关于做好机关单位档案收集工作的思考

王晓蕾

摘 要：收集工作是档案业务管理的基础环节。实践中，具有归档价值的资料遗漏、散失，不仅给档案管理后续环节工作带来麻烦，更是给国家档案资源信息资源建设带来无法挽回的损失。因此，加强档案收集工作具有十分重要的意义。本文简要分析了档案收集过程中常见的问题，提出了档案收集难题的解决对策，仅供参考。

关键词：档案收集；归档范围；档案教育

机关档案工作要实现规范化、标准化、现代化，其前提是集中统一管理机关工作中形成的各种门类、载体的档案，而加强档案集中统一管理，必须加强档案的收集工作。

一、档案收集过程中常见的问题

1.未能准确理解把握机关文书档案的归档范围。现实中，大部分机关从事档案工作的人员多为兼职。由于工作任务繁重、岗位变换频繁等因素，导致档案业务并不专业。工作中，将一些没有保管价值和不需要归档的文件、重份文件进行了归档，给档案整理、鉴定、保管、利用等工作都带来了不必要的麻烦，同时也造成了人力、物力和财力的浪费。很多业务部门不了解、不按照档案归档的要求提供文件材料。经常出现把资料等同于档案，不经过鉴别和清理就全部移交给档案室；归档文件不完整不齐全等情况，因此明确归档范围显得尤为重要。2006年，国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第三条确定了机关文件材料的归档范围，但是条文过于宏观，不够具体，很难理解掌握。一般的档案人员和业务部门对于条文中出现的“有利用价值的”、“具有凭证价值的”、“重要的”等词汇，在理解上存在一定难度，使得文件归档在处理上难免出错。

2.专门档案、资源档案的收集工作未得到足够重视。各级机关在行政管理业务工作中，除了形成大量文书档案外，还形成了各种业务档案或称专门档案，资源档案。过去，从政治、保密的角度、各级机关注重收集文书档案及各种“官文书”，对专门档案、资源档案没有足够的重视。机关专门档案是业务部门在从事某些专业性较强的活动中形成的，包括会计档案、人事档案、诉讼档案等。为了便于业务部门频繁使用，通常分散管理，未能及时移交档案室统一保管利用。资源档案是指在资源普查、调查、勘探过程中形成和积累的档案。目前，资源档案依然存在没有及时收集整理、统一保管的情况，这就导致了资源档案合理开发利用受到限制。

3.档案干部队伍素质普遍有待提高。实际工作中，档案人员无档案专业背景、身兼数职、没有经过系统专业的档案知识培训等现象普遍存在。由于日常工作任务的琐碎、繁重，大部分档案人员没有时间和精力进行档案专业继续教育，業务素质和专业能力无法得到有效提升，严重影响了档案管理的工作质量。

二、解决档案收集难题的几点应对策略

1.结合机关部门的职能职责，制定具体的文件材料归档范围。确定归档范围的重要因素是一个单位的机构设置和与其相应的职能。机关职能的变化直接影响到文件材料的变化，因此必然要相应的调整该单位的文件归档范围。1.1在认真学习研究《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的基础上，结合本机关单位职能和各部门工作实际，进行调研，充分了解和掌握各部门业务流程和工作内容，编制本机关单位处、室的文件材料归档范围表，征求相关处室建议和意见后，报同级档案行政管理部门审查同意后执行[1]。1.2加强对本单位文件材料归档范围的宣传教育。帮助机关办公室和业务科室进一步明确各自整理归档的文件范围，准确把握文件价值，进而有效归档。1.3档案室应当加强对业务科室日常档案收集工作的指导，及时发现问题与不足，确保制定的文件收集归档规则得到准确高效执行。

2.切实推进专门档案、资源档案的综合管理。将过去专门档案和资源档案分散的管理模式改变为集中统一管理暨综合管理模式。实现档案的综合管理利于档案信息资源的开发与共享，丰富档案库藏，维护档案的完整与安全，防止档案散失。2.1档案室由档案人员负责统一管理档案，管理水平相对较高。档案室的软件、硬件设备配置较为齐全，各种检索工具的有效利用能够为使用者提供更多的检索途径，提高了档案的利用效率。档案室具备相对完善的保管条件，为档案安全提供环境保障，加之专人的有效保管，延长了档案的寿命，可以更好地挥档案的作用。2.2资源档案是地方资源实力的客观反映。云南是资源大省，有着丰富的生物、矿产、能源等资源。综合管理资源档案，对于合理开发利用资源、制定我省经济发展战略，拟定规划，制定计划，指挥生产建设具有重要作用。

3.加强档案专业人员继续教育，提升业务工作水平。继续教育是档案干部队伍更新专业知识、拓展专业技能、完善知识结构、提高能力素养并最终提高档案工作质量的有效途径。机关单位加强对档案专业人员的继续教育是做好新时期档案专业人员管理工作的一项重要内容。3.1档案人员所在单位应当保障档案人员的受教权利。根据2019年1月1日起施行的《档案专业人员继续教育规定》（以下简称《规定》）的要求，有关单位应当为本单位档案专业人员参加继续教育提供便利，提供经费保障。3.2档案人员应当自觉参加继续教育，严格按照《规定》履行继续教育义务。《规定》中进一步明确了培训科目、学时的有关要求。档案人员应当系统学习公需科目和专业科目。普遍掌握政治理论、法律法规、职业道德、信息技术等基本知识，同事掌握档案专业必备的专业知识、专业技能以及新理论、新知识、新技术、新方法等。接受继续教育的时间，一般档案人员和新上岗档案专业人员（包括新参加工作的档案专业人员和从非档案专业岗位调整到档案专业的人员）有所不同。档案人员每年累计应当不少于90学时，其中，档案专业科目一般不少于总学时的三分之二。新上岗档案专业人员上岗1年内应当参加初任培训，其中，档案专业科目的学习时间应当不少于80学时[2]。。3.3提供灵活多样的档案继续教育方式。不仅包括档案培训班、研修班或者进修班的学习，还包括参加与教育培训相关的档案业务实践活动，参加档案远程教育，参加档案学术会议、学术讲座、学术访问等活动。多样化的学习方式，打破了学习方式单一、学习时间固定的壁垒，为顺利完成档案继续教育提供有力保障。

参考文献：

[1]杨雁 徐波.如何做好新形势下企业文书档案的收集[J].云南科技管理，2017（8）：5.

[2]梁琨.档案专业人员继续教育规定解读.中国档案，2019（2）.