医院文书档案整理与归档工作的探讨

徐艳琴 高毓谦

摘 要：在社会不断发展的背景下，人力资源也越来越受到重视。档案管理是人力资源管理的重要组成部分，也是做好人力资源的重要基础。只有科学合理的操作方法和技巧才能使档案管理归档发挥其在人力资源管理中的重要作用。这也就使得如何在档案管理归档整理过程中既能做到科学、合理，又能达到较高的工作效率成为相关工作者所面临的重大课题。

关键词：档案管理;归档整理;措施

引言

通常情况下，企事业单位档案包括文件、通告、请示、批复、公告、通知、会议记录、简报、计划、总结等等，种类繁杂，尤其是一些大型单位，有关方面档案数量巨大，且需要长期保存，为实际管理工作带来一定难度。但是，档案可以为后续工作开展提供服务，因此，解决档案管理工作中的问题势在必行。在这一过程中，必须遵循档案管理的相关规定，使用现代化手段，保证档案管理全面、真实、安全，还要注重档案管理的全过程化，有效落实管理工作，增强管理效果。

1 文书档案管理存在的问题

1.1医院整体档案管理意识淡薄

在医院各种类型的档案中，现阶段就整个卫生行业来说，医院更加重视病例档案的存档管理工作，同时随着互联网的发展，电子病历档案也得到了推广。但是，这就造成了对于医院文书档案的管理工作的重视程度不够，医院整体档案管理意识淡薄的情况。根据现阶段施行的《医疗事故处理条例》，当医院面对医疗事故案件处理时，能够起到举证作用的不仅仅包括病历档案，同时也包括了文书档案。当处理医院相关医疗事故时，往往还需要参考文书档案中有关医院红头文件的记载、规章制度的制定、各种下设委员会小组的职能、人事任免制度、财务审计档案以及物资设备采购等相关规章档案文件等。随着医院日常经营管理中的事务越来越繁杂，这就导致医院管理者档案意识淡薄与文书档案需求增长之间不平衡的矛盾。

1.2档案工作人员能力欠缺

文书档案管理是一项专业性非常强的工作，管理人员的素质决定了档案管理工作的成效。然而在实际工作中，不少企业没有配置专职的档案管理工作人员，很多从事档案管理的人员是兼职，没有进行过专业系统的培训，对文书档案管理工作认识不到位，只能对档案进行简单的收集和整理，使得档案管理工作质量难以提高。另外一些企业对文书档案不重视，从事档案管理的人员严重不足，且存在专职人员年龄偏大，文化程度不高等问题，甚至出现一旦档案管理人员退休，没有人员可以接替上岗的情况，这些问题的存在导致企业的档案管理工作水平无法适应新时期企业文书档案管理工作的需要，在很大程度上阻碍了档案管理工作的发展，长期来看对企业的发展也带来影响。

2 医院文书档案收集与归档工作策略

2.1转变观念，提高对文书档案的重视

1.各部门领导要重视文书档案管理工作。领导对文书档案管理工作的态度影响着文书档案管理工作的开展情况。所以，领导一定要把文书档案管理放在重要位置，了解文书档案管理工作的情况，定期听取档案管理员的汇报，帮助文书档案管理员解决突出问题，加大对文书档案管理工作的支持力度。同时，要对优秀的文书档案管理员进行表扬和奖励，激发他们的工作积极性。2.文书档案管理员要提高认识。档案管理员的态度直接关系着文书档案管理工作的好坏。所以，档案管理员一定要高度重视文书档案管理工作，认识到自身所肩负的责任，在工作中兢兢业业，不断创新，使文书档案管理工作不断向前推进。

2.2创新信息化工作方式

一是企业必须转变观念，创新工作方式，积极汲取先进的工作理念，迅速开展数字化档案建设工作，改变传统纸质档案管理模式，提高档案管理的效率。二是要加大信息化相关硬件设施的配套工作，搭建起符合企业需求的文书档案信息管理平台，实现文书档案的电子化流转、归档和查询管理，为文书档案的资源共享提供硬件支持，注重网络信息安全建设，做好信息传输、存储和利用节点的安全控制，保障文书档案数据安全。三是要提高档案管理人员的信息化管理水平，企业应为管理人员创造形式多样的学习培训机会，丰富管理人员知识体系，让档案管理人员对信息化工作有全面的认识，在工作中将档案管理工作和信息化建设有机结合起来。

2.3将档案管理工作纳入绩效考核体系中

文书档案管理工作的有序开展离不开绩效考核制度的激励。对于档案管理意识较强、业务素质较高的档案管理人员要进行绩效奖励。同时，对于有关档案管理人员随意丢弃或者违反档案管理制度操作方法的现象进行惩罚，真正做到奖惩分明，以此来提高大家档案管理的积极性和重视程度，做到职责分明，岗位负责。

2.4健全文书档案收集与归档工作制度

第一，检查制度建立。企事业单位需要定期对文书档案收集与归档工作进行检查，包括现存的档案数量、状态等等，对一些未及时归还、遗漏、丢失等情况进行分析和处理，查明原因，追求责任，并采取补救措施。第二，监督制度建立。鼓励全员参与，全员监督，对于员工反映的一些档案管理方面的漏洞、问题、违规行为等及时处理，并给予相应的反馈人员奖励，作为参与档案管理的激励手段。第三，奖惩制度建立。文书档案收集与归档管理工作可以依据国家相应的法律法规具体实施，但是，规定中的内容多数为专业性操作方面的内容，对于一些人员违法违规操作带来的损失、影响等缺少行政处罚方面的规定，因此，需要在有关方面完善法律体系。除此以外，企事业单位也可以根据实际情况，将这一工作与绩效考核结合在一起，进行奖惩，提高管理意识，规范管理行为。

结语

文书档案管理工作对企业而言是一项长期且重要的工作，其工作成效对企业的健康发展有着持续深远的影响，虽然目前医院文书档案管理中存在的管理问题，但采用创新企业档案管理模式、创新思想观念、创新人才培养手段和创新信息化工作方式，对充分发挥文书档案的价值，提高企业文书档案管理水平有重要意义。

参考文献

[1]杨涛.文书档案管理的特点与创新策略探讨[J].办公室业务，2017（09）：122.

[2]段锡林.浅谈医院医疗设备的档案管理[J].医疗装备，2018，26（2）：44-46.

[3]殷海英.浅谈现阶段文书档案管理中的缺失与对策[J].卷宗，2018（1）：124.

[4]秦凤萍.信息化时代文书档案管理创新策略研究[J].城建档案，2018（1）：81- 82.

（作者單位：榆林市第一医院）