高等教育迎接数字化转型挑战——EDUCAUSE2019年度十大议题（四）

文/Susan Grajek & the 2018-2019 EDUCAUSE IT Issues Panel

议题9 综合性的首席信息官

调整和加强IT领导的角色，在实现院校使命的努力中成为院校领导层的重要战略伙伴。

信息技术有真正推动创新和提高效能的潜力，入学管理、学生成就、学术研究、社会服务都是信息技术可以发挥正面作用的领域。这种对于信息技术的认识和以降低成本为首要目标的观念是不同的。两者之间的差别在于CIO是否有能力和信誉来保持领导力，可以作为学校高层领导成员参与学校的重要战略。

信息技术是昂贵的，无论是否得到了良好使用。离开了CIO的有效合作，业务部门也许就会选择那些无法和现有技术集成及互相操作的解决方案，或者存在安全隐患，或者缺乏必要功能，或者实施成本急剧上升。

IT部门之外最关心此事的应该是谁？

教学、行政领导和其他领域中有兴趣推动重大改革的领导。信息技术如今无处不在。

认识误区

学校各部门可以绕过IT部门，直接和厂商选择和实施解决方案。校内部门的领导经常渴望自主选择要用的方案，而且在方案实施和使用上自行做出关键决策。如果对CIO和项目管理办公室的作用缺乏认识，他们会认为IT部门在拖后腿，而且也许会相信某些厂商提出的无需IT部门和CIO就可以实施解决方案的说法。然而，CIO的缺席可能会带来很大麻烦，因为解决方案通常都需要和其他系统集成才能够良好运作，或者需要满足数据安全性、可用性和真实性方面的专门要求。

学校并没有真正受益于在数字技术上投入的经费。信息技术不再仅仅是战术性的，而是已经成为了一个基本战略，对学校未来圆满实现战略目标和战术目标有着持续影响。

常见的陷阱

学校的历史惯性是难以克服的。如果高层领导团队对于CIO过去的表现非常失望，那么除非领导团队或CIO进行调整，否则这种情况就难以改变。

关于IT部门的贡献和CIO的作用，人们容易陷入非黑即白的思考方式中。每个学校都需要有高效率和高效能的IT服务和运行。CIO们必须要清楚地将他们的角色确定为学校中有关键影响的人们的战略合作伙伴，并获得他们的支持。

蕴含的机遇

学校将CIO作为学校领导层必不可少的战略合作者的话，就会取得信息技术上的竞争优势，能够改进全校对学生和教职工的服务，并保障学校的信息技术投资高效和最优。IT部门可以帮助学校认识在各种计划和项目中集成信息技术的方式，从而提高成本效益，摆脱思维局限，实施新的招生和招聘战略，或者在获得研究资助上更有竞争力。

建议

起步

在教学、行政领导者和有影响力的学生、教职工个人之中建立关系网。他们可以帮助CIO了解如何进行更有战略意义的沟通，而且能够将CIO的角色重塑为学校领导层中不可或缺的成员。

考虑邀请同行或外部专家对IT部门的组织结构和高级管理人员的职位设置和期望进行评议。

进阶

确保CIO可以定期接触到校长和其他学校领导，或者定期向他们汇报。在理想情况下，CIO是最高管理层中的常设成员。

建立治理体系和流程，以协调和管理各个部门以及全校性的新增数字投资。CIO、教学事务、科研管理、采购和项目管理部门都应当参与其中。

持续地与同行合作，理解同行业的CIO们在哪些方面、以何种方式将信息技术资源用于突破性的应用，特别是在那些对高层领导至关重要的领域中。学校之间的共同点比不同点要多。

优化

确保IT领导者持续地为学校做出贡献，包括通过与校内部门以及厂商合作来满足他们的根本需求，以及提供项目管理、变革管理、沟通和培训计划等方面的协助。

通过战略和运行两个层次的贡献体现价值，从而在最高管理层中建立起IT部门的信用。职场中的成功完全取决于关系如何。

行业生态中的机会

EDUCAUSE社区和其他行业组织中的成员需要互相分享那些关于CIO们如何成为学校领导不可或缺的战略合作伙伴的故事，并解释情况发生的条件，而那些合作并不顺利的情况同样值得学习。我们因共同努力而更强大，行业组织可以合作塑造CIO角色的未来，并帮助更多的人成长为这样的角色。

