大数据背景下高校图书馆档案管理与改革途径研究

周晚琴

[摘 要]在信息化时代，大数据技术开始应用到社会中的各个领域，取得了非常良好的效果。高校图书馆承担着档案管理、提供信息等职责，应用大数据技术，给传统高校图书馆档案管理带来了一定挑戰，相关人员应该提出一些有效的优化策略，确保图书馆能够适应时代发展需求。本文首先简单介绍了高校图书馆档案管理中引入大数据的作用，接着分析了图书馆档案管理中存在的问题，最后提出了一些改革途径，以期为相关人员提供一定参考。

[关键词]大数据;高校图书馆;档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.088

[中图分类号]G258.6;G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）18-0-02

0     引 言

在信息化背景下，大数据技术在各个领域中都发挥着重要作用。在大数据时代，高校图书馆档案管理工作开始从纸质化转向网络化，如何完善和管理这个转变过程，是馆员应该思考的主要问题。为了跟上时代发展，高校图书馆的相关负责人应该做好档案信息的安全防范措施，构建档案管理的网络化保障体系，完善馆员培训工作，推进档案信息化建设，让图书馆真正发挥出自身的应用价值。

1     高校图书馆档案管理中引入大数据的作用

1.1   满足档案管理的基本需求

现阶段，国家对于档案管理提出了不同要求，尽量减少能源使用量，提高信息使用量。对于高校图书馆档案管理工作而言，最主要的任务是保存一些重要资料，及时为师生提供信息，具备一定的服务性质。将大数据引入其中，完善高校图书馆档案管理工作，为师生提供个性化与有序化服务，满足现阶段档案管理的基本需求，真正体现出高校图书馆的价值。

1.2   提高工作效率和质量

随着社会发展水平的提升，图书开始以各种不同的方式存在于师生生活中，可是由于纸质类的图书不方便寻找，给管理带来了一定难度，且档案非常容易丢失。在信息化背景下，馆员可以充分利用计算机技术，提高档案归类速度，确保内容的精准度。工作人员可以选择利用网络技术对这些新增图书进行编号，让师生可以在最短的时间内找到自己所需要的文件内容，极大提高了管理效率。

2     大数据背景下高校图书馆档案管理中存在的缺陷

2.1   具备一定的风险性，安全系数较低

大数据技术虽然具备一定的优势，但也存在相应缺陷，如档案信息化管理的风险性高。主要体现在计算机病毒入侵、不法分子和黑客攻击等，都会增强图书馆档案管理的风险性。在传统化的管理中，档案保护一般体现在人和物方面，做好了这两个方面的保护工作，就能确保档案的安全性。但是在大数据背景下，档案数据的安全性面临一些挑战，由于图书档案储存一般以电子化的形式存在，但是设备自身使用时间有限，容易导致储存数据丢失。

2.2   馆员专业素养不高，缺乏相应的管理意识

部分高校在应聘图书管理人员时，没有考虑到他们的个人能力，虽然这些人具备一些基础性的档案管理知识，但是计算机应用能力普遍较低，缺乏一些专业性的数据处理人才。就目前发展现状而言，部分高校图书馆对于馆员的综合素养要求都比较低，没有相应的大数据知识培训活动，致使馆员专业素养不高，缺乏相应的管理意识。基于此，高校应采取一些有效管理措施，培养一些集知识、意识和能力为一体的复合型人才，确保高校图书馆在数据背景下能够得到长远发展。

2.3   缺乏完善的管理机制，图书档案载体不稳定

目前，高校图书馆中都存在一个比较普遍性的问题，即过分重视一些硬件设备，忽视了软件作用，主要是在自主定位时出现了问题。在数据化时代，档案信息一般都是通过电子的形式储存在硬盘中，以这些介质为载体来传递相关信息。但是若这些系统出现了问题，修复不及时，就会导致许多重要档案信息丢失，不利于图书馆顺利运行。因此，图书馆应该构建档案分级管理制度，在档案共享机制上达成一致，对一些电子类档案进行分级别管理。但是在具体实践时，缺乏相应的共享机制，致使一些具备社会价值的档案无法被有效推广和应用。

3     大数据背景下高校图书馆档案管理的改革途径

3.1   做好档案信息的安全防范措施，加强档案管理的网络化保障体系

在大数据时代，档案安全规范主要体现在4个方面，只有做好这4个方面的防范工作，才能确保档案数据化的安全性，确保整个服务器的安全性和真实性。第一，对于回溯档案，可以选择采用缩影技术对其进行翻修处理，这样既可以保留传统档案相关使用记录，还可以记录操作人员的时间和内容。第二，在档案管理平台中，可以采用云计算将一些机密性的文件采用一个单独服务器储存起来，利用分级管理技术做好数据交换和查询工作。第三，对于一些具备时效性的日志进行归档处理，减少一些功能和人工干预。第四，当基础数据和档案评价工作相互分离时，应对原始数据的归档储存过程进行保密，限制其他人对档案进行修改。

