浅析新时期下如何做好企业档案管理工作

朱昶敏

[摘 要]企业是国家经济的发动机，给经济发展提供源源不断的动力和活力，而企业档案是企业生产经营和发展扩张的重要资料和资源。各行业骨干企业的档案积累起来，构成了当前国家经济发展、社会历史演变的史料，具有重要的信息价值。尤其在信息爆炸时代，企业档案管理也成为信息的一个基础来源渠道。本文主要论述了企业档案管理的意义、目前存在的问题、档案管理理论和方法指导，旨在为现代企业档案管理提供借鉴。

[关键词]经营;规范;管理意识;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.089

[中图分类号]G271;F272[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）18-0-02

1     档案管理的意义

在企业生产经营工作中，档案管理工作虽然不产生直接的效益，但对提高企业工作质量和工作效率大有裨益，是梳理企业历程、反映发展规划的一项基础性、必要性工作。从企业档案管理可以大致看出一个企业的业绩与管理水平。档案记载了企业发展走过的每一步，从企业经营的重大转折，到产品的改进创新，是研究企业经营和发展轨迹的第一手资料，是企业认清自我、科学分析、扬长避短、未来规划的参照。档案管理工作是一项平凡重要、琐碎且高度信息化的工作。近年来，OA系统、合同系统、财务系统、ERP、PDM、HEC等信息网络体系已经成为人们工作中必不可少的工具。在爆炸性的信息化时代，涌现出许多新系统、新观念、新方式，给档案管理工作者带来了很多挑战。

目前，在信息化、互联网的浪潮带动下，企业已进入快速扩张发展时期，不仅产生了爆炸性的数据，给档案管理工作带来了难题，还有移动互联网给企业内部业务单元带来了变化，也对传统档案分类造成了困难。档案管理工作是现代企业发展中不可忽视的一环，是企业工作的重要组成部分，对提高企业工作质量、效率有着积极的促进作用。科学规范的档案管理工作，是企业高层管理人员了解企业状况，制定和调整经营策略的重要依据;同时也有利于向社会各方进行推介，为企业争取更多的有益资源。现代企业大多实现了信息化，打造了自动化、智能化的办公系统。相对于目前日益电子化、数字化、服务网络化的办公环境，档案管理较为落后，不能同步跟上信息化的发展，不能适应现代企业的发展需要，需要与时俱进地升级调整，可以参考制造业的质量品控流程，对档案工作进行创新发展。

2     企业档案管理存在的主要问题

2.1   企业管理者对档案管理工作不够重视

一些企业的管理者常常会忽视档案管理工作的重要性，对档案管理工作没有给予高度重视。而部分从事档案管理的岗位人员，对自身工作的认识不够深入，缺乏工作应有的责任感和敬业精神，认为这是所谓的“边缘岗位”“养老岗位”，态度不够端正，办事较为粗心大意，态度不端正。在这种情况下，档案管理在社会发展和企业经营中的作用难以真正发挥出来，然而档案管理对于员工、企业甚至是国家的意义重大，因此，企业档案意识亟待提升和强化。

2.2   企业档案管理手段和方式相对落后

除了对档案管理工作不够重视外，企业的档案管理手段也比较传统和老旧。档案管理一般采用一台陈旧的机器设备、一套软件，档案资料的录入和管理手段落后，无法跟上日益增长的档案分析和利用需要。笔者通过调研观察指出目前档案管理技术和工作方法落后的3点原因。第一，部分企业的高层管理人员对档案管理工作不够重视，没有投入足够的人力、物力。第二，部分从事档案信息管理的工作人员，通过前期对其业务素质以及工作能力进行考核，发现其专业水平、综合素质并不能完全胜任档案管理员这个工作岗位，同时也缺乏档案管理整理资料和信息所必备的认真负责以及一丝不苟的办事能力。第三，缺乏完善和统一的档案信息管理体系和制度、运营机制，造成当今很多企业档案难以建立或者只是在初期阶段，进而使企业以及职能部门想要参考资料时，无依无据，给员工工作造成困难，这也是企业档案管理发展过程中的难点和痛点。

