基于正方教务系统的高职等级考试管理探究

浦理娥 刘赛娥 魏翔

高职考务管理作为高职教学质量保障体系重要组成部分，它有着举足轻重的作用。随着高职学生对资格认证考试、水平测试等各类专业技能考证需求的增加，传统的人工考务管理方法工作效率低下，已经很难应对各类大规模的考试。高职学生的校内课程期末考试、计算机及英语的省级、全国性统考，是每学期都要组织的大型考试。等级考试管理成了高职院校考务管理的重任，每一次等级考试都包含：报名、考场编排、监考安排、准考证与监考通知、成绩管理等重要环节。综合研究各类等级考试管理系统，发现报名工作是等级考试管理工作中工作量巨大的首要工作。借助正方教务系统实现系统间数据的衔接，是实现考务信息化管理的关键。

1 正方教务系统

据正方软件官网介绍：正方公司在全国30个省、市、自治区设立了子公司、分公司、办事处与服务机构，在杭州总部设有研发中心。目前拥有1500多所高校用户，其中现代教学管理信息系统1300多所。可见，正方教务系统在全国高校教务管理中拥有着相当大的市场，经过各高校的实践检验和不断完善，系统具有了较高的安全性、稳定性及适用性。

正方教务系统是一个面向学院各部门以及各层次用户的多模块综合信息管理系，包括教务公共信息维护、学生管理、师资管理、教学计划管理、智能排课、考试管理、选课管理、成绩管理、教材管理、实践管理、收费管理、教学质量评价、毕业生管理、体育管理、实验室管理以及学生综合信息查询、教师网上成绩录入等模块，能够满足从学生入学到毕业全过程及教务管理各个环节的管理需要。系统采用了当前流行的C/S结构和Internet网络技术，使整个校园网甚至Internet上的用户都可访问该系统，最大程度地实现了数据共享。笔者本文中，主要运用了与高职学生校外等级考试有关的学生管理、智能排课、考试管理、选课管理、成绩管理等模块中的部分功能。

笔者所在高职院校，自2013年以来，一直使用正方现代教学管理系统进行教学信息管理 。笔者用此系统管理全校考务工作四年时间，期间多次与软件工司工作人員根据学校具体情况对管理系统功能进行过个性化调整，使考务管理工作中更加方便、快捷。

2 高职等级考试

近年来高校毕业生面临着巨大的就业压力，有调查显示：学历水平越低，就业压力越大。占据高等教育半壁江山的高职院校毕业生，不仅要面对毕业生人数增长带来的压力，同时还要受到本科、研究生等更高学历水平毕业生就业的冲击。加之企业对人才要求的不断提高，不可避免的加大了高职学生考证的需求量。证书是敲门砖，是能力的证明，高职学生为了增强竞争力、增加求职成功的筹码，都会很积极的参加各类型等级考试获取证书。

其中高职学生能力测试类的等级考试，如：大学英语A、B级、四级，大学计算机水平一、二级。不仅体现学生掌握知识的能力水平，还反映了基础教学水平和教学管理水平，所以学生与学校对此类考试都非常关心和重视。以至于将这类考试的成绩作为学科课程期末考核的一个标准，也是衡量学生能否顺利毕业的标准。据调查，学生永远将英语及计算机等级考试放在第一的位置上，高职学生参加英语等级考试和计算机等级考试的人数最多，几乎达到100%。

笔者所在高职院校也不例外，其中《高职英语》课程就以省级大学英语A、B级作为期末考试标准;《计算机应用技术》课程就以全国计算机等级考试一级MS Office作为期末考试的标准。等级考试成绩占期末考核成绩的40%-60%，这样即建立了明确统一的课程考试标准，在实现完全教考分离的同时，给学生提供一个更加标准、公平的考试，还有利于帮扶学生习得知识和能力，提高通过率、获得证书。这就意味着，一年级新生都会参与这几种等级考试。

3 正方教务系统在高职等级考试报名中的应用

3.1 全国性等级考试管理系统报名

全国计算机等级考试使用网上管理系统对考试进行管理。学生报考比例几乎为100%，甚至有部分学生，在一次未通过的情况下，选择多次报考一级或二级获取证书，且基本在进校后的第一或第二学期开设《计算机应用技术》课程后报考。因此，每年三月、九月的报考总人数相对上年所招新生人数稍多。报名前需考务管理人员导入报考学生的学籍信息。