议题10 高等教育的经济承受力

使IT工作重点和资源配置与院校的工作重点和资源配置保持一致，从而实现可持续的未来。

IT部门可以为应对高等教育的经济危机做出三个方面的贡献。首先，调整优化IT服务，确保在当前的投资基础上能够产生最好的价值和回报。其次，学校的其他职能部门也期望IT专业人员能帮助他们学会利用信息技术来降低成本，并最终降低整个教育成本。最后，许多学校正在寻求通过IT部门来获得收入，例如以与外部服务商合作或者自行提供的方式，发掘那些有潜力成为新的收入来源的服务。

IT领导者的任务是提出证据，证明自己能够深化对学校目标和业务条线的认识，同时还能控制住数字技术的成本。IT领导者如果缺乏财务管理和高等教育使命的双重基础，就难免会陷入困境中挣扎。

IT部门之外最关心此事的应该是谁？

校长、董事会和CFO。因为他们需要了解，如果将IT领导者纳入有关经济承受力的讨论中，可以期望和获得哪些成果，以及如何衡量这些成果。

认识误区

财务问题可以通过以集中关注谁应当受到指责的方式来解决。相关各方会花费大量的时间来试图确定财务问题中的“为什么”以及“成因”，并且发展成为互相指责。试图指出财务状况变化的根源是一项有趣和重要的行动，但是不能因此而导致领导层的分裂。如今正是教学系统和行政系统坐在一起共同努力解决经济承受力问题的时候。

经济承受力问题不仅仅是支出问题，支出的增长只是问题中的一部分。另一个问题是数十年来公立院校代表着在经济上可承受的获得大学学位的途径，而政府对公立院校财政拨款的稳定减少导致学生和家长承担费用的增加。

节省经费的最好方式是削减大型的行政成本中心，典型的就是IT部门。这项战略往往事与愿违，因为这样会降低学校运用信息技术提高效能的能力。

常见的陷阱

降低成本需要排定优先级，因为经费不足以支持所有事情。排定优先级就要关闭重复的和利用率低下的服务，而且要避免出现低价值的项目。关闭服务、推迟升级、放弃期望已久的项目都会和当前文化产生冲突，而且会受到IT员工、学校领导和成员的抵制。这个挑战不仅是成本上的挑战，也是变革管理中的一项挑战。

IT领导者需要为了展示信息技术对于学校的价值而收集数据和设计方法。IT领导者要避免过度设计解决方案的倾向，应当收集必需的最小范围的可用数据来启动价值估算和比较，而不是用全部可以获得的成本数据构建出大型的成本模型。这些估算和比较的经验有助于学校更好了解还有哪些有用的额外数据，以及如何使用它们。

蕴含的机遇

如果成功实现IT部门的重点工作和资源配置与全校的方向一致，那么学校事实上就可以实现未来可持续发展，使得教育在经济上可以承受。这可以让更大范围的人们获得高等教育机会，特别是对于那些机会不足的人群而言。

IT部门和员工也会从中受益。IT部门将会被视为是“卓越中心”（Center Of Excellence），并成为有助于保持教育在经济上可以承受的计量器。IT员工也将会更深入地理解他们对学校的贡献并因此而更加自豪，这对人员的招募和保留也是有利的。

建议

起步

形成认识。起码确保IT领导者认识到学校在经济承受力方面关心的议题，如果整个IT部门都能认识到就更加理想了。

将经济承受力作为IT部门的一项重点工作。邀请学校高层领导与IT领导讨论学校的经济承受力目标，甚至与IT部门全体成员讨论。这样会有助于IT部门把自身计划和服务纳入到更大的目标之中。

进阶

和校内的合作者一起改进优先级排序。引入或改进至少一项轻量级的项目投资管理功能，用于学校的重点工作。考虑在优先级排序中使用风险管理评估工具（如风险可能性和影响严重性工具）。并且要记住，如果每件事情都是重点，那么就没有重点。

寻找更好和更有说服力的方法来收集关于信息技术影响的数据。提出相当好的、经得起检验的投资回报率（ROI）数字的困难是超乎寻常的，不过可以以尝试收集数据来衡量和支持信息技术对全校的影响力作为一个良好的开始。

引入效能概念。研究IT服务的使用情况，从中寻找出合并、关闭和重构服务的机会。

优化

深入推进测量工作，建立起良好的指标来描述不同选择产生的价值，并快速衡量它们的影响，并以此向全校报告IT投资的影响。

聚焦于服务的整合。IT专业人员也许是最早发现重复项目的人，例如招生和募款分别有独立的客户关系管理（CRM）计划。这些IT人员也经常处于理解实质需求和潜在方案的最佳位置上，了解如何在不牺牲部门需求的情况下实现方案共享。从2～3个CRM变成一个，就可以实现合同、知识和支持的整合从而降低成本，并确定在用户的学习和使用上取得更高的效能。找出那些有这方面能力的雇员，他们会确定出那些最有效地削减成本的项目，而且从事于这样的项目。

