“互联网+”联合PDCA循环在医院档案管理中的应用

徐燕 王莹 曹茜凤

【摘要】目的：探讨“互联网+”联合PDCA循环在大型综合性医院档案管理中的应用价值，为医院档案管理提供新的思路和方法。方法：选取我院2018年11月—2019年4月的180份档案，随机分为对照组和研究组。对照组进行常规的档案管理方案，研究组在对照组的基础上实施“互联网+”联合PDCA循环管理，比较两组档案管理效果和档案检索效率。结果：两组档案管理效果和档案检索效率相比，研究组的档案管理正确率为97.78%、100.00%与98.89%，明显高于对照组80.00%、77.78%与75.56%，比较差异有统计学意义（P<0.05）。结论：“互联网+”联合PDCA循环的档案管理模式能显著提高档案管理准确率和档案检索工作效率，对医院档案管理具有重要的应用价值，同时也提高了档案的服务质量，使档案作用得到最大程度的发挥。

【关键词】“互联网+”;PDCA循环;综合性医院;档案管理

医院档案是医院在各项活动中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录，涉及党群管理、行政管理、医疗管理、医学科研、医疗器械设备、基建工程、会计、统计等多方面内容，内容纷繁庞大。档案管理工作是医院日常工作中的主要组成部分，是指导医疗实践并协调各项工作正常运行的重要参考资料，也为领导决策、制定工作标准等提供科学依据。但传统的档案管理方法效率不高，准确率较低，难以满足人们对于档案资料的收集、整理、检索、查阅需求，创新档案工作机制，强化业务基础，优化利用服务，深化档案功能开发已迫在眉睫，近年来，随着信息化的飞速发展，“互联网+”医院档案管理的模式被各级医院广泛运用，对医院档案进行信息化和智能化管理即是时代发展的必然，又能显著提高综合医院档案管理的效率和质量，同时也弥补传统档案管理模式中存在的不足和弊端。本研究选取郑州大学附属郑州中心医院2018年11月—2019年4月的180份档案资料作为研究对象，探讨“互联网+”联合PDCA循环管理模式在综合医院档案管理中的应用价值，现整理如下。

一、资料与方法

（一）一般资料。2018年11月—2019年4月，在郑州大学附属郑州中心医院档案室需要归档整理的档案180份，其中党群档案28份，行政档案45份，人事档案24份，科研档案18份，基建档案20份，设备档案12份，荣誉档案16份，声像档案17份，随机分为对照组与研究组（n=90）。对照组按照常规的档案管理方案进行管理;研究组采用“互联网+”联合PDCA的档案管理方案进行管理。所有档案均符合档案管理相关标准，两组档案在一般类别资料之间比较，差异无统计学意义（P> 0.05），具有可比性。

（二）研究方法。对照组根据我院制定的《档案管理工作制度》《档案综合管理制度汇编》及《档案归档范围及保管期限》，采用常规的档案管理方案进行分类管理。研究组在对照组的基础上根据PDCA循环的方法实施互联网技术分类管理，其具体方法如下：1.计划阶段（Plan）。按照国家档案管理的相关法律法规，结合医院工作，对医院原有的档案管理工作制度即《档案移交制度》《档案接收与整理制度》《档案保管制度》《档案统计制度》《档案保密制度》《档案借阅制度》等进行修订与完善。根据当前档案管理信息化的要求和医院快速发展的需要，组织档案室人员、科室负责人及各科室兼职档案员，学习互联网科技在档案管理中的应用，根据档案管理对电子化的要求，适时修订《医院各科室档案归档范围》，按照新的归档方案和要求，收集各类档案，制定工作计划，明确各类人员的岗位职责和分工。2.实施阶段（Do）。依据新修订的档案管理制度和医院工作实际，开展各门类、各载体资料的收集、整理、归档、管理、利用和開发工作。同时对医院原有的《电子文件档案管理系统》进行升级和完善，电子档案分类分级保存，使电子档案更加规范有序，更好地保证了纸质档案与电子档案的同步性。3.检查阶段（Check）。对整理归档的各门类、各载体档案资料进行实时监督，严格审查档案资料是否规范、完整，档案内容是否具有连续性和统一性，核查电子档案和纸质档案的一致性，同时对结果进行统计分析，并及时进行深入学习和讨论，不断完善档案整理方法和工作程序。4.处理阶段（Action）。对于复核检查出的疏漏和错误，积极改进，及时查找原因，归纳总结。同时对“互联网+”联合档案管理方案在档案管理实施过程中存在的问题进行总结分析，加以改进。

