新时期科技档案工作者的发展趋势分析

刘婷 薛洁

【摘要】大数据时代对档案工作提出了新的要求，对档案工作者的潜力与发展寄予了更高的期望。本文将传统档案管理模式与新时期档案管理模式进行了对比，强调了这两种管理模式下档案管理者思想与观念转变的必然性，并对档案工作者从政治、业务、身心、创新等方面提出了更高的要求。

【关键词】档案管理;素质;趋势

随着大数据时代的到来，传统档案管理模式已经不能满足这个信息爆炸的时代，大数据时代管理模式的开启对档案工作者是一个机遇也是一个挑战。

一、传统档案管理模式

1.传统档案管理模式的确立和实行，目的是想达到供人们查阅和寻找的同时，更多地起到保护和收藏纸质档案的作用，即重藏轻用。在这种模式下，人们获取档案信息是有门槛和限制的，档案并不对外开放，档案资源的利用率较低。2.档案管理往往置身于各项管理流程末端，存在客户归什么、我们收什么的现象，这样容易出现部分数据未能及时归档或归档不完整的情况;档案人员未能驾驭文档整个生命周期的流转过程，错失归档最佳时机，未能发掘出核心数据。

二、大数据时代档案管理模式

大数据时代，信息无处不在、无时不在，每个人都是信息的接受者和创造者，注重的是档案的“用”。这就迫使传统档案管理模式发生改变。将纸质档案数字化不仅可以节省库房空间，利于纸质档案的保管、保护和利用，还可以用于录音录像的声像档案及其他特殊载体的档案，所以档案数字化势在必行，因此，数字档案馆的建设在大数据时代是必然。在传统档案馆的继承和新环境的变革下，数字档案管理系统应具备开放性、安全性、稳定性、易用性和易管理性，是数字档案馆不断发展和完善的信息管理系统。例如，航天企业所用的瀚海之星综合档案管理系统是一个多全宗、多门类、多权限全文管理综合档案管理软件，它能够对所接收的各类数字档案信息进行鉴定、整序、比对、分类、存储、保护、著录、检索、利用、编研、传播等操作，使无序信息有序化，并实施有效控制和长久安全保存;数字档案管理系统能够利用网络实现档案查询、信息发布、工作交流和资源共享，为用户提供高效跨库、无缝连接的信息服务。同时瀚海之星还可以与AVIDM、OA等多种办公系统进行链接，保证现行文件与档案一体化管理，为归档工作奠定基础。

三、对两种档案管理模式分析

在传统档案管理模式中，纸质档案的管理模式已经在档案人员的思想和观念中根深蒂固。但每天数以亿计的新信息充斥着人们的生产生活，传统档案管理模式的封闭性和保密性已经与这个信息爆炸的时代格格不入了。必须由过去主要为国家档案馆积累档案资源，改变为应以满足企业各项活动在证据、信息等方面的需求为导向，为企业的生存和发展服务。下面从四个方面对这两种模式进行分析，纸质档案与电子档案的保存方式、查阅方式、归档方式、利用方式等方面都有本质上的差异。

（一）纸质档案与电子档案的保存方式。传统档案管理模式中，档案管理者多采用档案集中管理模式，将纸质档案分类、集中存放到一处，需要根据卷脊、盒脊在库房进行管理和查阅。对于来源分散，种类、类型呈现多样化发展趋势的文件，需要以电子档案的形式保存，存放在不同的载体上，例如光盘、磁带、网盘等，内容可以是不连续的，并可以高效集成各种档案信息资源。

（二）纸质档案与电子档案的查阅方式。纸质档案的查阅，是以档案馆为中心开展工作，服务形式单一，通常是等客式、阵地式提供服务，用户利用档案的方式是亲自到档案馆查找利用档案，耗费了人力、物力、财力。而数字档案馆完全是以用户为中心，查阅则可以进行多角度和全方位的检索，方便用户随时随地查找相应文件，也极大降低了档案管理人员的劳动强度。

（三）纸质档案与电子档案的归档方式。纸质档案归档方式的“被动性”已经不能满足这个信息更新的时代，必须转变为电子档案归档的“主动性”。档案人员需要驾驭文档全生命周期的流转过程，践行流程中的前端控制与全生命周期管理。把握归档时机，发掘核心数据的管理，紧紧把握档案的“收、管、用”各个环节。

（四）纸质档案与电子档案的利用方式。档案的价值就是档案的利用价值，是档案能够满足社会需求的表现。传统档案管理模式长期处在“封闭”状态，人们总认为档案不能出效益、出成果。事实上这是人们的一种偏见，档案不仅有保存价值更有利用价值。从利用需求方式来看，纸质档案利用需求检索，档案利用者需要亲自到档案馆检索，通过人力翻阅查找，检索较繁琐，工作量太大。电子档案利用需求检索，是以计算机为载体，通过网络传输实现快捷查找与检索档案资料，不受地理局限，及时高效。