沟通交流。在全校范围内沟通交流有关效能和节约的信息。

行业生态中的机会

有些高校正在试验在全国范围内共享服务，例如OmniSOC这样的共享安全运行中心。又如，高等教育云厂商评估工具（Higher Education Cloud Vendor Assessment Tool）也是以降低云产品的评估和获取成本为目标的。不过，经济承受力危机也许会扩大兴趣范围，并鼓励高校调整他们的需求和时间进度来参与到更广泛、更可承受的商品服务中。

州立大学系统和区域联盟也在帮助高校采取集团采购的方式来获得更好的报价和条款。EDUCAUSE和NACUBO（National Association of College and University Business Officers，全国学院和大学业务官员协会）可以开展研究合作，明确和经济承受力有关的高校和IT部门的特色因素，运用数据和案例研究来帮助了解信息技术如何能够成为节约成本的推动力，并就此与校长和董事会进行沟通。

思考和结论

去年以来的变化

与去年的年度十大IT议题相比，三个议题是相同或者类似的：以学生为中心的院校（第4位）、数字集成（第5位）和信息安全战略（第1位）。前两个是去年新入围名单的议题，用词和今年也是相同的。

还有3个议题描述了挑战的演变。学生成就（第2位）去年也位于第2位，不过今年从变革管理的视角关注学生成就计划（“作为其他校内单位的可靠伙伴共同推动和完成学生成就计划”），而不是像去年那样关注于技术任务（“通过对系统的实现和集成的管理来支持各种学生成就项目”）。数据赋能的院校（第6位）同样强调从变革的视角来看待数据分析（“采取基于服务的数据和分析方法，提供新的技能、工具并重塑文化，让院校擅长于进行数据赋能的决策”），而不是去年在第4位时的内容（“使用商业智能（BI）和分析技术来为广泛的话题交流提供信息，并对一些重大问题加以解答”）。这两个问题也是在去年首次进入了年度十大IT议题名单。议题委员会同样对数据管理和治理（近两年内都是第8位）进行了微小但意义重大的补充，在描述中追加了几个字：“为实现有效的院校数据治理而采取行动和建立组织结构。”对上述每个议题的重新遣词造句表明，高校在采纳这些议题方面取得了进展，关注焦点也更加清晰。

去年关于成本和经费的一个议题被今年的两个议题所取代。去年，高等教育的经济承受力（第6位）涵盖了优先事务和财务约束两个方面。“根据院校经费的现实情况，平衡和精简IT重点和预算，以IT支持院校的高效和创新。”今年，议题委员会拆分了两个方面以分别进行更深入的研究。值得注意的是，议题委员会谨慎地在第10位的议题中增加了对于IT部门的工作重点和资源与学校保持一致的强调。两个议题中都明确传递出了IT部门和学校之间的相互依赖和权衡折衷的需要。

隐私（第3位）和综合性的首席信息官（第9位）是2019年列表中新出现的议题。

七个议题发生了概念或排名上的变化，一个议题重现，两个议题是全新的，我们可以以此标记出高等教育的进步，至少是变化。

另外的现实

关于年度十大IT议题的调研向受访者提供了17个选项。其他的7个议题按照排名顺序如下所示：

11. 学术体验：了解和改进信息技术在优化教师（从事教学、研究、辅导等）体验中的作用。

12. IT人事和组织模式：面对人员退休、新兴外包模式、增长的外部竞争、薪资上涨、对技术项目的需求等形势，要对于IT和非IT员工的规模和保留率做出规划。

13. 变革领导力：帮助学校成员（包括IT员工在内）适应不断加快的信息技术变革步伐。

14. 院校创新：当今的高等教育正在重新想象未来，正是运用IT技术推动高等院校向前发展的时刻。

15. IT无障碍：采取政策、程序、补救和技术措施来确保每个人在当前和未来都能有效地使用IT技术，开展跨校合作对厂商群体施加影响，促使他们提供符合要求的解决方案。

16. 服务战略：提供服务和系统以满足多元化环境需求，同时整合和减少特定的服务和系统以提高成本效益，这两者之间要取得平衡。

17. 多元、公平和包容：将IT部门建设为拥有来自多元化背景的员工并让他们感到受欢迎和重视的组织，以此反映和支持学校在这方面的承诺。

当然，受访者对议题有不同的排序，也就意味着并非每个人的年度十大IT议题都是一样的。其中的差异有些是和院校的差别相关。按照院校类型划分的话，除了一个议题以外，其他的都出现在了某种类型院校的年度十大IT议题之中（见表1）。