2.3   企业对档案管理的前端控制认知不足

大部分企业对档案管理的认知还比较浅，认为只要形成档案文件，有专人管理、有专门的地方和设备进行储存，需要时能按相应类别寻找到即可;企业的档案管理仍采用较为传统的管理方式，无法发挥出先进的数字化信息管理优势，加大了企业档案管理者的工作量和繁复度;档案信息和资料利用率比较低，导致企业档案管理与企业现代化发展存在较大冲突，不利于企业进一步朝着信息化和数字化方向发展。大多数企业的档案管理工作，只是简单收集、归纳整理、借阅等，很少有企业设立专门的档案管理部门，同时，受传统分工方式的影响，比如证书、专利文件、奖章、财务以及人事以及公司一些重大事件等档案信息分别由不同的职能部门各自进行收集管理，信息较为闭塞，对档案管理的心得交流较少，不了解不同职能部门的需求，制约了档案管理工作顺利开展。

2.4   企業全员档案管理意识不强

企业全员，无论是高层管理人员、中层管理干部，还是基层员工、档案管理岗位人员，对文件、档案管理意识的强弱，决定了一个企业档案管理工作的质量。企业的部分员工通常认为，档案管理工作是一项简单的工作，自己只需要提交文件，其余与己无关。如果不从企业层面改变这样的观念，档案管理工作将举步维艰。

2.5   文件、档案管理队伍素质不高

第一，角色定位不高。档案部门、工作人员的定位、人员级别处在企业中较低位置，综合能力较低;第二，档案管理岗位人员专业知识和业务能力不足，知识更新慢，信息技术能力弱;第三，档案管理岗位人员无法认识到自身工作的重要性。

3     做好企业档案管理的措施

3.1   提高企业全员的档案管理意识

企业对全体员工档案意识的培育，是一个长期的过程，依赖于企业高层管理人员持续的强调和落实，与企业发展阶段有很大关系。因此，企业要加强宣传教育工作，多开展一些讲座、学习分享会以及参观其他企业做得比较好的档案室，通过考察和学习，使企业员工都能认识到档案管理的重要性、认识到每个职能模块的档案管理工作都会影响企业的发展，因此，公司各个职能部门都需要严格遵守档案管理制度。

3.2   优化企业档案管理流程

首先，细化归档规则。对企业各个部门可能产生的文件进行调研，制定相应的归档方法。其次，尽量通过信息化加强电子档案的自动归档功能，将档案的归档要求归到电子办公系统中，实现自动化操作，减少人工参与。最后，提高责任意识。以服务的意识去开展工作，对存在的问题及时协助有关部门落实解决，落实前端控制。图1是企业档案管理流程图。

3.3   提升档案管理队伍的综合素质

第一，加强对档案管理人员进行技术和相关知识培训和学习交流，提高理论知识修养、声像拍摄技巧、公文写作技巧及管理理念知识等技能。第二，引入专业人才及掌握一定电子化的信息技术、网络化知识的复合型人才。第三，提升文件管理方法。将文件档案数据化，将管理流程信息化，归档流程清晰简洁，管理责任环节明确。

3.4   建立档案管理的评价标准

档案信息对企业发展有重要的作用，且随着信息化程度不断攀升，其重要性愈发凸显。对企业来说，要建立适合的评价标准，考核员工的工作业绩和能力，考量档案部门和岗位人员的贡献，增强档案管理队伍的责任意识、提高工作积极性，使档案管理工作真正为企业经济利益最大化发挥出作用。档案管理模式创新是档案工作进一步科学规范化的发展之路。新时期，档案管理工作创新显得日益重要，加快信息化、自动化、电子化的发展是当前档案管理首要解决的关键问题。档案管理创新，有利于打造企业各个职能内部全面创新的环境。图2是企业文档管理体系内容图。

4     结 语

面临互联网和与大数据信息的发展，传统档案管理模式需要跟着时代发展，跟上新时代信息化的步伐。企业档案管理工作在企业管理中是不容忽视的一环，但也是最容易被忽视的薄弱环节。众多企业的档案管理工作不规范、不受公司重视，难以满足企业各个细分部门的客观需要和实际文化宣传，而且越来越影响企业管理工作质量和效率。档案事业之路漫漫其修远兮，因此，企业档案管理工作需要首先从体系制度着手，在人员、素质、信息以及体系等方面全方位展开创新和突破。这样才更有利于实现企业档案管理信息价值的再次创造，而且有利于助力于企业发展和管理运营工作。

主要参考文献

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