高职院校图书馆参考咨询辅助系统需求探讨

摘 要 从知识管理角度，参考咨询服务是实现高职院校图书馆这一社会知识系统中的知识应用价值的重要环节，因此，提高图书馆参考咨询服务对实现高职院校图书馆效益提升，促进社会生产力发展有重要意义[1]。将信息技术引进参考咨询业务，建设高职院校图书馆参考咨询辅助信息系统/子系统，有利于提高工作效率，获得更好效果。本文初步讨论了高职院校图书馆参考咨询辅助信息系统/子系统的建设需求，从系统用户、业务功能和业务流程、系统其他需求几方面进行初步分析，对高职院校图书馆参考咨询工作的提高和辅助系统的建设工作有一定的参考作用。

关键词 高等职业院校;高职院校图书馆;图书馆;参考咨询;参考咨询辅助系统;效益提升

前言

对于参考咨询工作的研究是一个热点，国内有很多研究，例如研究[2-3]。将信息技术引进参考咨询业务，建设高职院校图书馆参考咨询辅助信息系统/子系统，有利于提高工作效率，获得更好效果。本文初步讨论了高职院校图书馆参考咨询辅助信息系统/子系统的建设需求，从系统用户、业务功能和业务流程、系统其他需求几方面进行初步分析，对高职院校图书馆参考咨询工作的提高和辅助系统的建设工作有一定的参考作用。

需要说明的是，本文介绍的是一般情况下，这类系统的需求，具体可能因业务有所变动;本文所探讨的辅助信息系统，也可以是高职院校图书馆管理系统的一个子系统或相关功能模块集合。

1系统用户

一般情况下，高职院校图书馆参考咨询辅助信息系统/子系统有如下几类用户：

1.1 学生用户

学生用户是系统的主要用户群之一，系统应能支持学生用户登录系统在线咨询问题、提交电子版的咨询业务单;查看咨询业务单的处理进度和结果;下载咨询答复所提供的文献等资料;等。

1.2 教师用户

教师用户也是系统的主要用户群，系统应能支持教师用户登录系统在线咨询问题、提交电子版的咨询业务单;查看咨询业务单的处理进度和结果;下载咨询答复所提供的文献等资料;等。

1.3 学科联络员用户

学科联络员制度对于条理、分层级、高效组织好参考咨询工作具有重要意义。学科联络员履行日常职责时，参考咨询辅助信息系统/子系统是重要的工作平台，能为参考咨询工作提供支撑，例如：

（1）管理所对接院系的参考咨询电子业务单，对于能答复的业务单进行答复，对于未能答复的业务单提交学校图书馆参考咨询业务管理员进一步处理，对于超过一定时间未答复的问题进行提醒、自动推送到学校图书馆参考咨询业务管理员界面，由业务管理员进行答复等。通过这一分层级、分流处理业务、进行时间监控管理的机制，有效提高参考咨询工作的效率。

（2）文献传递工作，在参考咨询业务中，很大百分比的业务是文献查询和文献求助业务，系统支持文献上传和下载功能。联络员可将协助找到的、用户需要的文献或电子资料上传到系统，供用户下载。

（3）参考咨询辅助信息功能，提供相关功能和界面，方便学科联络员在答复电子咨询单时，查找、检索、下载相关制度文件和用户需要的文献，等等[4]。

1.4 参考咨询业务管理员用户

系统是支撑参考咨询业务管理员日常工作的平台，可进行参考咨询电子业务单答复、参考咨询业务管理和设置、参考咨询辅助信息管理、统计和导出报表等工作。

1.5 系统管理员

系统管理员是系统的最高权限用户，可进行用户和角色管理、访问控制、系统接口控制、根据系统日志进行审计等工作。

2业务功能和业务流程

一般情况下，高职院校图书馆参考咨询辅助信息系统/子系统具备如下几类业务功能，能支持相关的业务流程：

2.1 参考咨询业务电子化管理功能

参考咨询业务电子化管理功能是系统的核心功能之一，具备如下几个子功能：①发起电子化的参考咨询业务问题单;②将问题单分流到相关的学科联络员或参考咨询业务管理员，问题单分流逻辑可按实际业务需要设置，问题单的模版可按实际业务需要设置;③参考咨询问题单答复功能和文献上传、下载功能;④问题单处理跟踪和管理归档功能，能设置问题单处理时限、对超时未办结的问题单自动提醒，提供对所有问题单的管理、查询等功能。

2.2 参考咨询辅助信息功能

参考咨询辅助信息功能也是系统的核心功能，提供相关功能和界面，汇总和合理展示各种信息资源，提供检索功能，方便學科联络员或者参考咨询业务管理员在答复电子咨询单时，查找、检索、下载相关制度文件和用户需要的文献。

2.3 统计和报表生成导出功能

统计功能模块能从各种维度，例如参考咨询问题单类型、学科分类、行业分类、用户所申请文献资源的分类、发起和办理流程各时间节点、办理状态等对参考咨询业务问题单进行统计，导出各种统计报表，方便图书馆管理人员掌握参考咨询业务开展状况、各类馆藏资源的使用状况、各类文献资源的需求状况等，进而方便服务提升、图书馆馆藏资源采购和建设、业务人员工作绩效评价等方面工作。

3系统其他需求

系统应能支持多种主流的个人电脑浏览器和主流移动终端浏览器，以保障各类用户可从各类安装了不同浏览器的电脑和移动终端正常访问系统。系统还应提供应用信息系统标配的用户和角色权限管理功能、访问控制功能、系统日志功能，提供系统接口用于和其他系统集成等。

4结束语

本文初步探讨了高职院校参考咨询辅助信息系统/子系统建设时需要考虑的用户群体、业务功能和业务流程、其他系统需求，对高职院校图书馆效益提升工作和相关信息系统建设工作具备一定的参考意义。

参考文献

[1] 周雅琳，谢勤.浅谈如何提高高职院校图书馆参考咨询服务[J].卷宗，2016，6（2）：38.

[2] 邱淳.我国高职院校图书馆参考咨询服务探究[J].图书馆建设，2009，

（3）：76-78.

[3] 何雪丽.高职院校图书馆参考咨询服务对策研究[J].图书馆论坛，

2006，（8）：195-197.

[4] 佚名.西南医科大学图书馆文件[EB/OL].http：//lib.swmu.edu.cn/？p=58，2017-10-01.