（三）管理效果评估。根据档案管理效果和档案检索效率两方面来对管理效果评估进行评价：1.采用100分制对档案管理效果进行评价，正确：80～100分;达标：60～70分;不合格：60分以下;正确率=（正确+达标）/总例数×100%。2.比较两组档案检索效率，档案检索效率通常采用检全率和检准率两个指标来衡量和表示。检全率=检出的有关档案/全部有关档案×100%;检准率=检出的有关档案/检出的全部关档案×100%。

（四）统计学方法。两组间计数资料以[n（%）]表示，两组间比较采用χ2检验分析。采用SPSS 21.0统计软件进行分析处理，P<0.05表示差异有统计学意义。

二、结果

两组档案管理效果和档案检索效率相比，研究组的档案管理正确率为97.78%，明显高于对照组80.00%，比较差异有统计学意义（P<0.05）。研究组的检全率和检准率分别为100.00%与98.89%，也明显高于对照组77.78%与75.56%，比较差异有统计学意义（P<0.05）（见表1）。

三、讨论

综合性医院的档案管理是医院管理的重要组成部分，也是必不可少的工作环节;新时期要求档案管理工作要紧密围绕医院中心工作，创新档案工作机制，强化业务基础，优化利用服务，深化档案功能开发，服务医院发展大局。“互联网+”时代的到来，不仅为人们的生活创造了便利的条件，同时也为医院的档案管理工作迎来了新的发展机遇。医院档案信息量大、存储时间长，传统的档案管理理念已很难满足大家对于档案资料的收集、归纳、检索、存储、查阅需求。PDCA循环是常用的管理方法之一，最先由美国质量管理专家戴明博士提出，又称戴明环。包括计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）和行动（Action）四个环节。这种管理方法以标准化、程序化、科学化及持续性为主要特点，通过这四个阶段的持续循环来实现有效提高工作质量的目的。PDCA循环管理是一个周而复始的“爬楼梯”过程，从底层逐渐向高处延伸，每一次循环解决一些问题，在延伸过程中不断提高管理水平，并且环环相扣，密不可分。随着信息化的飞跃发展，大数据时代的驱动，“互联网+”医院档案管理模式已被各级医院尤其是大型综合性医院广泛运用。如果能够将“互联网+”与PDCA循环联合运用到三甲医院的档案管理工作中，不仅充分保存了档案资料，更好地维护了档案的全面性、完整性，同时也为人们提供了更为方便快捷的检索途径，提高了它的利用价值和服务质量。当前随着医改的进一步深入，医院将面临巨大的挑战。它不仅体现在医疗方面，同时也体现在医院的档案管理方面。在这种新形势下，如何对医院的档案管理进行有效的改进，使档案作用得到最大程度的发挥，是我们档案管理人员需要考虑的问题。也是我们加强档案管理工作的最终目的。

为了将档案管理工作做到制度化、规范化、数字化和共享化，我们在查阅许多文献资料和借鉴医院相关管理经验的基础上，将“互联网+”与PDCA循环联合应用到综合性医院的档案管理工作中。比较传统的档案管理与新的档案管理在档案管理效果和档案检索效率方面有何异同。本研究结果表明，研究组的档案管理正确率达97.78%，明显高于对照组80.00%，比较差异有统计学意义（P<0.05）。在进行档案查阅方面，研究组的检全率和检准率分别高达100.00%与98.89%，也明显高于对照组77.78%与75.56%，比较差异有统计学意义（P<0.05）。由此可见，“互联网+”与PDCA循环联合的档案管理模式，能够有效弥补传统档案管理中存储空间大、保存量多、工作效率低及检索查询耗时费力的局面，满足了现代档案保管时间长、查找便捷、避免损坏和丢失的需求。此外，这种全新的档案管理方式使档案信息与档案资源整合效率明显提高、档案来源渠道也更加丰富，体现了精准、高效、便捷、自动化、全方位等特点，有效提高了档案管理效率。

综上所述，在实际的医院档案管理中，这种管理模式具有重要意义，能够提升医院档案管理的质量及效率，而且还大大地促进医院档案信息资源利用朝着数据化、智能化的方向发展。有鑒于此，目前对于“互联网+”联合PDCA循环在医院档案管理的模式，虽然还处于探索磨合期，但在很多方面能够更好地提升医院档案管理的质量和效率。

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