财务档案管理的问题及完善对策

解添

摘要：在信息技术与人们的生活和工作结合得更为紧密、人们的工作效率变得更为高效的背景下，公司财务档案管理信息化已经成为必然趋势。公司应看到财务档案管理信息化的价值和作用，重视公司财务档案管理信息化工作，给予更大的政策和资金支持，更好地满足财务档案管理信息化的发展要求。

关键词：信息化;财务档案管理;公司

引言

随着信息化水平的提高，公司财务档案管理机制也愈加被人们所重视。从确立信息化财务档案管理理念、完善信息化财务档案管理制度、提升财务档案管理人员的素质和健全财务档案管理信息系统四方面，对财务档案管理的思路进行简要的说明，以期能够给有关单位带来启发。

1公司财务档案管理信息化建设的重要性

通过公司财务档案管理信息化建设，有利于公司财务档案管理转型升级，有利于提升公司的财务管理水平，有利于推动公司信息化进程，是公司改革的重要方面，也是当前公司财务档案管理的必然要求。财务管理是公司的重要工作内容，对于公司发展起着重要影响作用。通过财务档案管理信息化能够以信息技术对公司形成的各项财务档案进行系统管理，进一步减轻公司财务档案管理工作人员压力，能够为公司具体工作开展，提供财务档案信息支撑，使公司战略决策更加高效，实现公司资源配置的合理利用。

2公司财务档案管理信息化存在的主要问题

公司财务档案管理信息化建设是公司信息化建设的重要组成部分，对于公司发展起着重要的保障作用。但从当前看公司财务档案管理信息化建设还存在财务档案管理信息化意识薄弱，财务档案管理信息化建设相关制度不完善，财务档案管理信息化专业人才缺乏等现实困境。

2.1公司财务档案管理信息化意识薄弱

一方面，当前公司主要领导对于财务档案管理信息化建设重视程度不足，简单地认为公司财务档案管理信息化建设就是为财务档案管理部门购买一些电脑设备和复印设备，提升财务档案管理部门的办公效率，没有看到公司财务档案管理通过数据化建设之后所蕴含的巨大价值。因此对于财务档案管理信息化支持力度不足，影响了公司财务档案管理信息化建设进程。另一方面，当前公司财务档案管理人员对于信息化建设也重视程度不足，没有看到财务档案管理信息化建设对于公司财务档案管理的巨大促进作用，特别是一些年纪较大的财务档案管理人员对于信息化建设本身就比较排斥，依然沿用老办法、老思路来开展工作，也不愿意接受公司为其安排的信息化培训，对于财务档案管理信息化具体工作流程步骤了解不多，无法胜任财务管理信息化岗位要求。

2.2公司财务档案管理信息化制度不完善

财务档案管理信息化需要完善的制度作为保障，当前很多公司在推进财务档案管理信息化进程中只注重了硬件设施改善，并没有跟进财务档案管理信息化制度进程。虽然公司针对财务档案管理形成了一系列的制度体系，但这些制度体系更适用于传统财务档案管理，对于信息时代财务档案管理出现的新问题、新情况难以发挥作用。还有些公司在财务档案管理信息化制度体系完善上，更多是照搬照抄上级部门出台的指导意见，并没有结合公司财务档案管理信息化的具体情况进行制度完善和优化，导致很多财务档案管理信息化制度与实际工作开展明显不符，也在一定程度上阻碍了公司财务档案管理信息化进程。

3公司财务档案管理信息化建设的具体策略

3.1完善信息化财务档案管理制度

制度是开展一切管理行为的前提，公司财务档案管理是一项严肃的工作，关系着单位的未来发展。近年来，公司的规模在日益扩大，相关的财务档案也在不断增加，因此，必须要健全电子化财务档案管理机制，从而提升公司的管理水平。为了完善信息化财务档案管理制度，保证各项工作的顺利展开，从业人员需要将信息化与档案管理结合起来，对原有的制度进行必要的优化和改善，从而促进单位档案管理水平的提升。首先，公司必须明确电子化财务档案管理的流程，推动档案管理的标准化、统一化与专业化，明确档案的利用、查阅、移交、归档、整理等内容标准，优化资源配置，减少管理成本。其次，单位要对档案存储进行规定，确保档案可以统一管理、录入和处理，将档案以永久期限、30年期限、10年期限分隔清楚，确定不同年限的档案中包含的财务决策、财务账簿、财务凭证等信息，对文字档案可以采用DOCX格式，图片档案采用PDF格式，表格档案采用XLSX格式等。再次，单位需要明确规定电子档案的各项规章制度，我国出台的《中华人民共和国档案法》主要是针对纸质档案，公司应当按照自身的需求，针对电子档案制定如《电子财务档案的移交与接收管理办法》《电子财务档案工作考评办法》等档案管理制度，确保各项工作有章可依，有据可循，指导并规范日常档案管理行为方式。最后，公司需要制定岗位管理制度，明确档案管理责任考核及奖惩机制，通过规范管理工作人员的行为态度，形成自上而下的管理体系，确保档案的管理科学有效、安全合理。

3.2提升财务档案管理人员的素质

财务档案与公司健康稳定发展有着密切的关系，财务档案管理涉及的数据比较多，范围也比较广，管理人员的工作水平、业务能力等综合素质对管理有着巨大的影响。现阶段部分公司财务档案管理人员信息操作水平低，导致单位启用信息化管理后，工作效率不升反降，不能将电子财务档案的优势体现出来。要想切实保证各项管理工作的有序开展，公司要注意提升管理人员的素质水平，公司领导要高度重视人才的培养，构建一支能力强、水平高、素质好的现代化管理队伍。要迎合信息化时代的发展，需要管理人员具备较强的综合业务水平，明确档案管理的内容和相关流程，掌握设备的使用方法。积极从社会吸纳素质高、专业性强的财务管理人才，依照档案管理的需要，学习先进的管理培训技术，分层次分阶段的培训档案管理人员，组织现有人员进行专业培训。比如，单位可以订阅《中国档案报》要求员工按时阅借鉴上面的管理经验，聘请专家为员工介绍其工作经验，加强员工道德素质、档案管理、信息技术、业务技能等能力，将培训结果与员工绩效挂钩，调动员工培训的积极性。

3.3健全财务档案管理信息系统

基于信息化的背景，财务档案管理在向数字化网络化方向发展，公司需要认识到应用现代化信息设备开展财务档案管理的好处，鼓励管理人员应用设备提升工作效率。公司领导要认识到财务档案管理信息化的重要性，加大资金资源的投入，购入先进的信息设备，对管理设备进行更新换代，为财务管理工作提供硬件支持。在采购过程中，采购人员需加强与管理人员之间的联系，确保采购的设备满足管理工作的实际需要。

结语

传统的档案管理工作简单，但操作烦琐，信息量大，出错率高，消耗的时间长。而电子档案可以利用设备处理简单重复的工作，提高了效率，减少了出错率，降低了人工成本，因此受到了广泛的欢迎。

参考文献：

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[2] 陳鹤.信息化背景下加强公司财务档案管理构想[J].黑龙江科学，2019，（17）：114-115.

[3] 赵岩.数字信息化背景下公司档案管理模式的创新[J].信息记录材料，2019，（9）：72-73.

（作者单位：北京博望华科科技有限公司工程咨询分公司）