在高校图书馆档案管理中引入数字化技术后，系统日志不再是一些安全性的防范记录，应将其作为档案查询中非常重要的一部分，在整个数字化建设过程中，图书馆员应该做到不修改、不泄露。例如，某高校图书馆为了做好档案信息的安全防范工作，相关技术人员应及时完善系统补丁，关闭不需要的服务器和端口。对于网络服务器还应进行相应安全控制，定期检查系统日志文件，定期修改管理员的口令，不同主机使用不同的用户名。同时，加强档案管理的网络化保障体系，在数字服务器中安装服务版的网络杀毒软件，从而提高病毒检测、免疫和对抗能力，由专业人员负责检查，随时更新杀毒软件，并使用各种方式定期检测病毒。采用防火墙技术，尽可能地屏蔽外部危险信息，以此来实现网络安全保护，确保内部网络的安全性。

3.2   加强馆员培训工作，建立现代化的档案管理体系

可视化、人机相互结合，这是大數据背景下提高高校图书馆档案管理人员素质的主要目标。在大数据技术的广泛应用下，馆员应该注重提高自身专业能力，从多个视觉方向去认识和感知大数据。充分利用文献检索技术和影像媒体技术等，对大数据信息进行可视化分析与研究，从而将真正的信息价值呈现给师生。同时，高校要做好相应培训工作，处理好资源建设和人才队伍建设之间的关系，一方面，培养出一群懂得计算机技术和档案管理的复合型人才，另一方面，在图书馆中开展技术人才协调合作。让他们可以抓住大数据的特征，对数据进行分类和筛选，构建常规性的读者数据需求档案，真正去做好高校图书馆的服务工作。

此外，在原有的档案制度中，还应该按照大数据的基本要求，构建一套科学化、规范化的数字化档案制度，确保数字档案业务顺利实施。采用大数据技术，可以重新归纳原本漏缺的资源，然后通过规范化的格式，将视频、图片等数据进行综合性整合，更好地完成相应加工、分析与处理工作。因此，在具体实践的过程中，首先，加强部门和部门之间的合作，在归档范围内做好相应整理与移交工作。其次，图书馆自身应该加强相应建设工作，在大数据技术的基础上，依靠网络提高整体工作效率。最后，图书馆要积极引进一些先进的档案管理软件，确保管理工作的科学性，真正实现图书档案管理的数字化进程。

3.3   构建大数据档案战略，推进档案信息化建设工作

图书馆管理人员应充分意识到档案工作的规范性和系统性对于高校发展的推动作用。在数字化管理和建设时，首先，构建一个开放性的档案用户数据库，局域网经过授权后便可以在互联网上提供一些随时都能查询到的知识。构建高效图书馆档案指南数据库，确保师生能够通过指南进行档案查询与检索，充分体现出档案自身的价值和意义。其次，构建原始的数据资源库，和档案用户目录相结合，更好地满足人们在授权网络上随意检索和查找文档，减少他们的阅读时间。最后，构建专题文库数据库，更加充分地体现档案的利用效益，缩短师生的查阅时间。

在信息化时代，实体模式的档案材料已经无法适应现阶段的发展需求，且实体档案对于储存空间也会有一个明确要求，导致整个管理工作存在漏存和不存的情况。因此，高校图书馆应构建大数据档案战略，推进档案信息化建设工作，完成传统纸质档案的数字转化工作，采用扫描、录像或者照片等方式适当性转化资源，构建一个数字化档案资源。同时，还要对数字化校园中的各个子系统进行统一化处理，通过开发中间件的方式，将数据接口连接在一起，然后整合各类数字化档案信息，对学校内各个部门的管理系统进行必要筹划。此外，还可以通过统一链接的方式，让管理人员将原本比较分散的邮件和文档收集在一起，形成一些专题档案资源。

4     结 语

高校图书馆在档案管理方面应该投入更多的精力，管理人员应该更新观念，跟随时代发展选择一些新型应用技术，充分意识到大数据所带来的转变。由于高校图书馆档案管理是一项比较复杂和系统化的任务，所以在推进数字化建设工作时，要加强各个部门之间的合作，采用共享机制提高档案管理水平，推动高校全面发展。

主要参考文献

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