鉴于此情况，考务人员可直接将每一届新生学籍数据从教务系统导出，对照全国计算机等级考试报名系统所需字段进行相应字段的删减、调整数据后导入网报系统。

大学英语四、六级考试自2016年12月份的考试，也采用了网上考务管理系统对考试进行管理。相对于全国计算机的考试，对高职学生来说，大学英语四级报考人数少了许多，大至就有上年新生数的1/4，由于受到只有考过四级的人才能报六级的条件限制，高职学生报考六级的人数就少之又少。报名前仍需考务管理人员导入报考学生的学籍信息。

3.2 省级等级考试管理系统报名

2013年初笔者接收所在学校考务工作， 在未使用正文方教务系统之前，2013年两学期组织的云南省高等学校外语应用能力考试报名中，采取了从省级系统中导出包含以下字段的报名样表。

将样表发送给二级学院，二级学院组织学生报名后统一提交报名表电子版及纸质报名表。教务处考务人员进行数据汇总，导入省级报名系统。在此过程中，大量数据需人工来处理，就简单几个字段，个人信息出错率还很高，有的“姓名”出错，有的“身份证号”出错，直接影响考生的考试。大学英语四级考试报名就更让人苦不堪言了，报名学生直接到教务处，现场采集个人信息及照片到大学英语四级的报名系统。当时每次考试报名有400人左右，大概要一周左右的时间才能报完，还经常让学生排队等候，工作效率极其低下。

3.3 基于正方教务系统的等级考试报名

2014年6月的云南省高等学校外语应用能力考试报名（笔者所在学校包含英语A、B级和泰语A、B级）、大学英语四级考试报名，正式采用在正方教务系统网上报名的方式。对系统内报名数据记录统计如下：

从以上数据不难看出，用正方教务系统进行报名处理的数据量随学校招生人数的增多而不断增多。而这些数据量用早期的人工进行处理，将会发耗费很多时间，且不能保证准确率。数据还明显展示出每学年的第一学期所处理的报名人数较多，这也说明：新生开学的第一学期，等级考试的报名积极性较高。

网上报名前，考务人员先在正方教务系统中进行报名设置：设置当前“报名学年”、“报名学期”，再按照“yyyy-mm-dd hh：mm：ss”的格式设置（限制）“报名开始时间”和“报名结束时间”。根据各学校具体情况利用“新增报名项”增设报名项，如“大学英语A级”、“大学英语B级”、“大学英语四级”、“全国计算机一级MS Office”、“云南省计算机一级B”……对“新增报名项”进行设置或对已有报名项进行“报名项修改”来完成“网上报名设置”，以对考试报名对象进行条件限制。

就如，有的学校受考场数量限制，只允许通过大学英语A级或B级的学生参加大学英语四级的考试。在“网上报名设置”界面的“报名时学生应达到的等级考试成绩要求“进行设置”，如：设置学年学期“<=”“2018-2019”、“1”;等级考试“大学英语A级”、“>=60”，则限定了在2018-2019-1学期前，通过了大学英语A级能同学才能报考。还可用“or”或“and”的关系增设条件，如：增设“or”，学年学期“>=”“2016-2017”、“1”;等级考试“大学英语B级” 、 “>=60”，则限定了在2016-2017-1学期后，通过了大学英语A级或B级能同学才能报考。加之教务系统本身具有只允许在校生能正常使用的功能，刚好满足了各类英语考试限定在校生才能报考的条件。这样即解决资源问题，又能降低缺考率，提高学校考试通过率，以提升学生学习报考的积极性，还提升了考试报名的工作效率。

学生在正方教务系统进行网上报名时，仅做等级考试类型的选择，不填写任何个人信息。报名完成后，考务人员从教务系统导出报名学生信息，省级外语及计算机考试按下列字段进行整理后，发送给二级学院以班级为单位让学生在回执单签字确认信息并交费，若有信息错误问题，直接在纸质版上写上更改正确信息。考务人员收回纸质签字表后更正信息，就可以放心的将报名信息导入相应考试管理系统进行上报和编排。