学术体验在7个类型中都出现在了前十名，是未入选的议题中院校选择最多的。该议题认可了信息技术为教师带来的价值，无论对于哪个角色而言。高等教育的经济承受力是在各个类型的前十名名单中落选最多的，有8个类型的院校没有选择它。此议题落选的最清晰因素是院校规模：落选出现在规模最大的院校（学生数在8000以上）群体中。

表1 院校群体子集

只有最小规模（学生数在2000以下）和中等规模（学生数在4000～7999）院校的前十位议题包含了总体的十大议题。美国以外的院校和其他类型院校的差别最大，有三个议题落选和额外三个议题入选。

只有一个议题在每个院校群体中都没有进入前十位，那就是多元、公平和包容。在2019年EDUCAUSE战略技术和趋势研究中，半数的院校报告称多元、公平和包容的理念正在对它们的IT战略产生影响，或者已经体现在IT战略之中；还有三分之一的院校指出这个理念对它们正在形成的IT战略至少有少量影响。同样可以证明的是，2018年10月EDUCAUSE发起了“CIO对多元、公平和包容的承诺”倡议，在短短的一周内就获得了300位CIO的签名支持。

在影响力和伦理之间平衡

拥有和理解数据是一回事，而利用数据则是另外一回事。人类基金组计划是一个重要的成就，但是其意义主要还是作为新知识应用的垫脚石，为治疗和预防疾病紊乱并改善人们的健康奠定基础。同样，从知识到行动的转变也是“学生基因组计划”的一部分。在议题委员会审议和讨论中，领导者们着重强调了仅仅拥有和共享数据是不够的。他们及其领导的院校都在考虑如何更好地利用数据提供的洞察力，以及如何量化各种学生成就和数据分析项目的投资回报率。数据对实际进展的推动必须要予以专门关注才能实现，而且这本身就是一项改革。

当然，对于学生数据的应用并非都是有益和良性的。学校拥有的学生数据可能会在未来造成不良后果，而我们收集和应用数据的能力和意愿往往超出了我们对保护学生免受负面影响的认识。我们甚至尚未完全清楚拥有了多少数据，更不用说这些数据能用于做什么了。数据保留的概念正在让位于数据销毁的概念。高等教育致力于创造、传递和保存知识，因此也许是唯一因毁灭知识而感到痛苦的行业。当我们正在想“你永远不知道某天这些数据是否会有用”的时候，应当反过来想“你永远不知道某天这些数据是否会有害”。人们将个人数据留给我们保存，那么他们的隐私就必须受到保护。为了符合欧盟新的《通用数据保护条例》要求，高等教育界已经投入了大量的努力和经费进行准备。回顾这个过程，可以把这个条例看作一件礼物，正是它加快推进了我们最需要的隐私计划。

数字化转型

对于有变革意义的基因应用而言，描绘出人类基因组是一项困难但必要的先导工作；同样，高等教育要为自身的变革时刻做好准备，描绘现有数据和“学生基因”的艰苦和基础性工作也是如此，而且现在已经为时不早了。今年的十大IT议题反映出了财务压力和不断进化的学生期望，也反映出了一个新兴运动的驱动力。这个新兴运动从其他行业发起并扩展到了高等教育，这就是数字化转型（Digital Transformation，缩写为DT）。

高等教育需要有新的价值主张，不仅要应对可持续性方面的关切，也要应对终身学习需求的增长，还有提供可靠文凭的其他类型机构的扩张。新的价值提议都依赖于信息技术，包括在数据分析、人工智能、云技术、移动设备、消费化、社交网络和存储空间方面的进步。将这些技术纳入高等教育正是数字化转型的工作。这项工作显然正在推进，而且必须要持续推进。

不过，2019年的十大IT议题从另外一个角度指明了数字化转型的方式。信息技术总是会迫使工作文化和队伍发生变化，而数字化转型技术尤其会对这两者形成扰动。在十大IT议题的列表中，可以发现对文化和组织变革的集中关注。重视在院校的行动和战略中纳入信息技术，反映出高等教育界日益做好拥抱数字化未来的准备。

显而易见，我们正处于长达数十年的事业的早期阶段。由于许多事物都在迅速变化，我们还无法预测会有怎样的具体结果。未来是怎样的？没人能说得出来，不过创新院校早已开始进行试验。以信息技术为材料，以教学、研究和管理创新为路径，高等教育被重新注入了活力，通过开展学术研究和提供有意义、可负担的终身学习和文凭而继续引领世界发展。这都会是数字化转型事业的成果。