试谈事业单位档案管理中现代化方式的利用

牛丽明

摘 要：本文结合内蒙古自治区兴安盟扎赉特旗音德尔镇政府的工作实践，从档案检索与目录管理、辅助业务、档案库房管理、档案形式转换四方面入手，分析了现代化方式在事业单位档案管理中的主要利用场景。同时，提出了完善现代化档案管理制度、积极引入先进技术等一系列现代化方式的优化利用策略。

关键词：现代化方式;事业单位;档案管理

引 言

现阶段，我国事业单位提供的服务内容更加多样，所形成的档案资源数量增多，且内容范围也相对较广。相对应的，事业单位档案管理工作的难度与工作量也明显增长，为了在保证工作质量的基础上实现工作效率的提升，在档案管理工作中引入现代化方式受到了事业单位与相关人员的重点关注与应用，这也是当前事业单位档案管理工作发展的主流趋势。

一、现代化方式在事业单位档案管理中的主要利用场景分析

（一）在档案检索与目录管理场景中的利用

对档案资料进行建档是事业单位档案管理工作中的基础内容，同时，构建起全面、可靠的档案目录也十分重要，为后续档案资源的优化管理与利用提供了更多支持。现阶段，事业单位档案管理信息化建设深入推行，传统的人工管理模式已然逐步被计算机管理模式所替代。与此同时，大量的档案资料信息化管理软件迅速发展，实现了档案资源的合理分类，并自动形成档案目录。在大数据技术等先进技术的支持下，相关工作人员能够迅速在相应管理系统的检索界面中依托关键词等内容完成所需档案资料的调取与查阅，提升了档案资源统计效率、检索效率的进一步强化。

（二）在辅助业务场景中的利用

在档案收集、整理分析、审查、使用等辅助业务场景中，档案资料中包含的信息量明显增长。相对应的，事业单位中档案管理人员的工作量、工作强度迅速上涨。为了在保证档案管理工作质量的基础上实现工作效率的提升、相关工作量的减轻，在档案管理辅助业务场景中引入现代化方式是必然选择。与此同时，现代化技术的应用还能够促使档案资料的开发利用率提升，为档案资源的迅速调取、关联性分析、价值挖掘、内容利用等工作的展开提供更好支持。

（三）在档案库房管理场景中的利用

对于档案现代化、信息化管理来说，相比于传统的档案管理工作，最大的优势在于实现了无纸化办公。在档案库房管理环节中，依托计算机技术展开档案数据库的构建，不仅能够完成文字、图像信息的统一保存，还能够实现对音频、视频等多种形式档案资源的有效保存、整合[1]。从这一角度来说，现代化方式的利用实现了档案存储效果的强化，也促使档案管理结构、档案管控进一步优化。在现代化方式的支持下，档案管理人员能够利用档案管理系统与其他系统的接口完成事业单位内所有档案信息电子版的迅速、全面收集、整理与保存。同时，事业单位中所有职工可以在系统权限管理的基础上获取权限内档案信息，促使事业单位内的档案信息存储优化管理与信息共享成为现实。

（四）在档案形式转换场景中的利用

在当前的事业单位档案管理工作中，电子档案得到了普及性的应用，成为管理的主流模式。相比于传统的纸质档案而言，电子档案能够更加迅速的完成调取、开发利用。此时，需要在事业单位内积极推行无纸化办公，并将以往的纸质档案逐步转变为电子档案，并结合事业单位的现实情况构建起档案数据库，实现档案数据信息的合理规划，推动事业单位档案管理工作不断向着标准化、规范化的方向发展。

二、事业单位档案管理中现代化方式的优化利用策略探究

（一）完善现代化档案管理制度

为了保证档案管理现代化、信息化建设的质量，现代化档案管理制度的建设极为必要，其能够确保现代化方式在事业单位档案管理中利用的“有章可依”。基于此，在进行档案管理现代化建设的过程中，应当配套落實专利保护政策，实现对知识产权的有效保护。同时，相是事业单位还应当结合内部情况，展开现代档案管理制度的优化建设，结合考核评价与奖惩机制的构建与落实，促使相关工作人员转变档案管理工作思维，增强对档案管理现代化建设的重视程度。依托管理制度，事业单位档案管理的工作效率、质量迅速增高，内部分工也更加合理，实现了事业单位档案管理工作的升级。

（二）积极引入先进技术

在事业单位档案管理现代化建设的过程中，积极引多种先进技术极为必要，包括计算机技术、大数据分析技术、云计算等等，达到提升档案管理工作效率效果、增高档案资源开发利用率的效果。此时，需要结合事业单位的现实情况、档案管理工作要求与主要内容，完成档案信息化管理系统的构建，并将其应用于当那管理工作中。同时，还要组建起事业单位内部的档案管理网络，完成档案数据信息的准确分析、预估、评测，强化对档案资源的开发利用。同时，在内部局域网的支持下，所有的档案资料均可以在事业单位内部实现共享，促使档案信息化管理系统与单位中其他的管理系统无缝对接，更好推动事业单位管理工作的信息化发展。

（三）调整档案管理流程

在现代化方式的支持下，档案管理标准化迅速发挥。在此过程中，还需要落实对档案现代化管理流程与技术的分析，并在此基础上形成合理的档案管理要求与流程，约束事业单位中档案管理人员工作行为的展开[2]。同时，要强化对档案信息管理标准的强化，结合网络安全技术，实现档案信息安全化管理，避免出现档案资源丢失、泄露、遭受恶意篡改等问题的发生。

（四）强化工作环境的更好建设

工作环境的优劣程度直接影响着事业单位档案管理工作的质量，因此，在应用现代化方式进行当那管理优化的过程中，需要强化对工作环境的建设。在此过程中，应当调整事业单位中现行的档案管理流程体系，对档案资源管控、共享、开发利用进行完善，并优化档案资源的整理、分类、归档体系，实现事业单位档案管理工作的升级。

总 结

综上所述，现阶段，在档案管理工作中引入现代化方式受到了事业单位与相关人员的重点关注与应用。在目前的档案检索与目录管理场景、辅助业务场景、档案库房管理场景、档案形式转换场景中，现代化方式得到了重点利用。同时，依托完善现代化档案管理制度、积极引入先进技术、调整档案管理流程、强化工作环境，推动了事业单位档案管理工作不断向着现代化、信息化的方向发展。

参考文献

[1] 于春琳.事业单位档案管理中现代化方式与合理利用分析[J].才智，2018（19）：201.

[2] 吴淑娟.事业单位档案管理中现代化方式的利用探讨[J].办公室业务，2018（13）：86.