等级考试名称

学院/系代码

校区代码

姓名

性别

年级

班级

学制

学号

身份证号

照片

核对签字

经过教务系统限制报名筛选过的全国大学英语四六级的报名学生信息，直接导入全国报名系统，学生便可在国考报名网上报名、交费确认。

4 正方教务系统在高职等级考试排考中的应用

正方教务系统通过教学场地维护，对学校总体教学资源进行维护管理，系统中标明教室是否可用于考试、教室的考试座位数、教室是否是机房等，中途如有变化，教务人员只需及时进行维护更新。每次排考时，仅需从系统中导出教室信息和教师信息，再将其导入到相应的考试管理系统进行排考，确定考试地点及监考人员。将大大提高了工作效率及准确率。

5 正方教务系统在高职等级考试成绩管理中的应用

每次等级考试成绩出来后，学生都会迫不及待的查询成绩。但出成绩与考试相隔数月，很多学生已把标有成绩查询网址的准考证丢到了九霄云外。于是，学生扎堆到教务处查询等级考成绩。考务人员可在等级考试管理系统中将成绩导出后按以下字段进行编排：

之后，将文件转换为dbf格式，通过“成绩导入”功能导入到教务系统。学生可用自己的教务系统帐号登录查询。此成绩的导入将为后续报名条件的限制奠定基础。

6 正方教务系统在高职等级考试管理中的优化

6.1 引导学生正确使用教务系统是前提

可录制教务系统报名操作流程视频，通过二级学院QQ、微信、公众号等推送给学生，快速教会全校学生掌握报名要点，确保学生报名准确、快速、顺畅。

6.2 确保教务系统学生学籍信息的准确性是关键

从教务系统导出报名学生信息，除等级考试类型是学生选择外，其余信息来自教务系统的学籍信息，而学籍信息是学生的录取数据，加上选课后的任课老师信息，包含字段完整。可根据各种考试要求，选择所需字段导出报名学生信息。如：全国计算机等级考试一级MS Office、省级大学英语A、B级等在期末考核中有一定占比的，可保留任课老师信息，为后期成绩录入匹配做好準备。

新生入学报到时通过扫描身份证进行识别，又一次验证过学生姓名、身份证号等关键信息。开学后教务处学籍科会对学籍信息进行再一次签字确认、更新后才上报学信网，教务系统学生信息的准确性得以提高，这就确保了报名学生信息的准确性。加之，收回纸质报名表中若有学生更改的信息，教务人员可直接通过教务系统的“学生管理”及时更正学生信息，以后再报名，信息不会有误。

学校可统一采集学生照片，通过“学生管理”模块导入到教务系统，学生在教务系统进行报名时，可选择原有照片，也可按系统上弹出相应考试照片要求，重新上传近期照片。正方教务系统可限制大小、规格等严重不合规定的照片上传。减少出现大面积学生上传不合格的照片的情况。不同考试照片要求不同，考务人员可导出照片进行批量修改后下发学生报名核对表。既减少学生每次报名都要采集照片的麻烦，简化报名程序，又确保报名照片准确无误。

综上，等级考试考务管理系统均需考务人员导入学籍信息后学生网上报名，或直接导入报名信息，学籍管理人员及时更正教务系统学生基础信息就显得至关重要。

6.3 正方教务系统报名功能最大化利用

受场地限制，不能同时让所有在校生同时参加大学英语四级考试或是为了降低学生“缺考率”，使考试资源有效利用。我们采用先在教务系统进行预报名， 设置条件：1、只允许通过大学英语A级或B级学生参加四级考试。2、前次报名后缺考的学生不允许报名。

高职院校内每学期都要组织的几次大规模计算机及英语的省级、全国性统考外，还有分学院、专业的各类技能性的考试，需求人数相对较少的普通话考试等等。可充分利用正方教务系统的网上报名功能、成绩导入功能有效提升大、小规模考试管理效率。

6.4 整合系统提升效率是保障

考务管理人员需结合本校考试实际情况，及时与系统维护人员、系统开发人员共同切磋，提出个性化修改和升级方案，整改、增设系统功能，使得正方教务系统的考务管理功能更佳复合本校特点，更能与本校要进行的大规模等级考试的系统相对接，以提升工作效率。

课题：云南国土资源职业学院2017年学校教师科研基金项目《基于正方教务系统的高职院校考务管理研究》（项目编号：2017YJ02）研究成果。

（作者单位：云南国土资源职业学院）