充分发挥教学秘书在高职院校教学管理中的作用

彭莉

摘 要：本文主要论述了教学秘书在高职院校教学工作中的重要作用，阐述了如何才能将教学秘书的作用发挥到最大，为高职院校教学管理工作的发展提供参考。

关键词：教学秘书;作用

近年来，高职院校教学管理模式已经发生转变，由过去教务处直接统管模式逐渐过渡到以专业群为单位的二级学院管理模式，因此对教育管理者的要求也越来越高。教学秘书作为基本教学管理人员，是教学主管领导的助手，是教务信息管理的中间环节，发挥着不可替代的作用。教学秘书的工作质量会直接影响到学校的教学质量，因此，科学认知教学秘书工作的职责和作用，如何将其职能发挥到最大，具有明显的现实意义。

一、教学秘书的作用

1、负责教学日常运行管理

教学秘书的主要职责是在院系领导与教务处的指导下，对基层教学活动进行有序监督和合理安排，保证每学期的教学任务能够有序开展。具体任务包括：一是要根据教学大纲的要求，收集各任课教师制订出的教学授课计划、教案与讲稿，包括理论教学与实习实训，完成对学生的培养。二是要完成排课工作，根据学校学生数量、教师数量、现有的教室数量合理的安排上课时间及地点。三是要重视期末考试和补考工作，认真安排考试时间、地点和工作人员等。四是要负责毕业生的各方面工作，要协助院、系领导组织和协调毕业班的论文答辩及资料收集工作。五是要协助院系领导做好日常教学管理的检查、落实和督促工作，保证教学秩序正常运行。六是要负责学生的学籍管理及考试违纪处理工作。七是要协助教务处、院系领导做好每学期教师工作量的考核工作等。教学秘书的工作繁重而复杂，必须要有清晰的头脑，合理的计划和安排。

2、具有沟通协调的作用

教学秘书在教学管理中需要经常与院校领导和教务处等各个部门沟通联系，尤其是要与本部门师生进行联系，因此要有较强的沟通交流能力。这主要体现在两个方面，一是负责学校教务处到二级院系教学工作方面的统筹和协调。需要及时将各部门发放的教学任务准确的传导到院系领导和师生手中，并将任务执行情况和信息反馈给领导，为教学活动的顺利进行提供有效的保障。二是统筹协调本院系的教学任务和工作。教学秘书需要时刻与本院系的专兼职教师、學生、辅导员和其他行政人员保持联系，将教师的调课与停课通知进行传达，将学籍变化情况、违纪情况与辅导员进行沟通，协助双方信息共享等。教务处、老师和学生是教学秘书要面对的三个群体，只有统筹协调好三者之间的关系，才能保证教学工作平稳有序的开展。

3、具有参谋的作用

教学秘书的主要作用是参与日常的教学管理，保证教学秩序的正常运行，并根据平时收集的各种教学信息和情况，及时有效的向院系领导反馈，协助院系领导定期评价教师的教学质量和学生的学习效果，提出自己的意见和建议，为院系领导正确的决策提供参考依据。因此，教学秘书具有帮助领导做好教学管理工作的作用。合格的高职院校教学秘书，一方面要对职业教育的教学流程、规律等要熟悉;另一方面，要对二级学院发展目标、办学情况、教师情况、学生情况要了解。此外，还要对各专业的人才培养方案、课程设置等也要熟悉，才能充分发挥教学秘书的参谋作用，促进高职院校教学质量的不断提高。

4、具有管理档案信息的作用

在教学过程中，有大量的试卷、问卷调查、人才培养方案、会议记录、研讨记录等教学资料需要收集整理，其中有很大一部分需要归档，为今后的检查提供依据。这些教学信息都有很重要的价值和意义，需要教学秘书专门整合归纳起来。教学档案的完整也是教学评估检查的重要项目之一。所以，对于教学档案的建立和保存工作，教学秘书要做到认真负责，不能犯任何错误。

二、如何更好的促进教学秘书作用的发挥

1、学校应加强对教学秘书岗位的重视

对于学校教学管理工作而言，教学秘书起着极其重要的作用。但是，在部分学校领导者眼中，并未重视教学秘书工作，仅是单一的认为教学秘书就是在教学课程设置、排课、考试等工作中处理一些比较复杂的事情，只要岗位人员细心即可，对于能力方面的要求无需过高。正是这种想法和认知的存在，导致教学秘书在教学管理中的得不到发挥。建议各高职院校应正确面对教学秘书的职责范围、管理地位、发展困境等问题，加强对基层管理人员的重视，制定详细的教学秘书管理办法，加强教学管理队伍建设，充分发挥教学秘书的重要作用。

2、学校应加强对教学秘书岗位的激励

当前高职院校中担任教学秘书的一般都是年轻人或者编制外人员，由于学校领导的不重视，影响了教学秘书的工作积极性，他们的主观能动性无法调动起来，相应的主动服务意识也无法真正的体现。同时因其工作任务繁重、没有晋升通道、待遇较低，使得教学秘书不断地离职，严重影响了教学管理与运行。学校应积极建设教学秘书队伍，守好教学秘书岗位的入口，培养一支具有较高政治素养和业务能力的队伍，为教学秘书创造出良好的工作氛围。还要不断提高教学秘书的待遇和地位，打通教学秘书的晋升通道，让其有盼头，有干头，才能有效激发教学秘书的工作热情，增强教学秘书的工作责任感和荣誉感，提高学校整体管理水平。

3、增强教学秘书的教学管理能力

为了增强教学秘书的教学管理能力，应加强对教学秘书的培训与考核。一是可以定期举行各类业务培训。可邀请做得好的教学秘书结合自身工作传授经验，也可邀请教学管理方面的专家，普及基础理论知识。通过培训活动的开展可以发现教学秘书日常工作中存在的问题，提出相应的解决思路和办法，促进教学秘书工作的顺利进行。二是可以组织学校各院系、高职院校间教学秘书的交流，不断拓宽教学秘书的工作视野，借鉴其他教学秘书好的工作经验，提升工作效率。三是要注重培训和考核兼顾，要对教学秘书进行一定形式的考核，督促教学秘书的成长。对考核优秀的教学秘书给予一定的奖励，在职称评定和晋级时予以倾斜，以激发教学秘书的工作热情，更好的为学校的发展服务。

三、结束语

教学秘书在高职院校的教学管理中起到了极为关键的作用，教学秘书的工作质量直接影响着学校的教学质量。学校应不断加强教学秘书队伍建设，提高其地位，为教学秘书的发展创造更好的条件。教学秘书自身也应不断学习，提高自己的综合能力，为高职院校的发展做出应有的贡献。

参考文献

[1]焦玉萍.教学秘书参与教学管理的角色研究综述.中小企业管理与科技.2019：92-93