于档案管理的疏忽，很多优秀人才的履历在档案中并没有得到体现，造成人才流动性大，人才不能充分的挖掘，可以看出，档案管理工作在企事业单位中非常重要。

2.档案管理信息化程度不够

档案管理工作涉及到档案收集、档案整理、档案编目和检索等，每一项工作都必不可少，并且具有一定的程序性，相互之间组成一个统一的整体。在当前档案管理中，一些企事业单位并不重视档案的信息化，仍然采用原始的手工统计方式来管理档案，一些人才的档案从进入单位后就没有再次更新过，时间长了企业高层并不能直接的了解人才的具体能力。再有，由于信息化程度不够，单位在搜集档案信息时耗费的时间就会很大，搜集到的信息也起不到很大的参考作用，企业单位的运行效率就会变得很低下。因此，丰富信息化管理方式，从分类、整理和搜索各方面都需要一定的流程。

3.信息化档案管理风险比较大

档案涉及到个人的养老保险、培训和学习情况等，属于需要保密的个人信息。新时代，随着信息化的发展，档案管理工作變得更加开放，管理上也变得更加具有时效性。但是，随着互联网的发展，黑客和病毒等也给办公室档案管理带来了巨大挑战，档案一旦被黑客攻击，那么个人信息就会被盗取，特别是一些机密性的材料一旦丢失，就会对企业的社会带来很大的损失。但是，由于企事业对档案管理工作的不重视，很多电脑并没有升级防护系统，造成档案信息经常泄漏。

二、新时代办公室档案管理工作创新策略

1.建立良好的档案管理机制

企事业单位首先要意识到档案管理工作的重要性，在管理中要舍得投入，要建立一套完整的档案管理模式。对于规模大，人员数量和部门比较多的企事业单位，应该成立专门的档案管理部门，档案要安排专人进行管理，管理者需要具备基本的档案管理知识，最好是档案学专业毕业，要定期对档案管理进行考核，纳入年终考评中。档案归档时要确保其完整性，手续如果不全，应该退回补办，档案不仅要有原件，在信息化系统中应该有详细的备份。管理人员还要学会档案信息开发和信息输出功能，在档案编制、统计和利用上各个环节都相辅相成，所有的子系统在进行作用时都形成良好的反馈机制。

2.增加档案管理信息化程度

档案信息化程度不高，在信息查找和检索时就会遇到很大问题。档案管理部门应该进行适当的信息化培训，让档案管理自动化程度更高，包括信息的自动采集和检索，在档案分类方面按照内容、组织机构、业务项目等进行信息化的大类和小类区分，并在每一个分类上设置关键词，这样在进行查找时便会方便很多。再者，要学会利用信息库技术、数据压缩技术和扫描技术等，将档案的纸质原件、声像材料等进行电子归档，信息化过程要讲求规范性和效益性，档案信息化要符合每份档案，企事业单位要建立一套完整的监管制度，在信息化管理中对档案活动产生积极的引导，从而使档案管理有效推进。

3.提高档案管理者的防治风险意识

随着档案管理信息化的发展，风险也同样出现在档案管理中，办公室档案管理者要从自身开始树立安全管理意识，建立良好的道德观念，重视档案的重要性。档案涉及到个人隐私和公司机密，档案管理者除非工作需要，不能随意更改档案信息，也不能将电脑用作其它活动，保存档案的计算机防护等级要提高一个层次。采用档案数字加密技术，可以实时更新资料档案，并能保护信息的安全，需要大量采用，同时要对电脑加装稳固的防火墙系统和查杀病毒效果好的杀毒软件，杜绝黑客和病毒的侵入。要充分评估档案管理中的风险，在管理中有严格防治风险发生的组织机构，对于所有档案信息要进行备份管理，针对可能发生的风险，要有专门的应急处理方法，保障每个人档案信息的安全。

结语

综上所述，办公室档案管理工作复杂繁琐，关系到个人的信息安全和企业的机密文件，档案管理的好坏从侧面反映了企事业单位各项工作的开展能力。在新时代背景下，办公室工作人员要创新档案管理工作机制，成立专门的档案管理部门，让专业性强、综合素质高的专人负责档案管理。要加强档案信息化程度的建设力度，让档案信息自动采集和检索的程度更高，同时也要提高档案管理防治风险的意识，加强档案管理数字化加密技术的培训力度。

参考文献

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