四、大数据时代科技档案工作者的思考

随着电子信息成为档案的主要媒介，档案管理者必须转变以纸质档案管理的思维模式和传统观念，建立起以电子档案管理为基础的新型管理思维模式，这就给档案管理人员提出了更高的要求，切不可以用传统陈旧、过时的管理思维方式和观念来指导大数据时代的档案管理。培养一支高素质的人才队伍是做好档案工作的关键，所以档案工作人员的工作理念应与新时期档案利用服务工作相适应，专业素质与岗位技能也要满足工作需要。目前，很多各行各业的专兼职档案人员的培养模式依然按照传统的“重檔案知识，轻计算机技能”，偏离了大数据时代的社会自动化、智能化发展大趋势，限制了档案人员的视角和眼界，使档案利用工作在陈规守旧的思想中裹足不前。档案人员应在政治、业务、身心、创新方面具备相应的素质：

（一）政治方面。1.爱岗敬业，甘于奉献。档案管理是一项默默无闻的幕后工作，在短时间内无法取得轰轰烈烈的成绩，需要通过平时在琐碎的工作中一点一滴地积累。“俯首甘为孺子牛”体现了档案工作者的精神。特别是在当前充满诱惑的时代，青年档案工作者更要耐得住寂寞，守得住清贫，强化大局意识和服务观念，担负起党和国家赋予的使命。2.守口如瓶，保守秘密。档案工作者要具有强烈的保密意识，保守国家秘密，严格贯彻执行《档案法》，做到不该问的不问，不该说的不说。

（二）业务方面。1.熟练掌握档案专业知识。掌握档案的基础理论知识，如档案的管理理论、档案信息资源开发与利用、档案管理技术、档案编研等。结合工作实际，掌握对档案收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计等日常工作。了解数字化、网络化在档案管理工作中的运用及各种关于档案的行标、院标、所标，科学规范档案管理工作，形成管理规定，广泛阅读各种专业书籍，不断给自己的头脑充电。借助档案职业技能知识竞赛这个平台，对档案专业知识进行加固，与全国各行各业档案工作者沟通交流经验，汲取好的方式方法，提升自身专业素养。2.掌握专业计算机能力。档案人员必须具备专业的计算机能力，熟悉网络教育。计算机网络病毒的侵袭无法避免，数字档案容易遭受篡改和删除。这就迫使档案人员要熟悉计算机各种流程，熟练掌握各种计算机知识，以及各种载体使用性方面的知识，同时需要具备运用和操作各种运用软件及维护的能力。数字档案馆的建设是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案馆信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统，这就使档案人员熟悉档案管理系统进行著录及维护，例如学会AVIDM系统、OA系统、档案管理系统集成和完善。掌握全面、完整、系统的档案业务知识和计算机管理技能，加强档案信息收集、加工、开发、利用的智能化发展，在档案工作中更有效率地为用户服务。

（三）身心素质方面。1.档案工作本身就是一项无私奉献、琐碎的工作，所以要热情、谦逊、礼貌，主动为人民服务，要跟归档人沟通协调好，变“被动等材料”为“主动收材料”，变“给什么收什么”为“缺什么收什么”。要与整个社会发展需要同步进行，哪些档案利用率更高，会起到什么作用，档案人员要做到心中有数。2.档案工作往往在众多企业中不被重视，认为这是可有可无的工作，并没有专职档案管理者，滞留在整个管理流程的末端，导致工作者很被动，配合不够，不能有力地开展档案工作，管理者必须能够接受这种情况，通过发表文章、参加培训、参加竞赛、制作展板、申报课题、编发实例汇编等手段加大宣传，慢慢改变领导及用户对档案工作者的看法。3.充分挖掘自身的潜力，利用档案，尤其将杂乱无章的各种文件资料经过筛选、整理，组成有机联系的信息资料，编写大事记、档案编研，扩大档案的影响，对档案进行宣传。不断培养档案意识，优化档案资料库，注重档案资源的开发利用，加强对档案资源内涵和外延的挖掘。

（四）創新能力方面。青年档案工作者思维活跃，接受新鲜事物能力强，善于思考学习，勇于进取，喜欢独立思考，敢于打破旧观念，具有较强的开拓创新精神。例如，在实际工作中，青年工作者敢于对旧标准制度质疑和争论，通过与行业档案工作者沟通交流，进行修订;敢于大胆设想数字档案馆的建设，勇于探索，以用户快速获取知识为目标，建设智能化档案库房，实现档案库房虚拟化展现，大力提升档案工作现代化水平。

五、结语

大数据时代的来临对科技档案工作者提出了更高的要求，不仅应学习积累专业理论知识，还要有对外沟通交流能力，挖掘档案的价值，转变思路，创新工作机制，适应新形势。

【参考文献】

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